Le modèle de vente au détail est peut-être l’un des modèles commerciaux les plus couramment adoptés. Des petits points de vente Mom-and-Pop à la chaîne de vente au détail multinationale, chacune de ces entreprises doit gérer suffisamment bien ses opérations pour rester en affaires, et ce n’est souvent pas aussi facile. Les propriétaires et les gestionnaires de magasin ont tellement de choses à faire, allant des tâches de gestion des stocks aux petits problèmes de support client. La gestion des employés est un autre élément important, et il y a aussi la gestion des coûts. Les propriétaires de magasins pourraient utiliser un petit avantage logiciel et une automatisation. Dans le but d’améliorer les opérations commerciales et de mieux servir ses clients, une entreprise de vente au détail en pleine croissance a contacté l’équipe OneDesk à la recherche de réponses.
Notre nouveau client est une entreprise de vente au détail multi-magasins opérant dans le concept de vente au détail durable. La société gère plus de dizaines de points de vente au détail, achetant et vendant des vêtements, des chaussures et des accessoires de mode. Pour gérer des opérations à une telle échelle, notre client reconnaît qu’une approche logicielle est valable. Cependant, les systèmes utilisés ont montré plusieurs lacunes, notamment des interfaces utilisateur contre-intuitives, une expérience utilisateur moins qu’excellente et un manque général de performances, en particulier dans les domaines dont l’entreprise a besoin pour fonctionner de manière optimale.
OneDesk en tant que solution commerciale clé en main pour la gestion de projet et le helpdesk est bien adapté aux opérations d’une entreprise de services de vente au détail. La plate-forme offre le mélange parfait de fonctionnalités et d’expérience utilisateur pour aider les propriétaires et les gestionnaires de magasins. OneDesk évite d’avoir à intégrer le service d’assistance et la gestion des magasins en intégrant facilement les deux systèmes dans une seule application. La plate-forme distribue ses fonctionnalités sur trois applications interopérables. L’application client est l’une des trois applications qui composent la plate-forme OneDesk. Notre client de vente au détail multi-magasins peut désormais ajouter ses magasins dans l’application client et distribuer ses clients en conséquence. Ils peuvent générer des informations de connexion uniques pour chacun de leurs magasins, ce qui permet aux magasins d’utiliser l’application indépendamment. L’application client est accessible directement ou via un widget léger que l’entreprise peut intégrer dans son ou ses sites Web.
En accédant à l’application via le widget, les magasins et les clients peuvent voir les tickets qu’ils ont soumis sur le portail. Ils peuvent soumettre de nouveaux tickets via des formulaires Web personnalisables et accéder à une base de connaissances d’articles, de références ou d’informations générales que les clients pourraient trouver utiles. Ces multi-magasins ont la possibilité de choisir de créer plusieurs portails pour différents magasins, puis ils peuvent spécifier différentes règles de base de connaissances pour chacun. OneDesk propose également une version Plugin WordPress du widget pour faciliter l’intégration des widgets pour les sites Web exécutés sur WordPress.
Qu’il s’agisse d’un ticket d’un directeur de district, d’une demande de l’un des magasins, ou même d’un ticket de support général d’un client, notre client peut recevoir des tickets d’environ sept façons via courrier, widget et l’application client, grâce au Fonction de billetterie OneDesk. Ces tickets sont automatiquement enregistrés pour un traitement ultérieur et peuvent être personnalisés pour répondre aux différentes exigences opérationnelles. Comment? OneDesk permet de créer des formulaires Web personnalisés pour recevoir différents types de tickets à des fins différentes. Les clients et les magasins peuvent même joindre des documents et des fichiers pertinents à des tickets tels que des images de produits jusqu’à 25 Mo. Pour télécharger des billets assemblés, OneDesk dispose d’une fonction d’importation qui permet à notre client de consigner les billets déjà disponibles au format feuille de calcul ou CSV.
