À propos de l’entreprise
La prise de conscience croissante des centres d’attraction du monde entier, des systèmes de transport plus rapides et plus fiables et la réservation sur Internet sont quelques-unes des raisons de l’essor de l’industrie du voyage et des loisirs. Au fil des ans, les voyagistes et les agences de voyages ont amélioré les expériences touristiques des touristes d’agrément en brisant les barrières linguistiques, monétaires et les coûts des circuits. Mais créer ces voyages d’agrément et ces forfaits n’est pas une tâche facile, les opérateurs recherchent, identifient et achètent constamment des composants de voyage individuels pour fournir les meilleurs composants de voyage, et l’intégration de la technologie a été une grande partie de leur succès.
Notre nouveau client est une agence de voyages et de voyages proposant des forfaits de voyage de groupe dans diverses destinations à travers le monde. L’équipe technologique de l’entreprise a contacté l’équipe d’assistance de OneDesk pour savoir si OneDesk dispose des outils nécessaires pour répondre à leurs besoins en matière de billetterie et d’outils de gestion de projet pour leur gestion de projet. L’équipe n’aurait pas pu être plus convaincue.
OneDesk en tant que plate-forme logicielle combine à la fois les fonctionnalités de helpdesk et de gestion de projet requises par l’agence de voyage et de tourisme. L’entreprise peut désormais gérer les touristes de ses clients tout en gérant la logistique interne sur le même système.
Service d’assistance des agences de voyages
La modularité et la mobilité sont des attributs essentiels d’un système de gestion et d’assistance efficace pour un voyagiste. Ainsi, OneDesk y parvient grâce aux trois applications modulaires composant la plate-forme OneDesk. Le premier est l’application mobile OneDesk qui offre la mobilité nécessaire. Cela garantit que l’équipe technique et les autres membres du personnel de l’agence de voyage peuvent répondre aux tickets des clients et effectuer d’autres opérations internes typiques de OneDesk, lors de leurs déplacements. L’application OneDesk Mobile est disponible sur les plates-formes Android et iOS.
Applications client et billetterie
La deuxième application OneDesk, l’application client, fournit les fonctionnalités de billetterie et d’assistance du côté client. Ainsi, les touristes interagissent avec cette application pour se connecter avec l’agence de voyages. L’application est installée sur le site Web de l’entreprise en tant que widget auquel les clients peuvent accéder, et les clients peuvent également être invités à la version Web de l’application via des liens d’invitation. L’application client comporte quatre onglets: messager, portail, formulaire Web et base de connaissances. Un onglet de messagerie est un outil de chat en direct qui peut être utilisé par les clients pour communiquer avec les équipes de support de l’agence de voyage. Les onglets du formulaire Web et du portail permettront aux clients de créer et de gérer des tickets respectivement, et l’agence peut afficher des articles utiles pour les clients via l’onglet formulaire Web.
L’équipe interne de la société de voyages traitera les tickets clients et gérera les projets dans l’interface principale de l’application. L’application principale OneDesk permet à l’équipe d’établir des sessions de chat en direct avec les clients, et ils peuvent également créer des tickets à partir de ces conversations de chat en direct. OneDesk fournit plusieurs autres canaux par lesquels les tickets peuvent être créés, tels que les envoyer par courrier, les importer dans des formats de feuille de calcul spécifiés, ou même en les créant manuellement sur l’application principale.
En ce qui concerne la billetterie, l’automatisation est une partie importante de OneDesk. L’équipe de l’agence de voyage peut désormais configurer et envoyer des messages de bot automatisés en réponse à certains événements, comme une réponse pour informer un client qu’un ticket a été créé pour lui. Ils peuvent également ajouter un avatar et un nom d’expéditeur à ces messages de bot pour personnaliser l’expérience de leurs clients. Les tickets peuvent également être attribués automatiquement ou manuellement à des membres spécifiques de l’équipe ou à une équipe entière lors de la création.
Le système de billetterie OneDesk est conçu pour prendre en charge les conversations sur chaque ticket créé. L’équipe peut entamer des conversations avec un client concernant le ticket correspondant. En plus de cela, OneDesk permet également à l’équipe de créer des fils de conversation privés sur le même ticket qui seront dédiés à la communication avec d’autres membres internes de l’équipe. Ceci est particulièrement adapté pour les informations opérationnelles sur le ticket que le client n’est pas censé voir.
