Transcripción:
En este video, cubriremos el portal del cliente y cómo puede configurarlo para satisfacer sus necesidades. La pregunta más importante que las personas suelen tener en el portal de clientes es: “¿Qué pueden ver mis clientes cuando inician sesión en el portal de clientes?” Realizarán una serie de pruebas para crear clientes de muestra y cosas por el estilo para intentar hacerse una idea de lo que verán sus clientes. Estoy aquí para responder esas preguntas ahora mismo.
En primer lugar, para iniciar el portal del cliente, siempre puede hacerlo desde la aplicación principal. Haga clic en su nombre> portal del cliente, e iniciará el portal del cliente en una nueva pestaña del navegador. Allí puede ver el portal de clientes.
Estas son las diferentes partes del portal. Aquí puede buscar elementos en el portal. Aquí puede hacer clic para agregar nuevas tareas o tickets o cualquier cosa que haya habilitado.
Puede filtrar sus artículos por “todos los artículos” o solo por los artículos que envíe. Puede filtrar por estado (si solo desea ver abierto o cerrado), dentro de proyectos específicos, etc. Entonces, estos son todos filtros diferentes que puede habilitar o deshabilitar.
Si hace clic en un ticket o tarea específica o en cualquiera de los elementos publicados en el portal, puede ver cosas como los detalles, una descripción, puede crear nuevos hilos y puede ver cualquier archivo adjunto que sea uno de ellos. Esta es una forma de obtener los detalles de un boleto específico.
Ahora, hablemos de lo que puede configurar para esto. Dentro de su aplicación principal de OneDesk, si es administrador, verá un icono de administración. También se encuentra aquí bajo “administración”. Haga clic en eso y, cerca de la parte inferior, verá tres páginas relacionadas con el portal del cliente: portal del cliente, apariencia y formularios.
“Apariencia” le permite hacer cosas como ajustar los colores, o poner un idioma diferente, un idioma personalizado, en su sitio web en lugar del inglés. También le permite generar el fragmento para insertarlo en su sitio web. Esto coloca la pestaña lateral en su sitio web. Y tiene un montón de opciones de configuración aquí. Todos se explican por sí mismos con pequeñas explicaciones a su lado. Puede modificarlos. ¿Dónde quieres que se coloque? ¿Qué palabra quieres que use? Etcétera. Esta es alguna documentación aquí si desea detalles adicionales.
La página de “formularios” le permite modificar el formulario que ve el usuario cuando hace clic en “agregar nuevo”… por ejemplo, “agregar nuevo ticket”. Este formulario se puede modificar aquí. Como puede ver, tenemos una tarea y un formulario de ticket. Puedo expandir mi formulario de ticket y ver las opciones de configuración para este formulario. Las cosas que puedo hacer aquí son: cambiar el título, cambiar el subtítulo o puedo eliminarlo si no lo quiero en absoluto.
Puedo agregar y quitar propiedades al formulario, incluidas las propiedades personalizadas. Primero habré tenido que crear esas propiedades personalizadas en mi aplicación de boletos aquí arriba, pero una vez que esos campos personalizados se agregan en el nivel de “todos los proyectos”, puedo agregarlos al formulario. Puede seleccionar algo y agregarlo al formulario, y se mostrará en el formulario.
Puede cambiar la palabra que se encuentra junto a una propiedad en el formulario. Por ejemplo, en esta forma particular aquí, veo “tema”, veo “descripción”, veo “prioridad”, y esas son exactamente las mismas palabras que tengo aquí. Si cambio esto a prioridad … cambio el texto aquí, luego, cuando actualice mi formulario, verá que cambié la etiqueta allí mismo. Entonces, todo eso es para mostrarle que puede modificar el texto allí, puede agregar y eliminar propiedades.
Si no quiero que aparezca el formulario, puedo eliminarlo por completo. Les mostraré un ejemplo de eso con el formulario de tareas. Aquí, en el formulario de tareas (si, por ejemplo, solo quiero solicitar tickets en mi portal de clientes), puedo hacer clic en “eliminar”> “sí”. Ahora, cuando voy a mi portal de clientes, solo tengo mi formulario de ticket. Así que es muy fácil modificar esas cosas aquí.
