Transcripción:
Las organizaciones sin fines de lucro funcionan como cualquier otro negocio, aunque las ganancias no son el objetivo principal. Con recursos y fondos limitados del gobierno, los miembros y los donantes, las organizaciones sin fines de lucro luchan por invertir en software y herramientas que podrían transformar su flujo de trabajo. Esto dificulta la elección del software adecuado que podría reducir su carga de trabajo. Estas organizaciones necesitan soluciones para la gestión de las partes interesadas, una base de conocimientos para responder preguntas y gestión de proyectos para planificar eventos de recaudación de fondos o programas de voluntariado. Es por eso que tiene sentido seleccionar software multifacético con características versátiles que podrían apuntar a una o más funciones.
OneDesk es una combinación de HelpDesk y Project Management en una sola aplicación. Con OneDesk, puede brindar soporte a sus clientes y administrar proyectos sin la necesidad de comprar, aprender, integrar y cambiar entre múltiples aplicaciones. OneDesk proporciona una solución llave en mano para que las organizaciones sin fines de lucro capturen automáticamente las solicitudes de las partes interesadas y las respondan a tiempo. Si estas solicitudes requieren trabajo adicional por su parte, las tareas pueden asignarse a sus equipos y completarse dentro de las horas del proyecto.
En este panel, puede crear proyectos y carteras. Estas carteras actúan como contenedores para sus proyectos. Las carteras se pueden titular de acuerdo con el nombre del cliente, la organización del cliente, el tipo de proyecto o los departamentos de su operación que gestionan los proyectos asignados.
Esto le permitirá organizar los proyectos relacionados con sus respectivos portafolios. A continuación, puede supervisar el progreso de los proyectos en esta cartera específica.
En cada uno de estos proyectos, podrá ver las consultas de las partes interesadas y las asignaciones planificadas mediante las aplicaciones Tickets y Tareas.
La aplicación de tickets le permite realizar un seguimiento y administrar los tickets de soporte que llegan como resultado de las solicitudes de las partes interesadas. Estas solicitudes se pueden enviar de varias formas.
La primera forma es mediante la recepción de la solicitud a través de la aplicación de chat en vivo en su sitio web. La aplicación de chat en vivo de OneDesk es una aplicación orientada al cliente orientada a promover la comunicación con las partes interesadas. Puede personalizar la aplicación agregando los colores y el logotipo de su empresa e incluyendo el avatar BOT. Una vez que el donante le envíe un mensaje a través del chat en vivo, los miembros de su equipo pueden ver esto en su aplicación Messenger, responder y crear el ticket a partir de la conversación. Al hacerlo, OneDesk vincula el ticket y la conversación, lo que permite a su equipo ver todos los datos necesarios desde una plataforma.
La segunda forma es reenviar automáticamente su correo electrónico de soporte a la dirección de correo electrónico que se encuentra aquí. Cuando una parte interesada envía un correo electrónico a su dirección de correo electrónico de soporte, OneDesk capturará ese correo electrónico y generará un ticket. Toda la información crítica en el correo electrónico se capturará en el ticket.
Cada vez que una parte interesada o un donante envía una solicitud por correo electrónico, OneDesk crea automáticamente un registro de cliente y clasifica al solicitante del ticket de acuerdo con su organización. Alternativamente, sus donantes, voluntarios o contribuyentes también pueden enviar tickets a través de la función del portal de clientes que ofrece OneDesk.
Este portal permite que sus partes interesadas le envíen tickets, se comuniquen con los miembros de su equipo y revisen sus tickets. Puede habilitar opciones de visualización para donantes potenciales y existentes u otros usuarios finales para filtrar tickets según el tipo de solicitud de ticket, el proyecto al que pertenece y más.
Puede configurar formularios web personalizables para que los completen las partes interesadas, lo que genera tickets en su panel de control. Estos formularios pueden requerir que las partes interesadas proporcionen la información que necesita para resolver el problema. También puede crear flujos de trabajo personalizados que comiencen con estos formularios.
El formulario web predeterminado tiene este aspecto. Para personalizar este formulario web, haga clic aquí. Podrá establecer ciertos campos según sea necesario, cambiar el nombre de los campos existentes y agregar campos adicionales, incluidos los campos personalizados.
Por ejemplo, puede crear un formulario web para posibles donantes que puedan tener preguntas sobre sus programas de donación. Pueden navegar a su portal de clientes y seleccionar el formulario web titulado “Programas de donación”. Luego, puede agregar los campos estándar o personalizados para capturar la información apropiada necesaria para resolver el ticket. También puede configurar estos campos para que sean obligatorios para garantizar que se capture toda la información necesaria.
