De plus en plus d’équipes choisissent d’opter pour le travail à distance. Bien que le travail à distance présente de nombreux avantages, il présente également des défis. L’un des plus grands défis est de faciliter la collaboration en équipe. Bien que les appels vidéo et les réunions puissent être utiles, il est important que votre équipe sache de manière dynamique sur quoi les autres travaillent ou comment ils progressent sur les tâches. De même, où que vous soyez, il est essentiel de surveiller et de gérer les demandes des clients et d’y répondre efficacement. Un logiciel d’assistance à distance peut aider à éliminer la redondance et les silos, à améliorer la productivité et à garder tout le monde sur la même longueur d’onde. OneDesk est une application polyvalente pour gérer des tâches et des projets, collaborer avec votre équipe et soutenir vos clients. Continuez à lire pour savoir comment OneDesk peut relever les défis du travail à distance.
Support client à distance
Un aspect unique de OneDesk est qu’il comprend un service d’assistance intégré de manière transparente dans le logiciel de gestion de projet. De cette façon, OneDesk est un hub central et tout-en-un pour le travail à distance. Les clients peuvent soumettre des tickets pour des demandes de service, des demandes de renseignements, des problèmes ou toute autre chose que vous autorisez. OneDesk propose des applications client – des outils pour aider les clients à soumettre leurs demandes ou à rester à jour et informés. Ces applications incluent : des formulaires de demande, un chat en direct, un portail client et une base de connaissances. Quelle que soit la manière dont un client vous contacte (e-mail, chat en direct, formulaires de demande, applications tierces intégrées), les demandes sont centralisées dans votre OneDesk. Mieux encore, OneDesk est flexible. Les fonctionnalités du service d’assistance peuvent être utilisées indépendamment ou être intégrées de manière transparente dans votre gestion de projet. Par exemple, séparez les demandes de vos projets internes ou intégrez plutôt une demande dans vos projets en la transformant en tâche . L’escalade d’un ticket vous permet de donner un calendrier à la tâche et de l’incorporer dans des projets sans perdre les détails ou l’historique des conversations du ticket.
Outil d’assistance à distance basé sur le cloud
Que votre équipe travaille sur le terrain, à domicile ou dans un bureau, il est crucial qu’elle puisse accéder à ses missions. OneDesk est une application basée sur le cloud, ce qui signifie qu’elle est accessible depuis un navigateur, où que vous soyez, que ce soit sur un ordinateur portable, un ordinateur de bureau ou un appareil mobile. Si vous avez accès à Internet, vous pouvez accéder à vos devoirs. Cette accessibilité est parfaite pour les équipes de travail à distance car elle ne nécessite pas que votre équipe télécharge un logiciel ou achète du matériel spécifique.
Gestion du service d’assistance à distance adaptée aux mobiles
OneDesk est accessible depuis un navigateur mobile ou en téléchargeant l’application mobile, disponible sur iOS ou Android. À partir du OneDesk mobile, votre équipe peut répondre aux demandes des clients, afficher et mettre à jour leurs affectations, communiquer avec leur équipe, partager des fichiers et consigner l’heure, le tout depuis leur téléphone.
Gérer les tâches et les projets à distance
OneDesk fournit une gestion de projet tout au long du cycle de vie. Planifiez, planifiez, hiérarchisez et attribuez des tâches et des projets à votre équipe. L’avantage de OneDesk est qu’il est polyvalent et personnalisable. Que vous souhaitiez créer une simple liste de tâches pour votre équipe ou planifier des projets complexes avec des sous-tâches, des points agiles et des dépendances, OneDesk peut vous faciliter la tâche.
