L’information est le moteur du monde moderne et les entreprises de médias sont au centre de tout cela. Ces entreprises sont responsables de la conservation du contenu, de son amélioration et de sa présentation sous diverses formes. Ils s’engagent dans une recherche rigoureuse de données et s’efforcent de diffuser de nouvelles informations au bon public cible. Au-delà de la simple détermination de l’histoire à raconter et de la manière de la raconter, maintenir les roues d’une telle entreprise dans un secteur axé sur le changement nécessite la coopération d’une série d’équipes spécialisées capables de rechercher des données pertinentes et de fournir des résultats raffinés dans leurs rôles désignés. . Ces équipes sont tenues de collaborer, de fournir des rapports utiles et opportuns, d’obtenir des commentaires et de les mettre en œuvre. Les entreprises de médias sont toujours à la recherche de meilleures façons d’optimiser leurs équipes, et un client nous a approchés dans l’espoir de mieux perfectionner leur travail d’équipe et leurs outils de gestion de projet.

Notre entreprise cliente est un acteur spécialisé dans l’industrie de l’information. Ils fonctionnent comme une société d’édition et de médias vendant des publications financières à un public mixte, y compris des clients B2B qui ont besoin d’informations financières opportunes et pertinentes. L’entreprise s’engage dans un marketing ciblé et B2B en fonction du public cible, jouant un rôle essentiel dans le climat commercial et économique en fournissant des analyses approfondies et des publications financières.

Lors d’une conversation avec le service marketing de l’entreprise, nous avons noté que les efforts de marketing de l’entreprise pouvaient être attribués à quatre équipes travaillant 24 heures sur 24 pour atteindre les objectifs de l’entreprise tout en faisant continuellement rapport au chef d’équipe pour la coordination et la rétroaction. Le département marketing a souligné le besoin pressant d’un outil interne qui puisse les aider à mieux gérer ces équipes et ces projets. L’outil doit permettre aux membres de l’équipe de partager des informations de manière pratique sans nécessairement modifier le flux de travail existant. Le client a également noté que la plate-forme proposée devrait avoir les fonctionnalités nécessaires pour prendre en charge vingt à cinquante membres de l’équipe qui peuvent soumettre des rapports sur des tâches désignées de manière indépendante, tout en pouvant également obtenir des commentaires en temps opportun sur les informations qu’ils ont fournies sur la même plate-forme.

OneDesk fournit une solution viable au défi auquel est confrontée l’entreprise cliente. Il facilite la communication, la structure et le suivi des projets et des activités des équipes grâce à un assortiment d’outils disponibles sur la plate-forme OneDesk. Ces outils sont particulièrement adaptés pour fluidifier la communication et la gestion de projet entre les membres de l’équipe d’une organisation, comme dans le cas de l’entreprise cliente.

À l’aide de la plate-forme OneDesk, le chef d’équipe peut créer, gérer et suivre des projets ou des rapports sous forme de tickets. Le portail client permet au chef d’équipe de lire et de répondre aux tickets envoyés par les membres de l’équipe. Une fois le profil d’un membre de l’équipe créé sur OneDesk, il peut être inclus en tant qu’abonné sur les tickets existants et des tâches associées peuvent leur être attribuées. Les membres de l’équipe désignés peuvent également soumettre des tickets qui sont accessibles via le portail client. Les membres de l’équipe qui suivent un ticket ou un projet reçoivent des notifications rapides des discussions sur le projet de sorte que la discussion soit visible par toute l’équipe.

Les tickets sont capables de contenir une quantité massive de données concernant le projet ou le rapport en question. Ils sont entièrement personnalisables et peuvent être mis en œuvre à différentes étapes du cycle de vie d’un projet similaire au cycle de vie conventionnel d’un projet. Les tickets OneDesk peuvent également contenir des pièces jointes, et ils peuvent être configurés pour répondre à toutes les exigences du projet avec des champs personnalisables pour capturer les données pertinentes.

Le menu Projets du tableau de bord principal de l’application fournit une structure complète de tous les projets ou tickets existants, des membres de l’équipe désignés et des tâches assignées. Le portfolio peut être utilisé pour représenter les différents membres de l’équipe avec des tickets pour chaque membre ou des projets associés structurés dans le portfolio / dossier du membre. Les dossiers et sous-dossiers de projet peuvent être glissés et déposés pour obtenir la structure souhaitée.

Le tableau de bord OneDesk résout le principal défi de la communication et de la gestion de projet car il permet aux membres de l’équipe d’envoyer un rapport de tâche ou l’état du projet et d’obtenir des commentaires qu’ils ne peuvent pas manquer – via l’application et par courrier.

OneDesk permet aux équipes de recevoir ou de soumettre des tickets de plusieurs manières de manière pratique. Un moyen d’y parvenir consiste à utiliser le portail client dans lequel le ticket et les informations client seront automatiquement capturés sur OneDesk. L’administrateur peut également importer des tickets au format CSV à condition que les tickets aient été collectés dans un fichier de feuille de calcul. Les tickets peuvent également être récupérés à partir des systèmes existants utilisés au sein de l’entreprise grâce à l’intégration transparente de OneDesk. OneDesk peut également recevoir des tickets par e-mail lorsque les utilisateurs soumettent des tickets à une adresse e-mail spécifique à l’entreprise.

Les chefs d’équipe peuvent facilement afficher les détails des tickets sur OneDesk dans l’application principale. Ils peuvent également automatiser les réponses pour les tickets. La plate-forme facilite la personnalisation des messages automatisés en réponse à des tickets spécifiques. Ceci est particulièrement utile pour transmettre certaines informations aux membres de l’équipe lors de la soumission de tickets ou de l’achèvement de tâches spécifiques.

OneDesk fournit également des versions Android et IOS du système. Ces applications permettent aux membres de l’équipe de créer des tickets sur les tâches, de discuter des tickets sur les tâches qu’ils suivent, de consigner l’heure, de recevoir des notifications sur les nouvelles affectations et les nouvelles discussions. Que ce soit dans le bureau central de l’entreprise ou dans un coin de leur salle, les membres de l’équipe peuvent mettre à jour et répondre aux mises à jour du projet sans tracas, une approche qui simplifie la communication et la collaboration entre les équipes.

Les utilisateurs peuvent également être divisés en différents niveaux d’accès avec des autorisations et des privilèges différents. Cela garantit que seuls les membres de l’équipe disposant des privilèges appropriés ont accès aux données et aux informations sur les projets en cours. Le portail est différent pour chaque utilisateur et les utilisateurs peuvent être limités à leurs propres billets ou à tous les billets comme bon leur semble. Par conséquent, notre client peut facilement personnaliser son flux de travail ou intégrer OneDesk à son flux de travail existant, améliorant ainsi les opérations grâce à une meilleure efficacité de la communication sans avoir à effectuer de changements opérationnels majeurs. L’interface utilisateur conviviale de OneDesk, les niveaux d’accès bien définis et une foule d’autres fonctionnalités aideront l’entreprise cliente à adopter une adoption transparente de la plate-forme, une meilleure désignation des tâches adaptée à la taille de l’équipe et à la nature du travail, et un projet sans tracas. la gestion.

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