Una vez que su donante complete el formulario web seleccionado, generará un ticket en su aplicación Ticket en OneDesk.
El ticket le permite ver los detalles que se completaron en el formulario web. Luego, puede asignar este ticket a una persona, equipo o departamento específico. OneDesk le permite asignar varios miembros del equipo y departamentos a un ticket. Sin embargo, puede eliminar la asignación manual de equipos mediante la automatización del proceso.
Muchas veces, las organizaciones sin fines de lucro realizan un seguimiento de las solicitudes de las partes interesadas formateando esos datos en hojas de Excel. Puede convertir su archivo de Excel en un archivo CSV e importarlo a su cuenta de OneDesk.
OneDesk puede automatizar su flujo de trabajo y eliminar cualquier intervención manual para enviar tickets al equipo apropiado. Con las automatizaciones del flujo de trabajo de OneDesk, puede enrutar elementos a equipos y proyectos, responder automáticamente a los usuarios finales, agregar notificaciones personalizadas y mucho más.
Muchas organizaciones sin fines de lucro utilizan las automatizaciones del flujo de trabajo de OneDesk para configurar asignaciones automáticas para maximizar la eficiencia. La forma de hacerlo es navegando a la configuración de administración y haciendo clic en la pestaña del ticket.
Puede crear nuevas automatizaciones de flujo de trabajo o editar una existente. Seleccione el usuario o los equipos que desea designar para el tipo de ticket específico. De esta manera, la asignación rotará entre los usuarios cada vez que se cree un nuevo ticket. Al hacerlo, su equipo podrá administrar su carga de trabajo de manera más eficiente. Una rotación de tickets distribuida uniformemente le permitirá brindar el mejor servicio a sus partes interesadas.
Otra forma de aumentar su eficiencia es mediante el uso de una automatización para responder a los tickets de sus partes interesadas. Puede hacer esto simplemente creando una respuesta automática generada por su BOT. Esto le informará al solicitante que se ha creado un ticket por su parte y que su equipo está trabajando en él.
La comunicación es una parte esencial de las relaciones con las partes interesadas. Por tanto, es necesario dar seguimiento a los correos electrónicos enviados por miembros, donantes o voluntarios.
Si un interesado desea dar seguimiento a su ticket, puede responder por correo electrónico o crear conversaciones directamente desde el portal. Este mensaje aparecerá en el Messenger y también estará vinculado a ese boleto específico.
Los miembros de su equipo pueden responder a esta conversación existente para comunicarse con el usuario final o pueden crear mensajes internos para los miembros de su equipo. Las conversaciones internas están ocultas para los usuarios finales, ya que se muestra como una ‘Respuesta interna’. Esto es útil ya que permite a los miembros del equipo resolver el ticket a través de esfuerzos colaborativos y proporcionar información más precisa a las partes interesadas.
Además, las partes interesadas también pueden iniciar la participación a través de la función de aplicación Livechat en OneDesk. El chat en vivo permite a las partes interesadas enviar archivos adjuntos y mantener conversaciones en tiempo real. Dado que los formatos de chat son instantáneos por naturaleza, los miembros de su equipo pueden resolver sus preguntas o problemas de inmediato. Aparte de eso, la función de chat en vivo de OneDesk también marca la hora de la conversación, lo que ayuda a su equipo a verificar el tiempo de conversación en caso de cualquier disputa.
Los tickets requieren una acción inmediata y se pueden resolver rápidamente. Sin embargo, cuando un ticket se convierte en un trabajo de dos niveles que implica trabajo o planificación adicional, se convierte en una tarea. Puede convertir esos tickets en una tarea o simplemente crear una nueva tarea en la aplicación de Tareas. A continuación, echemos un vistazo al lado de la gestión de proyectos de OneDesk.
Los miembros de su equipo pueden registrar su tiempo en tareas en OneDesk e ingresar el porcentaje completado de las tareas asignadas. El trabajo se registra creando una hoja de tiempo o ejecutando un temporizador de tareas. Al enviar una hoja de tiempo, debe completar cuánto trabajo se realizó, el estado actual de este elemento, el porcentaje completado, etc.
Por ejemplo, puede dividir un proyecto grande planificando una recaudación de fondos en tareas simples asignándolas a los miembros de su equipo en función de su experiencia. También puede crear un cronograma de planificación para una tarea específica, lo que le ayudará a administrar las horas de su proyecto.
