Transcripción
La aplicación de finanzas es para organizaciones que desean manejar las finanzas relacionadas con sus proyectos, tickets y tareas dentro de OneDesk. En combinación con otras herramientas de OneDesk, puede pronosticar fácilmente los costos y los montos de facturación en función de las tarifas que establezca y le permite realizar un seguimiento de los montos y costos de facturación planificados y reales en tiempo real.
Este video es una descripción general de lo que pueden hacer las finanzas y cómo funciona.
Acceso a la aplicación de finanzas
Se puede acceder a la aplicación de finanzas en el panel lateral izquierdo indicado por el símbolo del dólar. Como usuario con nivel de administrador, puede configurar quién tiene acceso a la aplicación de Finanzas a través del perfil de un usuario individual. Es posible que desee ocultar su información financiera a algunos usuarios. Para hacerlo, diríjase a la aplicación de usuarios, haga clic en el usuario para que aparezca su perfil. Luego puede elegir establecer que un usuario tenga acceso completo o limitado. Con acceso limitado, un usuario no puede ver la aplicación de Finanzas y, por lo tanto, no estará al tanto de las finanzas de la organización.
Descripción general de la interfaz
Ahora vayamos a la aplicación de finanzas.
En el lado derecho de la pantalla, verá las distintas columnas con las finanzas correspondientes a cada proyecto y los elementos que contiene. Estas columnas se pueden personalizar a tu gusto, haciendo clic en la rueda dentada y marcándolas o desactivándolas. Puede ver que hay varias columnas para trabajo, costo, facturables y pronóstico. Consulte nuestro blog o los artículos de la base de conocimientos para obtener descripciones detalladas de cada una de estas opciones de columna.
Para este video, me centraré principalmente en los costos y facturables planificados y reales.
Tenga en cuenta que aquí también puede determinar las columnas calculadas. Haciendo clic en la rueda dentada y en la opción Columna calculada. En el menú resultante, se le pedirá que seleccione las propiedades que desea restar. Dependiendo de su selección para la primera propiedad, la propiedad de resta cambiará. Por ejemplo, si seleccionamos Trabajo real como nuestra primera propiedad, podemos elegir entre Trabajo previsto y Trabajo facturable real para restar.
Puede ver aquí, la nueva columna aparece en nuestra vista titulada “AW – BW”. Puedo moverlo también. Al igual que otras columnas, ahora puede elegir mostrar esta columna o no desde el menú de rueda dentada. Tenga en cuenta que al eliminar esta columna de sustracción, se eliminará y deberá volver a agregarse manualmente si desea verla.
Establecer costos y tarifas de facturación
Ahora veamos cómo empezamos a presupuestar nuestro trabajo. Puede cambiar el costo y las tarifas de facturación por nivel. Estas tarifas se pueden cambiar para reflejar mejor el flujo de dinero que entra y sale de su negocio mientras trabaja en sus proyectos, tickets y tareas.
Para cambiar los cálculos de costos y los cálculos de facturación, seleccione el menú de acciones en el lado izquierdo de la aplicación Finanzas y la opción “editar costos/tasas de facturación”. Como puede ver, hay varias tarifas que puede establecer para su costo y facturación, como por equipo o por proyecto. Puedes establecer las tarifas por hora, con un mínimo mensual o una tarifa mixta. En el caso de una tarifa mixta, su tarifa por hora se aplicará después de alcanzar el mínimo.
Digamos que tengo una empresa con varios equipos. La empresa le paga a mi equipo de soporte $25 por hora. El equipo de desarrollo cuesta $50 por hora y mi equipo de diseño cuesta $30 por hora. Establezcamos y calculemos nuestros costos.
A continuación, establezcamos nuestras tarifas de facturación. En este caso, digamos que mi empresa factura a los clientes según el tipo de proyecto. Aquí puedes ver que tengo habilitados tres tipos de proyectos, diseño, desarrollo y soporte. Vamos a establecer algunas tarifas facturables. Digamos que para proyectos de tipo de soporte tenemos un mínimo mensual y luego cobramos por hora. Para proyectos de tipo diseño y desarrollo cobramos 100 por hora por hora. Establece y calcula tus cantidades.
Nuestra empresa ahora puede planificar tareas y proyectos con normalidad. Use las aplicaciones Tareas y Proyectos para mantenerse al día y cumplir con los objetivos y los plazos, priorizar tareas y asignar recursos. (Consulte nuestras publicaciones de blog o videos para obtener información detallada sobre la gestión de proyectos con OneDesk)
Para demostrarlo, acoplemos los detalles de nuestros artículos al costado aquí. En primer lugar, puede ver que el proyecto aquí es del tipo “diseño” para el que establecemos tarifas facturables. Veamos también nuestra tarea en ese proyecto aquí llamado wireframing. Puede ver aquí que esta tarea está asignada a uno de mis diseñadores. También puede ver que el trabajo planificado para nuestra tarea ‘Wireframing’ está configurado en 6 horas.
Al cerrar los detalles de la tarea, podemos ver a continuación que, en función de las horas planificadas de mis tareas y mi tasa de costo, se ha generado mi costo planificado. 6 horas multiplicadas por la tarifa de costo de mi equipo de diseño de $30. Además, mi monto facturable planificado se genera durante 6 horas en función de mis tarifas facturables por el tipo de proyecto del que forma parte esta tarea. El total de mi proyecto se calcula por la cantidad en todas las tareas en el proyecto de diseño.
Volviendo al panel de detalles de la tarea y desplazándonos a nuestras hojas de tiempo. Puede ver que uno de mis diseñadores ha enviado una hoja de horas de 2 horas de tiempo facturable en esta tarea. Aquí es donde se generan los costes reales y los importes facturables reales. Finalmente, el beneficio se calcula en función del importe facturable real menos los costes reales.
Ahora, como gerente de proyectos, podemos realizar un seguimiento dinámico de si nuestro presupuesto de costos planificado se ajusta a los costos reales. Con la aplicación de finanzas, es fácil estimar o reevaluar dinámicamente sus tarifas de facturación. No olvide consultar nuestros otros videos y artículos sobre el uso de OneDesk. Y si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse a través del chat en vivo o en support@onedesk.com.