También puede enviar personas directamente a sus formularios sin tener que pasar por el portal del cliente. Algunos de nuestros clientes prefieren tener un formulario que sus clientes llenan. Puede proporcionarles el enlace aquí, y completarán este formulario y no tendrán que pasar por el portal del cliente en absoluto. Es una especie de unidireccional, envíe un formulario de ticket.
Eso cubre formas y apariencia. Ahora, para llegar a la pregunta principal, que es “¿Qué puede hacer el cliente en el portal?” y “¿Qué pueden ver?” Seleccione la pestaña “PORTAL DE CLIENTES” aquí, y como puede ver aquí hay un enlace a su portal de clientes. Aquí es donde desactivas tu portal de clientes si no quieres usarlo en absoluto. Yo te lo mostraré. Desactive el portal de clientes. Ahora, cuando voy, recibo un mensaje que dice que está desactivado. Reactívelo y puedo hacer más modificaciones aquí.
“Ver elementos enviados anteriormente” es un control bastante básico. Te permite desactivar la lista de tickets. Si apago esto y actualizo el portal, puede ver que no hay una lista de cosas. Es poco común querer eso mientras todavía tienes un portal activo, pero aún es posible.
Al “Enviar elementos nuevos”, tiene tres opciones:
– Permitir que sus visitantes envíen nuevos elementos “nunca”. Si lo configura como nunca, nunca podrán enviar elementos nuevos. No habrá ningún formulario ni ningún botón en el portal del cliente para enviar.
– Cuando inicien sesión ”significa que verán ese botón y podrán enviar tickets cuando inicien sesión.
– “Cuando no está conectado” significa que no es necesario que inicien sesión para que se envíen. Sin embargo, cuando elija esta opción, el formulario les pedirá su dirección de correo electrónico y les pedirá que envíen el formulario.
Lo siguiente es “¿Qué puede hacer el visitante en el portal?” Pueden “registrarse ellos mismos”, “seguir elementos” o “ver el estado de los elementos”. “Ver el estado de los elementos” y “seguir elementos” se explican por sí mismos. Los encenderé a ambos y te mostraré dónde están. Aquí está el botón de seguimiento y aquí está el estado. Si los apago y actualizo mi portal, verá que ambos se han ido. Así que ahora los visitantes no pueden seguir los artículos y no pueden ver el estado de los artículos. Puede apagarlos de forma independiente o como desee.
“Registrarse ellos mismos” significa que el cliente puede registrarse. Verán el enlace de registro y, si visitan su portal por primera vez, pueden registrarse y comenzar a usar el portal. Sin embargo, si no desea que esto suceda, desmarque esta casilla, y eso significará que para que sus clientes puedan usar el portal, tendrá que agregarlos en la aplicación de clientes aquí y luego invitarlos.
Aquí tenemos los filtros para mostrar en el panel. Como puede ver, hay tres tipos de filtros. Existe el “filtro de tipo de elemento”, el “filtro de proyecto” y el “filtro de estado”. Esos también se explican por sí mismos. Permiten que estas categorías de filtros aparezcan en el lateral. Estos en la parte superior: filtros para “todos los elementos”, “mis elementos” y “elementos seguidos”, siempre están ahí. Estos “por tipo” (artículo de la base de conocimientos, tareas, tickets …), se controlan mediante la casilla de verificación “tipo”. “Por proyecto”, se controla mediante la casilla de verificación “proyecto”, y “por estado”, mediante la casilla de verificación “estado”. Como era de esperar, cuando los desmarco y actualizo el portal, tenemos muchas menos opciones. Solo “por estado” está disponible aquí en el lateral. Por lo tanto, controla qué filtros están disponibles para sus clientes.
Es importante comprender esta nota. Dice “Las opciones de filtro solo aparecerán cuando un visitante tenga resultados para ese filtro”. Lo que eso significa es que el agente abierto, cerrado y pendiente son los únicos estados que tengo aquí. No necesariamente porque esos son los únicos estados que existen para los boletos, sino porque esos son los únicos para los que tendría resultados.
Muy bien, ahora, el meollo de la pregunta de “¿Qué elementos puede ver el visitante en el portal?” En primer lugar, ¿necesita iniciar sesión para ver los artículos? Esto es bastante común. Viene sin marcar de forma predeterminada, solo para que cuando pruebe su portal vea algunas cosas por primera vez, pero si necesita iniciar sesión para ver los elementos, este también es un cambio muy común que se debe realizar desde el principio.