Entendemos que planificar eventos para recaudar fondos y redactar el lanzamiento del evento requiere colaboración. En ese caso, puede realizar conversaciones desde el formulario de tareas. Al interactuar con los miembros de su equipo, puede producir un trabajo de mayor calidad y cubrir todos los detalles asociados con la planificación de eventos. También puede adjuntar y enviar carpetas importantes a varias personas o equipos, lo que les permite ubicar rápidamente los archivos adjuntos y descargarlos en sus computadoras.
Puede organizar sus tareas dentro de la estructura del proyecto o agregarlas a diferentes carpetas o carteras dentro del proyecto. Puede crear una plantilla de proyecto para proyectos recurrentes similares, como sus informes anuales o boletines. Simplemente clone el proyecto cada vez que trabaje en un proyecto similar.
Puede utilizar las opciones de visualización estándar o personalizadas para supervisar el progreso de estas tareas. Los diseños de visualización estándar en OneDesk son los siguientes:
La vista de árbol organiza tickets o tareas en una jerarquía.
La vista plana muestra los tickets y las tareas sin la estructura jerárquica.
El diagrama de Gantt muestra su planificación frente a su trabajo real y le permite crear dependencias de tareas para llevar a los miembros de su equipo a terminar una tarea antes de comenzar la siguiente.
El tablero de estado organiza todas las tareas por sus estados de ciclo de vida. Puede arrastrar y soltar la tarea para cambiar su estado.
La vista Calendario muestra todos los horarios de las tareas para mantenerlo informado cuando vence una tarea.
El tablero organiza todos los tickets en forma de gráficos y gráficos circulares. Estos gráficos se pueden descargar en diferentes formatos. Puede utilizar los gráficos para su informe anual, boletines o cualquier informe para sus partes interesadas.
En OneDesk, puede crear todas las vistas que necesita para ayudarlo a administrar sus tickets y tareas. Mis vistas le permiten personalizar las vistas de acuerdo con sus requisitos. Para crear sus vistas personalizadas, debe seleccionar un diseño y agregar filtros, grupos y columnas.
OneDesk le permite crear informes de hojas de horas, que son archivos CSV que se pueden importar en Microsoft Excel. Estos informes son registros de datos de las propiedades del parte de horas que se presentan en un formato de datos tabulares. El nombre del artículo, la prioridad, el tipo de facturación y el nombre del solicitante son algunos datos necesarios que se pueden mostrar en los informes de la hoja de tiempo. Sin embargo, se puede mostrar otra información crítica, como el porcentaje completado, para informes internos. La aplicación de hoja de tiempo de OneDesk permite al administrador profundizar al crear informes. Por lo tanto, los informes de la hoja de tiempo podrían mostrar datos internos como el nombre del cesionario, el equipo designado y más.
También puede crear informes más detallados en OneDesk.
Quizás se esté preguntando cómo todas las partes pueden mantenerse al día. De forma predeterminada, las notificaciones por correo electrónico se envían a los seguidores de los tickets para cualquier cambio de estado o mensaje que envíe. De manera similar, sus partes interesadas pueden buscar actualizaciones en su portal de clientes y se pueden establecer notificaciones adicionales con automatizaciones de flujo de trabajo.
Además, puede encontrar integraciones con otros servicios aquí.
OneDesk le permite completar todo su trabajo en una plataforma. Puede integrarse fácilmente con software de contabilidad como QuickBooks y crear sus informes financieros sin cerrar sesión en su cuenta de OneDesk. Además, también puede integrarse con otras aplicaciones. OneDesk tiene sus integraciones incorporadas que le permiten integrarse sin problemas con otros servicios. También puede integrarse con las más de 2000 aplicaciones compatibles con Zapier.
OneDesk tiene todas las capacidades para optimizar su flujo de trabajo. Con OneDesk, puede capturar, automatizar, administrar y rastrear sus tickets de soporte, lo que le permite a usted y a su equipo tomar las medidas necesarias para resolver el problema de inmediato. Con las funciones de administración de proyectos de OneDesk, puede asignar trabajo al equipo apropiado y realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos en múltiples diseños de visualización.
Los miembros de su equipo pueden enviar sus hojas de tiempo para todo su trabajo, lo que le permite administrar mejor sus horas. Además, OneDesk también ayuda a mantener informados a las partes interesadas. A través de aplicaciones para clientes, como formularios web y portales de clientes, sus miembros, donantes, voluntarios y colaboradores pueden comunicarse con usted con solicitudes específicas, eliminando los problemas asociados con largas cadenas de correo electrónico.
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