Faciliter la collaboration de l’équipe d’assistance à distance
OneDesk est un outil hautement collaboratif, parfait pour les télétravailleurs cherchant à faciliter les échanges avec leur équipe. Vous pouvez rassembler tout votre travail en un seul endroit et en un coup d’œil, vous pouvez voir les tâches et les projets sur lesquels votre équipe travaille. OneDesk dispose de nombreuses vues de travail utiles pour organiser les informations et offre même la possibilité de créer des vues de travail personnalisées. Les vues de travail offrent un moyen simple de filtrer ou de regrouper les tâches et les projets selon vos besoins. Les vues de travail peuvent être enregistrées et facilement commutées entre elles. Dans vos vues de travail, vous pouvez voir des éléments tels que qui est affecté à quelle tâche, le statut de la tâche ou son niveau de priorité. Des individus ou des équipes entières peuvent être affectés à des tâches, des sous-tâches et des projets. De cette façon, vous savez toujours qui travaille sur quoi.
Besoin de plus de précisions ou d’aide pour une tâche ? Réduisez les allers-retours, les chaînes d’e-mails et les réunions. Le messager OneDesk est un chat en temps réel. Vous pouvez discuter avec votre équipe ou vos clients juste à côté des détails de votre travail. Ajoutez vos collègues et communiquez directement depuis OneDesk sans basculer entre les applications.
Communication contextuelle
Vous travaillez dans le panneau de détail des tâches. Le panneau de détails contient toutes les informations dont vous avez besoin pour accomplir votre tâche ou voir ce que fait un coéquipier. Les tâches peuvent avoir des descriptions, vous pouvez partager des fichiers, définir des priorités, modifier l’état du cycle de vie, enregistrer l’heure et avoir des conversations. Ajoutez votre équipe ou un collègue à une conversation pour obtenir de l’aide ou les informer de tout changement.
Vous pouvez tabuler dans l’application de messagerie ou avoir des conversations liées et attachées directement aux détails d’une tâche ou d’un projet. Lier une conversation à une tâche vous permet de rester dans le contexte et de réduire les répétitions car tous les détails et l’historique de la tâche sont là !
Suivez les performances et les objectifs de votre équipe à distance
OneDesk offre une variété de façons de suivre, de surveiller et de créer des rapports sur les performances des équipes de travail à distance. Les gestionnaires ou les administrateurs peuvent afficher le travail dans tous les projets et applications. Comme mentionné, OneDesk est déjà un outil collaboratif qui vous permet de visualiser la progression, l’état du cycle de vie et le destinataire des tâches. De plus, le widget graphique vous donne une ventilation des performances en haut de votre application de tâches et de projets. Le widget graphique affiche en un clin d’œil des informations telles que si votre équipe est en avance ou en retard sur le calendrier, combien de tâches sont en cours ou terminées, et plus encore. De plus, l’application d’ analyse de OneDesk fournit une grande variété de tableaux et de graphiques en temps réel pour surveiller des éléments tels que la charge de travail de l’équipe, l’avancement du projet et le travail planifié par rapport au travail réel. Il existe également des minuteries et des feuilles de temps intégrées pour suivre le temps que chacun prend pour accomplir des tâches.
Plus d’avantages du service d’assistance à distance
Une fonctionnalité très utile pour les équipes distantes est ce qu’on appelle les automatisations de flux de travail. Les automatisations de flux de travail sont un moyen de réduire les tâches répétitives, de rester au top du travail et de tenir tout le monde informé. Les automatisations dans OneDesk sont flexibles. Vous pouvez, par exemple, hiérarchiser automatiquement les tâches ou envoyer des rappels à votre équipe.
Si votre équipe rencontre des problèmes de collaboration ou de suivi du travail tout en travaillant à distance, il est peut-être temps de mettre en œuvre un logiciel de gestion du travail à distance. Un outil comme OneDesk peut gérer de nombreux défis du travail à distance. D’une part, la création d’un emplacement central pour la communication élimine la confusion et les retours en arrière. Deuxièmement, un outil comme OneDesk facilite également l’attribution du travail et le suivi des progrès grâce à des vues de tableau de bord personnalisables. Enfin, OneDesk peut réduire le travail manuel en fournissant des graphiques KPI intégrés et des automatisations polyvalentes.