Y finalmente, ¿qué te gustaría que vieran? Esta es la regla número uno que tendrá que determinar. De forma predeterminada, está configurado en “todos los elementos publicados” para que pueda ver algunas cosas cuando intente jugar por primera vez con su cuenta de OneDesk. Sin embargo, es muy probable que desee realizar un cambio en esto.
Por ejemplo, la opción más simple es restringirlo para que los clientes “solo vean sus propios artículos solicitados”. Esto significa que para un cliente, si está etiquetado como el solicitante de un ticket específico (y eso es porque lo solicitó o porque usted lo configuró como solicitante), lo verá en el portal del cliente. Si selecciona “elementos creados por los clientes en su organización”, entonces podrán ver las cosas que solicitan ellos mismos o por otras personas en la misma organización del cliente. Una vez más, la aplicación “clientes” es donde agrupará a sus clientes en organizaciones. Esto significa que si tiene dos clientes de la Compañía A y desea que vean las entradas del otro, puede elegir esta opción.
“Elementos en los proyectos que están siguiendo”: esto significa que si ha agregado clientes como seguidores en sus proyectos, entonces podrán ver los elementos dentro de esos proyectos. Esta es una opción útil si realiza proyectos para clientes específicos. Así que podría decir: “Estoy haciendo este proyecto; Es para un cliente específico; y estoy abierto a que vean todos los elementos de este proyecto “. Entonces usa esta configuración; los agrega al proyecto; y pueden ver todos los elementos dentro del proyecto.
Lo siguiente es “elementos creados por los clientes en su organización y elementos en los proyectos que están siguiendo”. Es una combinación de los dos anteriores. Pueden ver ambas cosas.
A continuación, otra combinación, “todos sus propios elementos solicitados y elementos en los proyectos que están siguiendo”. esta selección significa que los visitantes verán sus propias cosas y elementos en los proyectos que están siguiendo. Esta también es una opción común. Si está haciendo un trabajo basado en proyectos para sus clientes, querrá que vean elementos en los proyectos que están siguiendo y sus propios elementos solicitados en caso de que envíen cosas que aún no están en el proyecto.
Y finalmente, el predeterminado, que es “todos los elementos publicados”. Ahora, los elementos publicados significan que el ticket tendrá un estado publicado. Esto es como una regla general, que dice que si se publica algo, pueden verlo. Esto le brinda un control de nivel granular sobre la eliminación de algo del portal. De forma predeterminada, cuando crea algo, se publicará. Por supuesto, puede cambiar este valor predeterminado, pero si no juega demasiado con las cosas, cuando cree un nuevo elemento, se publicará. Esto significa que si desea eliminar algo del portal, simplemente desmarque la casilla “publicar” en ese ticket. Y aquí puede hacer una excepción y decir que “el visitante puede ver sus propios elementos no publicados”.
Puede decidir que le gustaría que los clientes vean los elementos de los proyectos que están siguiendo y todos sus propios elementos no publicados, independientemente. Así que este es un control que puedes combinar. Jugar con estas dos opciones te dará prácticamente todas las variaciones que estás buscando. Las opciones más comúnmente utilizadas son utilizar “elementos creados por los clientes en su organización” y “elementos en los proyectos que están siguiendo”. Requerir inicio de sesión también es la opción más común.
Así que eche un vistazo a mi pantalla ahora. Probablemente lo configurará de la forma en que lo tengo aquí, y podrá elegir entre elementos creados por clientes en su organización y elementos en los proyectos que están siguiendo. Probablemente hará una elección entre uno de esos dos. Si tienes preguntas, ponte en contacto y te ayudaremos.
Eso resume lo que puede mostrar a sus clientes en el portal de clientes. Y si va a la sección de boletos, aquí es donde creará los campos personalizados que mencioné. Esta es la administración de boletos. Si realmente va a los tickets en sí, en la aplicación principal, y abre los detalles de un ticket, verá el cuadro de publicación. Esto indica que este artículo está publicado. De forma predeterminada, los elementos recién creados se publican, pero, por supuesto, puede cambiar ese valor predeterminado para que los elementos recién creados no se publiquen. Pero tendrías que ir y eliminar y cambiar algunas reglas en la administración para hacer eso.
Entonces, una vez más, contáctenos aquí si tiene alguna pregunta, y espero que esto responda a algunos de los conceptos básicos de lo que mis clientes pueden ver y hacer en el portal del cliente. Gracias.