Votre compte OneDesk enverra des e-mails pour diverses raisons. Cet article explique les différents types d’e-mails que nous envoyons et comment vous pouvez modifier le contenu de ces e-mails pour mieux répondre à vos besoins.

Le modèle d’e-mail:

Chaque fois que OneDesk envoie un e-mail en votre nom, il le fera en utilisant le modèle que vous configurez sur votre compte. Cela se trouve sous:
Administration> Paramètres de messagerie

Ici, vous pouvez définir l’en-tête de l’e-mail, la signature et les adresses e-mail “d’affichage” pour la réponse et la non-réponse. C’est assez simple à utiliser, mais une chose qui n’est peut-être pas évidente est que si vous souhaitez utiliser des images ici, vous devez les copier et les coller à partir du Web (par exemple le logo de votre site Web).

Cette vidéo donne un aperçu.

 

Notifications de nouveaux messages aux abonnés.

OneDesk a le concept de «suiveurs» sur les tickets, les tâches et les projets. Lorsque vous ajoutez un abonné à quelque chose, vous dites essentiellement «avertir cette personne de toute nouvelle discussion à ce sujet». Clients suiveurs ne sont informés que des conversations publiques, alors que adeptes internes (vos utilisateurs) sont informés de tous les messages (qu’ils soient publics ou privés).

Il s’agit d’un aspect fondamental de la collaboration dans OneDesk, mais vous pouvez le désactiver pour les utilisateurs dans leurs préférences (voir ci-dessous). Cependant, il ne peut pas être désactivé pour les clients. Si vous ne souhaitez pas qu’un client reçoive ces e-mails, vous devez les supprimer en tant qu’abonné.

Le texte de l’e-mail et la ligne d’objet de ces notifications de discussion sont entièrement composés en utilisant le contenu de vos messages, utilisateurs, types, éléments et autres contenus, il n’est donc pas nécessaire de le traduire (puisque toutes ces choses peuvent être modifiées d’autres manières).

 

E-mails de notification système:

Ces e-mails sont envoyés aux clients et aux utilisateurs et sont utiles pour les flux d’utilisateurs OneDesk de base tels que l’inscription, l’inscription, etc. Vous pouvez modifier le contenu de ceux-ci ou même les désactiver, mais sachez que cela peut interrompre votre flux d’utilisateurs. Ils peuvent être modifiés sous:
Administration> Utilisateurs (ou clients)> E-mails aux utilisateurs

 

Préférences de l’utilisateur

Certaines choses dont un utilisateur peut choisir s’il souhaite être notifié. S’ils constatent qu’ils reçoivent trop de notifications, ils peuvent les désactiver dans leurs préférences.
Cela peut être trouvé sous:
Utilisateurs> (Toi même)> Envoyez-moi un courriel à propos de

  • Changements d’affectation: Avertir lorsque vous êtes affecté ou désattribué à un élément (activé par défaut).
  • Discussions que vous suivez: Si vous ne souhaitez pas être informé des discussions que vous suivez.
  • Nouveaux utilisateurs dans vos projets: si vous souhaitez être averti lorsque les utilisateurs rejoignent (désactivé par défaut).
  • Acceptez toutes les invitations: Rejoignez automatiquement tous les projets auxquels vous êtes invité (activé par défaut).

 

E-mails d’automatisation du flux de travail.

OneDesk permet également aux administrateurs d’envoyer des notifications par e-mail qui sont déclenchées dans les conditions qu’ils définissent. Par défaut, les nouveaux comptes en ont des exemples pour:

  • “Réponse automatique aux nouveaux tickets” Publie automatiquement un message de réponse sur les nouveaux billets. Étant donné que les nouveaux messages sont envoyés par e-mail, le demandeur les recevra.
  • “Publier une discussion lorsque l’état est mis à jour” Publie un message sur le ticket lorsque le statut est modifié. Étant donné que les nouveaux messages sont envoyés par e-mail, le demandeur les recevra.

Ces messages peuvent être modifiés ou désactivés sous:
Administration> Billets (ou tâches)

Vous pouvez également créer vos propres notifications ici en configurant une nouvelle automatisation de flux de travail qui publie un message lorsqu’un événement déclencheur se produit. Les automatismes de flux de travail peuvent faire beaucoup plus que d’envoyer des e-mails: Cliquez ici pour en savoir plus.

J’espère que cet article vous a aidé à expliquer les différents types d’e-mails envoyés par OneDesk ainsi que la façon dont vous pouvez les modifier. N’hésitez pas à demander si vous avez des questions.

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