Transcripción:

La gestión de proyectos para el diseño creativo se basa en la comunicación para transformar las ideas visuales en planes concretos. El progreso de estos planes depende de la colaboración del equipo y la retroalimentación constante de los clientes de principio a fin. Como resultado, los proyectos creativos tienen una línea de tiempo más larga, revisiones frecuentes y una reestructuración constante de la prioridad de las tareas. Sin embargo, como cualquier otro proyecto, existen plazos y presupuestos que deben cumplirse para ofrecer un trabajo de calidad. Por eso es imperativo invertir en un sistema robusto que brinde a la organización, flexibilidad y gestión de contactos para maximizar las capacidades creativas del equipo.

OneDesk es una combinación de HelpDesk y Project Management en una sola aplicación. Con OneDesk, puede ayudar a sus clientes y administrar proyectos sin la necesidad de comprar, aprender, integrar y cambiar entre múltiples aplicaciones. OneDesk le facilita brindar soporte proactivo, lo que resulta en una mejor comunicación y relaciones más sólidas con los clientes. En términos de gestión de proyectos, OneDesk le permite crear tareas y organizarlas en proyectos o carteras, que luego se pueden asignar a los miembros de su equipo y rastrear en múltiples diseños de visualización.

En este panel, puede crear proyectos y carteras. Estas carteras actúan como contenedores para sus proyectos. Las carteras pueden titularse de acuerdo con el nombre del cliente, la organización del cliente, el tipo de proyecto o los departamentos de su operación que gestionan los proyectos asignados.

Eclectic Studios es una productora de video con departamentos como diseño gráfico, gestión de contenidos, audioworks, producción y más. El estudio incluye una serie de formularios de solicitud de contacto para consultas comerciales, solicitudes de cotización y consultas laborales en su sitio web. Estos formularios de contacto generan solicitudes de clientes, que luego se organizan en carteras según el nombre del departamento y los proyectos dedicados a la consulta específica del cliente.

Por ejemplo, creamos un portafolio llamado Consultas en línea. Este portafolio contiene múltiples proyectos que incluyen solicitud de contacto para nuevos negocios, solicitud de cotización y oportunidades laborales. Cada uno de estos proyectos contiene solicitudes de clientes y asignaciones planificadas que se pueden ver mediante la aplicación Tickets and Task.

Sus clientes pueden contactarlo a través de sus canales en línea, como su correo electrónico, formularios de contacto del sitio web o chats en vivo. OneDesk capturará los detalles de estas solicitudes y creará tickets de todos los canales en una sola vista unificada. Los tickets requieren atención inmediata y se pueden resolver de inmediato. En OneDesk, puede crear tickets de varias formas.

La primera forma es reenviar automáticamente su correo electrónico de soporte a la dirección de correo electrónico que se encuentra aquí. Cuando un cliente envía un correo electrónico a su dirección de correo electrónico de soporte, OneDesk capturará ese correo electrónico y generará un ticket. Toda la información crítica en el correo electrónico se capturará en el ticket.

El segundo es recibir una solicitud a través de la aplicación de chat en vivo. La aplicación de chat en vivo de OneDesk es una aplicación orientada al cliente que promueve la comunicación con sus clientes en tiempo real. Puede personalizar la ventana de chat con su logotipo, el esquema de color de la empresa y agregar un avatar BOT. Una vez que el cliente le envíe un mensaje a través del chat en vivo, los miembros de su equipo pueden ver esto en su aplicación Messenger, responder y crear el ticket a partir de la conversación. Al hacerlo, OneDesk vincula el ticket y la conversación, lo que permite a su equipo ver todos los datos necesarios desde una plataforma.

Cada vez que un cliente envía una solicitud por correo electrónico, OneDesk crea automáticamente un registro de cliente y clasifica al solicitante del ticket de acuerdo con su organización. Alternativamente, sus clientes pueden contactarlo a través de formularios web que capturan toda la información y generan tickets en su tablero.

