Le travail collaboratif est une nécessité dans des industries spécifiques. Les sociétés de développement de logiciels et les fournisseurs de solutions technologiques ne font pas exception. Une société de développement de logiciels moyenne met en commun les compétences, l’expérience et l’expertise de plusieurs développeurs, chefs de projet et concepteurs de systèmes pour constituer leurs équipes de développement. La gestion de l’interopérabilité de ces équipes nécessite un mélange de flux de travail bien définis, de compétences de gestion spécialisées et du bon ensemble d’outils pour le travail. Une société de Cash Automation Technology a approché l’équipe OneDesk à la recherche d’un projet multiplateforme et d’un outil de gestion des ressources avec un système de billetterie et une capacité de stockage partagée pour son équipe.
Notre société cliente est spécialisée dans les services d’automatisation de la trésorerie pour d’autres entreprises de son marché cible. Ils construisent des systèmes de recyclage des espèces pour gérer l’argent des banques et des hôtels de toutes tailles. La société se compose d’une équipe d’ingénieurs logiciels experts, de programmeurs et de chefs de projet travaillant ensemble pour identifier et résoudre les problèmes au sein de ces institutions cibles à l’aide d’une technologie logicielle de pointe. De manière conventionnelle, l’entreprise de notre client implémente des serveurs locaux dans le développement de projets lors des phases de développement et de test. Ils utilisent également d’autres outils de gestion courants pour la communication, le support et la gestion des ressources. Cependant, la complexité de l’utilisation et de la maintenance de plusieurs outils pour des tâches connexes au sein d’une équipe s’est avérée inefficace, et les plates-formes de développement sont assez rigides par rapport aux besoins et aux attentes de l’entreprise. Cela a suscité le besoin d’un système complet qui possède toutes les fonctionnalités requises par l’entreprise et s’intègre bien aux systèmes existants actuellement utilisés au sein de l’organisation.
La gestion de projet à cette échelle et la nature du travail du client dépendent de manière critique d’un travail d’équipe fluide et de la capacité d’optimiser les ressources et de respecter les délais. Le bon outil de gestion de projet est un déterminant essentiel du succès à long terme de l’entreprise. OneDesk est équipé d’une suite d’outils conçus pour fournir un flux de travail fluide comme décrit dans le cas de notre entreprise cliente. Un système de billetterie intégré permet aux utilisateurs privilégiés de créer et de soumettre des tickets personnalisables sur des projets et des tâches. Un ticket peut être créé pour pratiquement tout problème nécessitant une attention et une résolution immédiates. Le chef d’équipe peut créer des discussions en réponse aux tickets soumis et même attribuer des tâches en fonction du ticket si une action supplémentaire est requise. OneDesk simplifie davantage les responsabilités des chefs de projet au sein de l’organisation grâce à son système intégré d’automatisation des flux de travail. Le système permet au gestionnaire de créer des réponses automatisées et personnalisables à des actions spécifiques que les utilisateurs exécutent sur les tickets. Les responsables peuvent également modérer l’accès aux discussions à l’aide des modificateurs d’accès privé ou public pour s’assurer que seuls les membres désignés de l’équipe peuvent accéder à la discussion.
OneDesk intègre des cycles de vie de projet dans des tickets et des tâches pour aider les utilisateurs à suivre l’état actuel de chaque élément de travail ou projet. Le statut actuel du projet dans le cycle de vie peut être modifié à mesure que le statut du projet change. Le cycle de vie du projet dans OneDesk est entièrement configurable, et plus d’étapes peuvent être créées tandis que les étapes existantes peuvent être modifiées ou supprimées toutes ensemble selon les besoins. La plate-forme fournit également un système d’enregistrement du temps efficace qui peut être utilisé en important des feuilles de temps ou en utilisant le minuteur intégré qui simplifie la planification des projets et le suivi des activités. Le système d’enregistrement du temps et de planification automatise également le cycle de vie du projet. Il met automatiquement à jour l’état actuel du projet dans le cycle de vie comme spécifié dans le calendrier / plan du projet.
L’application mobile OneDesk améliore et stabilise le flux de travail organisationnel. Il permet aux utilisateurs de gérer le minuteur du projet à distance à l’aide de leurs appareils mobiles lorsqu’ils sont hors site. L’application mobile OneDesk, disponible sur les plates-formes Android et iOS, est automatiquement synchronisée avec le minuteur du projet sur l’application principale. Le responsable peut analyser les feuilles de temps soumises sur son tableau de bord et il peut approuver ou rejeter les feuilles de temps consignées, une fonctionnalité essentielle dans la facturation des employés. En un clic sur un bouton, les chefs de projet peuvent créer, exporter et télécharger des rapports de feuilles de temps enregistrées pour une analyse plus approfondie ou un traitement de la paie. Les utilisateurs peuvent également recevoir des notifications sur les tickets et les tâches dans lesquelles ils sont impliqués via leur application mobile OneDesk.
OneDesk simplifie la gestion des ressources dans l’organisation. Il contient une collection de vues dont chacune donne un aperçu clair ou une illustration de l’allocation des ressources et du projet particulier au sein du système. La vue Gantt, par exemple, est un outil utile dans l’outil de gestion des ressources qui permet aux chefs de projet de surveiller de plus près qui travaille sur quoi et quand. Cet outil parmi d’autres vues facilite la détection des doublons dans l’affectation des tâches, et la reprogrammation des tâches est encore plus confortable avec l’interface utilisateur activée par glisser-déposer. De plus, OneDesk permet également de comparer le calendrier projeté avec des calendriers pratiques. Cela donne au gestionnaire une meilleure perspective lors du suivi de l’efficacité du temps et des délais, le cas échéant. La vue présente une comparaison côte à côte de la tâche assignée à un utilisateur avec le temps alloué par rapport au temps écoulé par l’utilisateur pour exécuter la tâche.
OneDesk met en œuvre une approche supérieure dans la conception de son système de niveaux et d’autorisations. Les privilèges des utilisateurs sont triés en niveaux d’accès et peuvent être personnalisés pour correspondre aux exigences opérationnelles de l’entreprise cliente. L’administration de haut niveau a tous les droits, y compris la possibilité d’activer et de désactiver des fonctionnalités dans le système. Les administrateurs / gestionnaires peuvent également créer des utilisateurs et des équipes et attribuer des privilèges sur le système. Les utilisateurs existants peuvent également être importés au format CSV et les utilisateurs peuvent être désactivés ou réactivés. La plate-forme s’intègre également facilement à pratiquement toutes les applications grand public utilisées au sein de l’organisation cliente. Les gestionnaires peuvent facilement importer et exporter des données vers et depuis OneDesk. L’intégration avec les systèmes existants est également grandement simplifiée et peut être accessible dans le panneau d’intégration de l’application Admin. OneDesk donne la priorité à l’efficacité dans le flux de travail organisationnel, et la conception intuitive de la plate-forme garantit que peu ou pas d’expertise technique est nécessaire pour faire fonctionner et gérer le système.