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Les organisations à but non lucratif fonctionnent comme n’importe quelle autre entreprise, même si le profit n’est pas l’objectif principal. Avec des ressources et des financements limités du gouvernement, des membres et des donateurs, les organisations à but non lucratif ont du mal à investir dans des logiciels et des outils susceptibles de transformer leur flux de travail. Cela rend difficile le choix du logiciel approprié qui pourrait réduire leur charge de travail. Ces organisations ont besoin de solutions pour la gestion des parties prenantes, d’une base de connaissances pour répondre aux questions et de la gestion de projet pour planifier des collectes de fonds ou des programmes de bénévolat. C’est pourquoi il est judicieux de sélectionner des logiciels aux multiples facettes avec des fonctionnalités polyvalentes pouvant cibler une ou plusieurs fonctions.

OneDesk est une combinaison de HelpDesk et de gestion de projet dans une seule application. Avec OneDesk, vous pouvez assister vos clients et gérer des projets sans avoir à acheter, apprendre, intégrer et basculer entre plusieurs applications. OneDesk fournit une solution clé en main aux organisations à but non lucratif pour capturer automatiquement les demandes des parties prenantes et y répondre à temps. Si ces demandes nécessitent un travail supplémentaire de votre part, des tâches peuvent être assignées à vos équipes et accomplies dans les heures du projet.

Dans ce panneau, vous pouvez créer des projets et des portefeuilles. Ces portefeuilles agissent comme des conteneurs pour vos projets. Les portefeuilles peuvent être intitulés en fonction du nom du client, de l’organisation cliente, du type de projet ou des services de votre opération gérant les projets affectés.

Cela vous permettra d’organiser les projets liés à leurs portefeuilles respectifs. Vous pouvez ensuite suivre la progression des projets dans ce portefeuille spécifique.
Dans chacun de ces projets, vous pourrez consulter les demandes des parties prenantes et les affectations prévues à l’aide des applications Tickets et Tâches.

L’application de ticket vous permet de suivre et de gérer les tickets de support qui arrivent à la suite des demandes des parties prenantes. Ces demandes peuvent être soumises de plusieurs manières.

La première consiste à recevoir la demande via l’application de chat en direct sur votre site Web. L’application de chat en direct de OneDesk est une application orientée client visant à promouvoir la communication avec les parties prenantes. Vous pouvez personnaliser l’application en ajoutant les couleurs de votre entreprise, le logo et l’avatar BOT. Une fois que le donateur vous a envoyé un message via le chat en direct, les membres de votre équipe peuvent afficher cela dans leur application Messenger, répondre et créer le ticket à partir de la conversation. Ce faisant, OneDesk associe le ticket et la conversation, permettant à votre équipe d’afficher toutes les données nécessaires à partir d’une seule plate-forme.

La deuxième méthode consiste à transférer automatiquement votre e-mail d’assistance à l’adresse e-mail trouvée ici. Lorsqu’une partie prenante envoie un e-mail à votre adresse e-mail d’assistance, OneDesk capture cet e-mail et génère un ticket. Toutes les informations critiques contenues dans l’e-mail seront capturées sur le ticket.

Chaque fois qu’une partie prenante ou un donateur envoie une demande par e-mail, OneDesk crée automatiquement un enregistrement client et catégorise le demandeur du ticket en fonction de son organisation. Alternativement, vos donateurs, bénévoles ou contributeurs peuvent également soumettre des billets via la fonctionnalité de portail client fournie par OneDesk.

Ce portail permet à vos parties prenantes de vous soumettre des tickets, de communiquer avec les membres de votre équipe et de consulter leurs tickets. Vous pouvez activer les options d’affichage pour les donateurs potentiels et existants ou d’autres utilisateurs finaux pour filtrer les tickets en fonction du type de demande de ticket, du projet auquel il appartient, etc.

Vous pouvez configurer des formulaires Web personnalisables que vos parties prenantes doivent remplir, ce qui génère des tickets sur votre tableau de bord. Ces formulaires peuvent obliger les parties prenantes à fournir les informations dont vous avez besoin pour résoudre le problème. Vous pouvez également créer des flux de travail personnalisés qui commencent par ces formulaires.

Le formulaire Web par défaut ressemble à ceci. Pour personnaliser ce formulaire Web, cliquez ici. Vous pourrez définir certains champs selon les besoins, renommer les champs existants et ajouter des champs supplémentaires, y compris des champs personnalisés.