Sus clientes pueden acceder a su portal para hacerle preguntas. Estas preguntas pueden ser sobre consultas comerciales o sobre solicitudes de cotización, que luego se pueden enviar a través de formularios web.

Una vez enviado, sus clientes pueden comunicarse con los miembros de su equipo y revisar sus tickets. Para mantener la confidencialidad de esta información, puede solicitar a sus clientes que inicien sesión en el portal para realizar un seguimiento del progreso de sus tickets de soporte. Además, puede controlar lo que sus clientes pueden ver y proporcionar acceso basado en roles para manejar información confidencial. También puede habilitar opciones de visualización para que los clientes filtren tickets según el tipo de solicitud de ticket, el proyecto al que pertenece y más.

Los formularios web capturan toda la información necesaria de sus clientes y generan tickets en su tablero. Puede crear varios formularios web en OneDesk. Estos formularios están vinculados a tipos de tickets específicos, organizando y separando unos de otros. Para generar formularios web, debe ir a la Configuración de administración en OnDesk y luego desplazarse hacia abajo hasta Aplicaciones del cliente para seleccionar Formularios web. Elija un tipo de ticket para crear el formulario web e ingrese todas las propiedades asociadas con el formulario.

El formulario web predeterminado incluye 3 propiedades básicas: asunto, descripción y archivos adjuntos. Cuando se genera el ticket en su panel de control, el asunto, la descripción y los archivos adjuntos también se capturan en el ticket.

En OneDesk, los formularios web se pueden personalizar agregando campos personalizados. Para crear campos personalizados, primero debe determinar el tipo de información que desea recopilar de sus clientes. Puede elegir campos según el texto, el número, la fecha, el costo y la elección y luego nombrar apropiadamente el campo personalizado según su selección. Estos campos se pueden configurar según sea necesario para capturar información importante de sus clientes.

Por ejemplo, puede crear un formulario web para clientes que puedan tener preguntas sobre sus videos explicativos. Pueden navegar a su portal de clientes y seleccionar el formulario web titulado ‘Videos explicativos’. Luego, puede agregar los campos estándar o personalizados para capturar la información apropiada necesaria para resolver el ticket. También puede configurar estos campos para que sean obligatorios para garantizar que se capture toda la información necesaria.

Una vez que su cliente complete el formulario web seleccionado, generará un ticket en su aplicación Ticket en OneDesk.

El ticket le permite ver los detalles que se completaron en el formulario web. Luego, puede asignar este ticket a una persona, equipo o departamento específico. OneDesk le permite asignar varios miembros del equipo y departamentos a un ticket. Sin embargo, puede eliminar la asignación manual de equipos mediante la automatización del proceso.

Las Automatizaciones de flujo de trabajo son reglas que le permiten automatizar acciones en OneDesk. Estas Automatizaciones contienen 3 elementos: filtros, disparadores y acciones. Las etiquetas azules representan su tipo de boleto y sirven como filtros, la etiqueta naranja representa el evento desencadenante, mientras que la etiqueta verde representa las acciones que OneDesk tomará cuando este evento desencadenante ocurra en estos artículos. Una vez que se establezcan las reglas, OneDesk generará un nombre para su automatización. De lo contrario, tiene la opción de cambiar el nombre de la automatización.

OneDesk puede automatizar su flujo de trabajo y eliminar cualquier intervención manual para enviar tickets al equipo o proyecto apropiado. Con las Automatizaciones de flujo de trabajo de OneDesk, puede enrutar elementos a equipos y proyectos, responder automáticamente a los clientes, agregar notificaciones personalizadas y mucho más. Para crear sus automatizaciones, navegue a la configuración de administración y luego haga clic en la pestaña del ticket y luego desplácese hacia abajo hasta Automatizaciones de flujo de trabajo.

Puede crear nuevas automatizaciones de flujo de trabajo o editar una existente. Por ejemplo, si un cliente potencial envía una consulta sobre nuevos negocios, puede enviar este ticket a su departamento de ventas y rotar entre usuarios cada vez que se crea un nuevo ticket. Una rotación de tickets distribuida uniformemente le permitirá brindar el mejor servicio a sus clientes.