Pour les demandes qui peuvent nécessiter davantage de planification, de temps, de traitement ou de ressources, la fonction de tâche dispose des bons outils pour les gérer. Semblable à la façon dont les discussions de chat en direct peuvent être converties en tickets tout en conservant les conversations en cours, notre client peut facilement convertir les tickets en tâches selon les besoins. Pour aller plus loin, OneDesk permet d’attribuer la tâche à un utilisateur approprié ou à une équipe d’utilisateurs, avec une option pour automatiser l’ensemble du processus. Le magasin peut désormais envoyer des messages de bot automatisés en réponse à des changements spécifiques dans l’état des tâches, et les messages sont totalement configurables.
Les statuts de cycle de vie intégrés de OneDesk sont également automatisés. Ils suivent les activités en cours dans les tâches et les tickets soumis par les magasins et leurs clients, puis mettent à jour l’état du cycle de vie en conséquence. Ces statuts sont configurables et modifiables, ils peuvent être supprimés et le client peut choisir d’ajouter d’autres états. Pour favoriser une communication utilisateur-client efficace, OneDesk garantit que les clients peuvent recevoir une notification par courrier électronique concernant les discussions en cours et les changements dans l’état du cycle de vie des tâches et des tickets qu’ils suivent. Répondre à ces notifications par mail est également possible. Les réponses sont automatiquement récupérées et enregistrées sur OneDesk comme elles ont été envoyées dans l’application.
La clarté et l’organisation sont des clés essentielles pour gérer efficacement un magasin de détail de toute taille ou structure. Et l’application principale de OneDesk a la bonne interface pour gérer et organiser efficacement les tâches du magasin et les tickets. Le panneau de projet de l’application principale affiche les projets en cours dans une hiérarchie, respectivement, le nom de l’entreprise, les dossiers de portefeuille ou de projet, et les projets en cours qui appartiennent à ces dossiers. Pour notre client de détail, chaque magasin aura un portefeuille de projets désigné, et les tâches et les billets correspondants pour le magasin seront organisés au sein des projets.
Pour une meilleure analyse et une meilleure gestion des ressources, OneDesk permet de visualiser les activités sur le système grâce à une collection de perspectives analytiques sur l’application principale. L’arborescence, par exemple, présente les magasins en relation avec leurs tâches en cours et leurs tickets dans une hiérarchie. La vue à plat répertorie toutes les tâches en cours, quel que soit le magasin ou la hiérarchie spécifique. La vue de gantt présente une vue comparative du calendrier d’activités planifié par rapport au calendrier mis en œuvre ou réel. Cela permet également de repérer facilement les différences entre ces calendriers en utilisant des jeux de couleurs. Le client peut ajuster les deux horaires via l’interface glisser-déposer tout en observant les changements en vigueur. Les autres vues incluent le tableau d’état, la vue du calendrier et le tableau de bord, chacun d’eux présentant une perspective unique des activités en cours et de l’allocation des ressources qui en résulte. Le client a la possibilité de créer ses vues personnalisées à partir du mix existant, et il peut partager ses vues personnalisées avec les magasins et les utilisateurs de manière pratique. Étant donné que la confidentialité et l’ordre peuvent être un problème, OneDesk permet une approche pour isoler les projets en cours dans un magasin, en les cachant en fait des autres magasins.
La troisième application OneDesk est l’application mobile pour les plates-formes Android et iOS. L’application mobile est entièrement synchronisée avec l’application principale et comprend également la plupart des fonctionnalités de l’application mobile. Notre client et son équipe peuvent consulter les billets en déplacement, ils peuvent également consulter les discussions qu’ils suivent, s’engager dans des conversations, créer une feuille de temps pour suivre et chronométrer les activités, et ils peuvent arrêter les feuilles de temps en cours.
OneDesk s’intègre à des centaines d’applications Web dans l’environnement commercial d’un magasin de détail. Ceci est réalisé grâce à une application tierce, Zapier. En utilisant des centaines d’intégrations pré-créées ou Zaps disponibles, notre client peut désormais synchroniser OneDesk avec son système de comptabilité de magasin, par exemple. Et pour suivre le rythme des nombreuses versions et outils de OneDesk, OneDesk a documenté une série de guides et la nouvelle base de connaissances OneDesk pour aider les nouveaux propriétaires de magasins à démarrer du bon pied tout en aidant nos clients existants à mieux tirer parti de la plate-forme.