Par exemple, vous pouvez créer un formulaire Web pour les donateurs potentiels qui pourraient avoir des questions sur vos programmes de dons. Ils peuvent accéder à votre portail client et sélectionner le formulaire Web intitulé «Programmes de dons». Vous pouvez ensuite ajouter les champs standard ou personnalisés pour capturer les informations appropriées nécessaires pour résoudre le ticket. Vous pouvez également configurer ces champs pour qu’ils soient obligatoires pour garantir que toutes les informations nécessaires sont capturées.

Une fois que votre donateur a rempli le formulaire Web sélectionné, vous générerez un ticket dans votre application Ticket dans OneDesk.

Le ticket vous permet de voir les détails qui ont été remplis sur le formulaire Web. Vous pouvez ensuite attribuer ce ticket à une personne, une équipe ou un service spécifique. OneDesk vous permet d’attribuer plusieurs membres d’équipe et services à un ticket. Cependant, vous pouvez éliminer l’affectation manuelle des équipes en automatisant le processus.

Souvent, les organisations à but non lucratif suivent les demandes de leurs parties prenantes en formatant ces données dans des feuilles Excel. Vous pouvez convertir votre fichier Excel en fichier CSV et l’importer dans votre compte OneDesk.

OneDesk peut automatiser votre flux de travail et éliminer toute intervention manuelle pour acheminer les tickets vers l’équipe appropriée. Avec les automatisations de flux de travail de OneDesk, vous pouvez acheminer des éléments vers des équipes et des projets, répondre automatiquement aux utilisateurs finaux, ajouter des notifications personnalisées et bien plus encore.

De nombreuses organisations à but non lucratif utilisent les automatisations de flux de travail de OneDesk pour configurer des attributions automatiques afin de maximiser l’efficacité. Pour ce faire, accédez à vos paramètres d’administration et cliquez sur l’onglet ticket.

Vous pouvez créer de nouvelles automatisations de flux de travail ou en modifier une existante. Sélectionnez l’utilisateur ou les équipes que vous souhaitez désigner pour le type de ticket spécifique. De cette façon, l’affectation tournera entre les utilisateurs à chaque fois qu’un nouveau ticket est créé. Ce faisant, votre équipe pourra gérer sa charge de travail plus efficacement. Une rotation des tickets uniformément répartie vous permettra de fournir le meilleur service à vos parties prenantes.

Une autre façon d’augmenter votre efficacité consiste à utiliser une automatisation pour répondre aux tickets de vos parties prenantes. Vous pouvez le faire en créant simplement une réponse automatique générée par votre BOT. Cela informera le demandeur qu’un ticket a été créé de votre côté et qu’il est en cours de traitement par votre équipe.

La communication est un élément essentiel des relations avec les parties prenantes. Il est donc nécessaire de faire le suivi de tous les courriels envoyés par les membres, les donateurs ou les bénévoles.

Si une partie prenante souhaite faire le suivi de son ticket, elle peut soit répondre par e-mail, soit créer des conversations directement à partir du portail. Ce message apparaîtra dans le messager et sera également lié à ce ticket spécifique.

Les membres de votre équipe peuvent répondre à cette conversation existante pour communiquer avec l’utilisateur final, ou peuvent créer des messages internes pour les membres de leur équipe. Les conversations internes sont masquées aux utilisateurs finaux car elles sont affichées en tant que «réponse interne». Ceci est utile car cela permet aux membres de l’équipe de résoudre le problème grâce à des efforts de collaboration et de fournir des informations plus précises à la partie prenante.

En outre, les parties prenantes peuvent également initier un engagement via la fonctionnalité d’application Livechat dans OneDesk. Le chat en direct permet à vos parties prenantes d’envoyer des pièces jointes et de mener des conversations en temps réel. Étant donné que les formats de discussion sont de nature instantanée, les questions ou les problèmes peuvent être résolus immédiatement par les membres de votre équipe. En dehors de cela, la fonction de chat en direct de OneDesk horodate également la conversation, ce qui aide votre équipe à vérifier l’heure de la conversation en cas de litige.

