Transcription
L’application financière est destinée aux organisations qui souhaitent gérer les finances liées à leurs projets, tickets et tâches au sein de OneDesk. En combinaison avec les autres outils de OneDesk, vous pouvez facilement prévoir les coûts et les montants de facturation en fonction des tarifs que vous avez définis et vous permet de suivre en temps réel les montants et les coûts de facturation prévus et réels.
Cette vidéo est un aperçu de ce que les financiers peuvent faire et comment cela fonctionne.
Accéder à l’application Finances
L’application financière est accessible sur votre panneau latéral gauche indiqué par le symbole du dollar. En tant qu’utilisateur de niveau administrateur, vous pouvez configurer qui a accès à l’application Financials via le profil d’un utilisateur individuel. Vous voudrez peut-être cacher vos informations financières à certains utilisateurs. Pour ce faire, rendez-vous dans l’application des utilisateurs, cliquez sur l’utilisateur pour afficher son profil. Vous pouvez ensuite choisir de définir un utilisateur comme ayant un accès complet ou limité. Avec un accès limité, un utilisateur ne peut pas voir l’application Financials et n’aura donc pas accès aux finances de l’organisation.
Présentation de l’interface
Passons maintenant à l’application financière.
Sur le côté droit de l’écran, vous verrez les différentes colonnes avec les finances relatives à chaque projet et les éléments qu’il contient. Ces colonnes peuvent être personnalisées à votre guise, en cliquant sur la roue dentée et en les cochant ou en les désactivant. Vous pouvez voir qu’il existe différentes colonnes pour le travail, le coût, les facturables et les prévisions. Consultez notre blog ou les articles de notre base de connaissances pour obtenir des descriptions détaillées de chacune de ces options de colonne.
Pour cette vidéo, je me concentrerai principalement sur les coûts et facturables prévus et réels.
Notez ici que vous pouvez également déterminer les colonnes calculées. En cliquant sur la roue dentée et l’option Colonne calculée. Dans le menu résultant, vous serez invité à sélectionner les propriétés que vous souhaitez soustraire. En fonction de votre sélection pour la première propriété, la propriété de soustraction changera. Par exemple, si nous sélectionnons Travail réel comme première propriété, nous pouvons choisir entre Travail prévisionnel et Travail facturable réel à soustraire.
Vous pouvez voir ici, la nouvelle colonne apparaît dans notre vue intitulée “AW – BW”. Je peux aussi le déplacer. Comme les autres colonnes, vous pouvez maintenant choisir d’afficher ou non cette colonne à partir du menu de la roue dentée. Veuillez noter que la suppression de cette colonne de soustraction la supprimera et qu’elle devra être ajoutée à nouveau manuellement si vous souhaitez la voir.
Définir les coûts et les taux de facturation
Voyons maintenant comment nous commençons réellement à budgétiser notre travail. Vous pouvez modifier le coût et les taux de facturation par niveau. Ces taux peuvent être modifiés pour mieux refléter le flux d’argent entrant et sortant de votre entreprise lorsque vous travaillez sur vos projets, tickets et tâches.
Pour modifier les calculs de coût et les calculs de facturation, sélectionnez le menu d’actions sur le côté gauche de l’application Financials et l’option “modifier les taux de coût/facturation”. Comme vous pouvez le voir, il existe différents tarifs que vous pouvez définir pour vos coûts et votre facturation, par exemple par équipe ou par projet. Vous pouvez fixer les tarifs à l’heure, avec un minimum mensuel, ou un tarif mixte. Dans le cas d’un taux mixte, votre taux horaire s’appliquera une fois le minimum atteint.
Disons que j’ai une entreprise avec plusieurs équipes. Mon équipe de support ici est payée 25 $ de l’heure par l’entreprise. L’équipe de développement est de 50 $ par heure et mon équipe de conception est de 30 $ par heure. Fixons et calculons nos coûts.
Fixons ensuite nos taux de facturation. Dans ce cas, disons que mon entreprise facture ses clients en fonction du type de projet. Ici, vous pouvez voir que j’ai trois types de projets activés, la conception, le développement et le support. Établissons des tarifs facturables. Disons que pour les projets de type support, nous avons un minimum mensuel, puis facturons toutes les heures après. Pour les projets de type conception et développement, nous facturons 100 heures par heure. Définissez et calculez vos montants.
Notre entreprise peut maintenant planifier des tâches et des projets comme d’habitude. Utilisez les applications Tâches et Projets pour rester sur la bonne voie et respecter les objectifs et les délais, hiérarchiser les tâches et allouer les ressources. (Voir nos articles de blog ou nos vidéos pour des informations détaillées sur la gestion de projet avec OneDesk)
Pour démontrer, ancrons les détails de nos articles sur le côté ici. Tout d’abord, vous pouvez voir que le projet ici est de type “conception” pour lequel nous fixons des tarifs facturables. Voyons également notre tâche dans ce projet ici appelé wireframing. Vous pouvez voir ici que cette tâche est confiée à l’un de mes designers. Vous pouvez également voir que le travail prévu pour notre tâche ‘Wireframing’ est fixé à 6 heures.
En fermant les détails de la tâche, nous pouvons voir ci-dessous qu’en fonction des heures planifiées de mes tâches et de mon taux de coût, mon coût prévu a été généré. 6 heures multipliées par le coût de 30 $ de mon équipe de conception. De plus, mon montant facturable prévu est généré pour 6 heures en fonction de mes tarifs facturables par le type de projet dont cette tâche fait partie. Le total de mon projet est calculé par le montant de toutes les tâches du projet de conception.
Revenir au panneau de détail des tâches et faire défiler nos feuilles de temps. Vous pouvez voir qu’un de mes concepteurs a soumis une feuille de temps pour 2 heures de temps facturable sur cette tâche. C’est là que les coûts réels et les montants facturables réels sont générés. Enfin, le bénéfice est calculé sur la base du montant facturable réel moins les coûts réels.
Désormais, en tant que chef de projet, nous pouvons suivre de manière dynamique si notre budget de coûts prévu est conforme aux coûts réels. Avec l’application Financials, il est facile d’estimer ou de réévaluer dynamiquement vos taux de facturation. N’oubliez pas de consulter nos autres vidéos et articles sur l’utilisation de OneDesk. Et si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le chat en direct ou à support@onedesk.com.