Las plantillas de elementos, también llamadas plantillas de tickets o tareas, se refieren a la capacidad de crear nuevos tickets o tareas con valores predeterminados o preestablecidos. Por ejemplo, es posible que desee crear una nueva tarea con la prioridad y la descripción ya establecidas, lo que le permitirá ahorrar tiempo.
En OneDesk, usted y sus usuarios pueden crear tickets o tareas con el formulario de creación interno. Se accede a los formularios internos desde el botón ‘Agregar’ en el menú superior. También puede tener múltiples formularios para cada ticket o tipo de tarea. Cada uno de estos formularios puede tener diferentes propiedades, así como valores predeterminados. La configuración de múltiples formularios con valores predeterminados establecidos le permite a su equipo crear nuevos tickets o tareas rápidamente.
Este video cubrirá el uso de múltiples formularios para plantillas de elementos y cómo configurar sus formularios internos con sus propiedades deseadas y valores predeterminados. Este video cubre configuraciones para formularios internos, a los que se accede desde el menú Agregar aquí. Estos son solo para el usuario.
Para configurar o crear un formulario interno, vaya a Administración y Formularios.
Aquí encontrará los ajustes y la configuración de su formulario. Los formularios se desglosan primero por tickets y tareas y luego se dividen aún más por cada ticket o tipo de tarea habilitado. Cada tipo de ticket o tarea puede tener múltiples formularios.
Por ejemplo, aquí tengo Boletos, luego debajo un tipo de boleto llamado ‘boleto’ y dos formularios para ese tipo. El siguiente bloque es un tipo de ticket llamado ‘incorporación’, con un formulario para este tipo. Puede ver, editar y crear nuevos formularios aquí. Para obtener información sobre los tipos de tareas o tickets, consulte los artículos y videos relacionados.
Como se mencionó, un caso de uso común para múltiples formularios son las plantillas de elementos. Las plantillas de elementos se refieren a la capacidad de crear un ticket/tarea con la mayoría de las propiedades ya completadas para usted. Por ejemplo, puede tener un servicio común que ofrece a sus clientes. Quizás, al crear un nuevo ticket para este servicio, casi siempre debe ir al mismo proyecto o incluir los mismos detalles. Esta situación es un caso de uso perfecto para un formulario adicional. Puede crear un formulario independiente, con el nombre de este servicio, que tenga el proyecto y la descripción ya establecidos como valores predeterminados.
Veamos un ejemplo. Tengo este tipo de boleto llamado ‘incorporación’ aquí. Digamos que tengo dos situaciones de incorporación comunes, una para clientes y otra para empleados. Vamos a crear y configurar otro formulario para estos servicios de incorporación.
Primero vamos a crear un nuevo formulario. Seleccione el botón crear un nuevo formulario en la parte superior de la página de configuración. Seleccione el tipo de elemento para el que desea crear el formulario, en este caso, el tipo de ticket de ‘incorporación’. El formulario aparecerá en su lista de formularios y ahora podemos editar el formulario.
Seleccione el icono de lápiz junto al formulario que desea editar para abrir la ventana emergente de edición del formulario.
El nombre del menú es el nombre de su formulario tal como aparece en la configuración de administración, el menú Agregar y dentro del título del formulario. Nombraré mi formulario, incorporación de empleados. El título del formulario se muestra dentro del formulario de creación. Le daré un título… Y el subtítulo se muestra debajo del título del formulario dentro del formulario de creación. Podemos añadir algún texto descriptivo aquí.
Puede editar qué propiedades aparecerán al crear el artículo utilizando este formulario. Seleccione ‘Agregar otra propiedad al formulario’ para seleccionar una nueva propiedad. Para mi formulario de incorporación de empleados, quiero mi campo personalizado ‘Departamento’ aquí, así que lo agregaremos.
Pase el cursor sobre las filas de propiedades, luego haga clic y arrastre el ícono a la izquierda del nombre de la propiedad para reordenar las propiedades. Esta acción reordena cómo se muestran las propiedades en el formulario de creación.
También puede establecer si una propiedad es obligatoria o no. Tenga en cuenta que el Nombre, el Proyecto y el Tipo son obligatorios de forma predeterminada. Voy a configurar el campo de mi departamento según sea necesario.
También puede eliminar una propiedad seleccionando el icono ‘X’. El Nombre, Proyecto y Tipo son campos obligatorios y no se pueden eliminar.
A continuación, establezcamos valores predeterminados para las propiedades, lo que significa que esas propiedades se completarán con esa información al crear el ticket/tarea usando este formulario. Nota: aún puede editar un valor predeterminado antes de la creación. Para establecer un valor predeterminado, coloque el cursor sobre la columna “Valor predeterminado” y seleccione el ícono de lápiz que aparece para establecer el valor predeterminado. Digamos que para mi servicio de incorporación de empleados aquí, quiero que, de manera predeterminada, se asigne a alguien a este ticket y que tenga una descripción.
Cierra la ventana cuando estés listo y tus cambios se guardarán.
Finalmente, si cambia de opinión o comete un error, puede eliminar un formulario haciendo clic en el icono de la papelera junto al formulario que desea eliminar. Tenga en cuenta que no puede eliminar su formulario predeterminado. Si desea eliminar el formulario, primero establezca un nuevo valor predeterminado.
Ahora veamos cómo se ve nuestra plantilla. Haga clic en el botón Agregar y crearemos un nuevo ticket utilizando el formulario de incorporación de empleados que acabamos de configurar. Aquí puedes ver las distintas configuraciones que realizamos. Nuestras propiedades, como el departamento, están incluidas y nuestros valores predeterminados son nuestro conjunto. Ahora es más fácil crear un ticket de incorporación de nuevo empleado. Si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse a través del chat en vivo o en apoyo @onedesk.com