L’application de billetterie dispose également d’une fonction d’état du cycle de vie qui informe les parties autorisées de l’état actuel du ticket, par exemple en attente, créé et résolu. Les statues de cycle de vie sont très flexibles et peuvent être configurées comme vous le souhaitez. Le statut de chaque billet peut également être rendu visible au client dans l’application client si l’agence de voyage souhaite tenir les clients informés de l’avancement de leurs billets.
Projets
Les statuts du cycle de vie des projets sont mis à jour manuellement par l’équipe interne ou automatiquement par l’automatisation du flux de travail OneDesk. L’automatisation prend effet en réponse à des événements prédéfinis tels que la journalisation d’une feuille de temps pour indiquer le nombre d’heures travaillées sur le ticket. Ces feuilles de temps peuvent être consignées de trois manières, notamment en démarrant un minuteur sur le panneau de tickets, en enregistrant manuellement une feuille de temps ou en important des feuilles de temps dans des formats donnés.
Certains billets soumis à l’opérateur de voyages nécessitent un traitement supplémentaire et ont accès à des outils de gestion de projet plus sophistiqués que ce que le système de billetterie peut fournir. L’outil de tâches OneDesk est bien adapté à cet effet. La tâche OneDesk possède les fonctionnalités du système de billetterie, avec l’ajout d’outils avancés de gestion de projet pour la planification et la planification. Les tickets existants sur la plate-forme peuvent être facilement convertis en tâches, tandis que l’équipe peut également créer des tâches manuellement à partir de l’interface principale de l’application. OneDesk permet également à l’équipe de créer et d’exporter un rapport sur les tâches en cours, les tickets et d’autres activités sur le système, à l’aide d’un modèle de rapport personnalisable. Le processus de rapport peut être automatisé, en envoyant un rapport automatisé des tâches et des tickets à des adresses e-mail désignées à des intervalles tels que hebdomadaires ou mensuels.
Vues
Avec plusieurs activités en cours à gérer, OneDesk fournit une série de vues pour donner à l’équipe une perspective claire. L’application principale OneDesk contient un ensemble de vues, chacune présentant une perspective unique des activités en cours. L’arborescence présente une liste de tâches et de tickets dans une hiérarchie, affichant quels tickets ou tâches appartiennent à quel projet. La vue à plat présente de manière unique une vue simple de toutes les tâches ou tickets sans rapport avec le projet de conteneur. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous effectuez un tri rapide des tickets.
La vue du calendrier est une représentation mensuelle des activités. Le Gantt adopte une approche différente en affichant le calendrier des activités par rapport au temps réel passé à effectuer ces activités. Cela fait de la vue Gantt un outil de gestion de projet particulièrement utile. La vue du tableau de bord est une autre vue qui présente les activités à l’aide de divers graphiques complets.
Une expérience utilisateur personnalisable est vitale pour le fonctionnement d’une agence de voyage, et OneDesk est un système flexible qui donne la priorité à la personnalisation. OneDesk permet à l’entreprise de configurer à la fois les interfaces de l’application et celles des modèles d’e-mails sortants. La société contrôle l’apparence et la convivialité des e-mails automatisés et générés par les utilisateurs à envoyer aux clients. L’entreprise peut également modifier d’autres composants tels que le fuseau horaire et les heures de travail, entre autres. OneDesk permet à l’entreprise d’activer ou de désactiver n’importe quel composant ou application sans affecter les performances globales du système.
Compte tenu de la dynamique de gestion d’une agence de voyage, OneDesk prend en charge l’intégration avec d’autres applications tierces. Le système dispose également de plusieurs centaines d’intégrations facilement disponibles avec des systèmes traditionnels tels que Dropbox, qui sont réalisées via un système tiers, Zapier. L’agence de voyages peut désormais étendre et intégrer son service d’assistance et son système de gestion de projet à d’autres systèmes d’entreprise à travers le monde, soit en utilisant les intégrations existantes, soit en créant leur intégration Zapier personnalisée.