Otra forma de aumentar su eficiencia es mediante el uso de la automatización para notificar a sus clientes sobre las actualizaciones de sus tickets solicitados, lo que mantendrá al cliente informado y eliminará la necesidad de enviar correos electrónicos para preguntar sobre el estado del ticket.

La comunicación es clave en las industrias creativas, ya que las ideas deben expresarse a los clientes y miembros del equipo. En OneDesk puedes interactuar con tus clientes de múltiples formas.

Si los clientes desean hacer un seguimiento de su ticket, pueden responder por correo electrónico o crear conversaciones directamente desde el portal. Este mensaje aparecerá en el Messenger y también estará vinculado a ese boleto específico.

Los miembros de su equipo pueden responder a esta conversación existente para comunicarse con el usuario final o crear mensajes internos para los miembros de su equipo. Las conversaciones internas están ocultas para sus clientes, ya que se muestra como una ‘Respuesta interna’.

Al escribir @nombredeusuario o @nombredepartamento, puede hacer llegar su mensaje a los miembros del equipo o departamentos expertos que sean los más adecuados para responder a sus preguntas. La aplicación de mensajería permite a su equipo realizar sus correspondencias diarias y reduce el tiempo de respuesta prolongado asociado con los correos electrónicos. La aplicación de mensajería es especialmente eficaz ya que fomenta una respuesta rápida y elimina las resoluciones demoradas que son necesarias para el éxito del proyecto.

Además, los clientes también pueden iniciar el compromiso a través de la función de la aplicación Livechat en OneDesk. A veces, compartir una imagen, instrucciones en PDF u hojas de cálculo es más fácil que escribir la información en el chat. La aplicación de chat en vivo de OneDesk permite a sus clientes enviar archivos adjuntos de hasta 350 MB. Estos archivos adjuntos se capturan en los tickets y están disponibles para que los miembros de su equipo los descarguen directamente en sus computadoras.

Dado que los formatos de chat son instantáneos por naturaleza, los miembros de su equipo pueden resolver las preguntas o los problemas de inmediato. Aparte de eso, la función de chat en vivo de OneDesk marca la hora de la conversación, lo que ayuda a su equipo a verificar el tiempo de conversación en caso de cualquier disputa.

Aquellos que trabajan en industrias creativas hacen malabares con varios proyectos al mismo tiempo. Estos proyectos se basan en conceptos y se desarrollan a partir de la inspiración. Esto dificulta el proceso de planificación del proyecto, ya que no existe un cronograma secuencial estricto. De hecho, es muy común saltar de una tarea a otra.

En OneDesk puede dividir estos proyectos en tareas. La tarea se puede definir como un trabajo que requiere una planificación y ejecución cuidadosas. Puede convertir un ticket en una tarea o simplemente crear una nueva tarea en la aplicación de Tareas.

Los miembros de su equipo pueden registrar su tiempo en tareas en OneDesk e ingresar el porcentaje completado de las tareas asignadas. El trabajo se registra creando una hoja de tiempo o ejecutando un temporizador de tareas. Al enviar una hoja de horas, debe completar cuánto trabajo se realizó, el estado actual de este elemento, el porcentaje completado, etc.

Para los diseñadores gráficos, el proceso de pensamiento de diseño incluye tres etapas: inspiración, ideación e implementación. La primera tarea del proyecto incluye una lluvia de ideas y conceptos con el equipo. Una vez que se anotan las ideas, los miembros del equipo pasan a la segunda fase del proyecto, que es la investigación. Una vez que la investigación esté completa y las ideas estén conceptualizadas, el equipo se lo mostrará al cliente y esperará su aprobación o retroalimentación. Si se ofrecieron comentarios, el equipo revisará el concepto de diseño hasta que el cliente lo firme. Una vez que se aprueba el concepto, el equipo pasará a la obra de arte, que es el boceto y luego el diseño. Cada paso requiere la aprobación de los clientes y puede requerir múltiples revisiones hasta que el producto final esté listo.

En pocas palabras, cada paso requiere la colaboración del cliente y los miembros del equipo. Por ejemplo, el equipo de diseño gráfico compartirá su concepto con el equipo de producción de video en cada paso del camino para asegurarse de que sus conceptos de diseño se combinen con el tema del video. En OneDesk, puede realizar conversaciones desde los formularios de tareas. Esto le permite interactuar con todas las partes y le ayuda a tomar decisiones unilateralmente. Además de llevar a cabo conversaciones, también puede adjuntar y enviar carpetas importantes a varias personas o equipos, lo que les permite ubicar los archivos adjuntos y descargarlos en sus computadoras rápidamente.

Puede organizar sus tareas dentro de la estructura del proyecto o agregarlas a diferentes carpetas o carteras dentro del proyecto. Puede crear una plantilla de proyecto para proyectos recurrentes similares, como Producción de video.

Simplemente clone el proyecto cada vez que trabaje en un proyecto similar. De esa manera, puede tener una plantilla existente en su lugar, cada vez que trabaje en estos proyectos recurrentes. Es especialmente útil ya que tiene la opción de seleccionar los elementos y propiedades que desea copiar del proyecto original al proyecto de clonación.

OneDesk tiene algunas vistas únicas que lo ayudan a analizar sus tareas. Con las vistas de OneDesk, los miembros del equipo pueden visualizar las actividades en curso con respecto a todos los elementos, lo que luego le ayuda a priorizar correctamente y a tomar decisiones más inteligentes.

La vista Diagramas de Gantt es particularmente útil para la planificación eficiente de proyectos, la carga de trabajo y la gestión del rendimiento. Los diagramas de Gantt consisten en barras horizontales que indican el cronograma de un proyecto en una línea de tiempo horizontal. Cada barra representa una tarea con el extremo izquierdo de la barra que indica la fecha de inicio de la tarea y el extremo derecho de la barra que muestra la fecha de finalización de la tarea. En OneDesk tenemos dos tipos de diagramas de Gantt: el gantt a nivel de tarea (donde las barras representan tareas) y el gantt a nivel de proyecto (donde las barras representan proyectos). Puede vincular tareas para crear dependencias de tareas para llevar a los miembros de su equipo a terminar una tarea antes de comenzar la siguiente. También puede reestructurar las dependencias de tareas mediante la función de arrastrar y soltar. Una vez que las tareas estén vinculadas, OneDesk calculará la ruta crítica y le proporcionará a su equipo la duración total del proyecto. También puede agregar restricciones de fecha para evitar que una tarea se programe en una fecha posterior. El diagrama de Gantt también le muestra su planificación frente a su trabajo real. Las barras azules indican su planificación, mientras que la barra verde representa el tiempo real registrado por su equipo. Tener la barra azul junto a la barra verde le ayuda a comparar visualmente qué tan bien ha planificado las horas de su proyecto.

También puede utilizar la vista Tablero de estado para actualizar el estado de su tarea. El tablero de estado es una vista simple en la que cada tarea se representa como una tarjeta y puede arrastrar y soltar su tarjeta de una columna a la siguiente para actualizar su estado. Esta característica ayudará con la línea de tiempo no secuencial de tareas que viene con la gestión creativa de proyectos.

Usted y los miembros de su equipo también pueden encontrar útil la Vista del tablero. Los paneles proporcionan gráficos y estadísticas para mostrarle cómo progresan sus proyectos o tickets. También puede usar el tablero para comparar cómo le está yendo al proyecto A en comparación con el proyecto B. Puede encontrar estos tableros en la vista Tablero de la aplicación “proyectos”.

Además, también puede usar diseños de visualización más simples, como la vista de árbol y plana para administrar sus tareas. La vista de árbol organiza tickets o tareas en una jerarquía. La vista plana muestra los tickets y las tareas sin la estructura jerárquica.

En OneDesk, puede crear todas las vistas que necesita para ayudarlo a administrar sus tickets y tareas. Mis vistas le permiten personalizar las vistas de acuerdo con sus requisitos. Para crear sus vistas personalizadas, debe seleccionar un diseño y agregar filtros, grupos y columnas.

Por ejemplo, puede crear una vista para realizar un seguimiento del tiempo que dedican los miembros del equipo a cada tarea individual. Con esta función, puede realizar un seguimiento de la productividad de los miembros de su equipo para que los gerentes de su equipo sepan si las tareas deben reasignarse. Con OneDesk, es fácil reasignar tareas a otros miembros del equipo. Puede usar el tablero de tarjetas de estilo Kanban y personalizar la vista para ver las tareas de cada miembro del equipo respectivo y mover ciertas tareas para distribuirlas a un miembro del equipo que tenga la disponibilidad para trabajar en ellas.

Además de estos diseños de visualización estándar y sistemas de filtrado, también hace uso de las poderosas capacidades de generación de informes de OneDesk.

Puede generar informes sobre tickets, tareas, proyectos o carteras utilizando plantillas de informes existentes o creando las suyas propias. Los informes se crean de forma manual o automática, utilizando el sistema de automatización de flujo de trabajo de OneDesk. Los formatos de informes admitidos son los formatos PDF y CSV, y se pueden enviar por correo a las direcciones de correo electrónico designadas.

Los informes de parte de horas son especialmente útiles cuando se trabaja en proyectos complejos. Esto se debe a que puede tener una idea de cómo se utilizó el tiempo del proyecto para diferentes tipos de tareas y si se justificó gastar ese tiempo. Como resultado, puede tomar los pasos necesarios para mejorar sus habilidades de planificación de proyectos y administrar mejor las horas de facturación de su proyecto.

OneDesk le permite crear informes de hojas de horas, que son archivos CSV que se pueden importar en Microsoft Excel. Estos informes son registros de datos de las propiedades del parte de horas que se presentan en un formato de datos tabulares. El nombre del artículo, la prioridad, el tipo de facturación y el nombre del solicitante son algunos datos necesarios que se pueden mostrar en los informes de la hoja de tiempo. Sin embargo, se puede mostrar otra información crítica, como el porcentaje completado, para informes internos. La aplicación de hoja de tiempo de OneDesk permite al administrador profundizar más al crear informes. Por lo tanto, los informes de la hoja de tiempo podrían mostrar datos internos como el nombre del cesionario, el equipo designado y más.

Puede habilitar los correos electrónicos del sistema para notificar a los nuevos miembros del equipo sobre la configuración de su cuenta de usuario o contraseña. Aparte de eso, puede enviar correos electrónicos de invitación para invitar a los clientes a registrarse en su portal de clientes. También puede configurar Automatizaciones de flujo de trabajo para recordar a los asignados cuándo vencen sus tareas y crear una automatización separada para notificar al seguidor de tickets sobre cualquier cambio de estado o mensaje que envíe.

OneDesk tiene todas las capacidades para optimizar su flujo de trabajo. Con OneDesk, puede capturar, automatizar, administrar y rastrear sus tickets de soporte, lo que le permite a usted y a su equipo tomar las medidas necesarias para resolver el problema de inmediato. Con las funciones de administración de proyectos de OneDesk, puede asignar trabajo al equipo apropiado y realizar un seguimiento del progreso de sus proyectos en múltiples diseños de visualización.

Los miembros de su equipo pueden enviar sus hojas de tiempo para todo su trabajo, lo que le permite administrar mejor sus horas. Además, OneDesk también ayuda a mantener informados a sus clientes. A través de aplicaciones para clientes, como formularios web y portales de clientes, sus clientes pueden contactarlo con solicitudes específicas, eliminando los problemas asociados con largas cadenas de correo electrónico. Además, con la base de conocimientos de OneDesk, los clientes pueden acceder a artículos de autoservicio, lo que le ayuda a reducir significativamente la carga de tickets.