Les tickets nécessitent une action immédiate et peuvent être résolus rapidement. Cependant, lorsqu’un ticket devient un travail à deux niveaux qui implique un travail ou une planification supplémentaire, il devient une tâche. Vous pouvez convertir ces tickets en une tâche ou simplement créer une nouvelle tâche dans l’application Tâche. Jetons ensuite un coup d’œil au côté gestion de projet de OneDesk.

Les membres de votre équipe peuvent enregistrer leur temps sur les tâches dans OneDesk et entrer le pourcentage achevé des tâches attribuées. Le travail est consigné en créant une feuille de temps ou en exécutant un minuteur de tâches. Lors de la soumission d’une feuille de temps, vous indiquez la quantité de travail effectuée, l’état actuel de cet élément, le pourcentage achevé, etc.

Par exemple, vous pouvez décomposer un grand projet en planifiant une collecte de fonds en tâches simples en les attribuant aux membres de votre équipe en fonction de leur expertise. Vous pouvez également créer un calendrier de planification pour une tâche spécifique, vous aidant à gérer les heures de votre projet.

Nous comprenons que la planification des collectes de fonds et la rédaction du déploiement de l’événement nécessitent une collaboration. Dans ce cas, vous pouvez mener des conversations à partir du formulaire de tâche. En vous engageant avec les membres de votre équipe, vous pouvez produire une meilleure qualité de travail et couvrir tous les détails associés à la planification des événements. Vous pouvez également joindre et envoyer des dossiers importants à plusieurs personnes ou équipes, ce qui leur permet de localiser rapidement les pièces jointes et de les télécharger sur leurs ordinateurs.

Vous pouvez organiser vos tâches dans la structure du projet ou les ajouter à différents dossiers ou portefeuilles du projet. Vous pouvez créer un modèle de projet pour des projets récurrents similaires, tels que vos rapports annuels ou vos newsletters. Clonez simplement le projet chaque fois que vous travaillez sur un projet similaire.

Vous pouvez utiliser les options d’affichage standard ou personnalisées pour surveiller la progression de ces tâches. Les dispositions d’affichage standard dans OneDesk sont les suivantes:

L’arborescence organise les tickets ou les tâches dans une hiérarchie.

La vue à plat affiche les tickets et les tâches sans la structure hiérarchique.

Le diagramme de Gantt montre votre planification par rapport à votre travail réel et vous permet de créer des dépendances de tâches pour amener les membres de votre équipe à terminer une tâche avant de commencer la suivante.

Le tableau d’état organise toutes les tâches en fonction de leur état de cycle de vie. Vous pouvez faire glisser et déposer la tâche pour modifier son état.

La vue Calendrier affiche toutes les planifications des tâches pour vous tenir informé de l’échéance d’une tâche.

Le tableau de bord organise tous les tickets sous forme de graphiques et de camemberts. Ces graphiques peuvent être téléchargés dans différents formats. Vous pouvez utiliser les graphiques pour votre rapport annuel, vos newsletters ou tout autre rapport destiné à vos parties prenantes.

Sur OneDesk, vous pouvez créer toutes les vues dont vous avez besoin pour vous aider à gérer vos tickets et vos tâches. Mes vues vous permettent de personnaliser les vues en fonction de vos besoins. Pour créer vos vues personnalisées, vous devez sélectionner une mise en page et ajouter des filtres, des groupes et des colonnes.

OneDesk vous permet de créer des rapports de feuille de temps, qui sont des fichiers CSV qui peuvent être importés dans Microsoft Excel. Ces rapports sont des enregistrements de données de propriétés de feuille de temps présentés dans un format de données tabulaire. Le nom de l’élément, la priorité, le type de facturation, le nom du demandeur sont des informations nécessaires qui peuvent être affichées dans les rapports de feuille de temps. Cependant, d’autres informations critiques, telles que le pourcentage achevé, peuvent être affichées pour les rapports internes. L’application de feuille de temps OneDesk permet à l’administrateur d’approfondir la création de rapports. Par conséquent, les rapports de feuille de temps peuvent afficher des données internes telles que le nom du cessionnaire, l’équipe désignée, etc.

Vous pouvez également créer des rapports plus détaillés dans OneDesk.

Vous vous demandez peut-être comment toutes les parties peuvent rester à jour. Par défaut, les notifications par e-mail sont envoyées aux abonnés des tickets pour tout changement de statut ou message que vous envoyez. De même, vos parties prenantes peuvent rechercher des mises à jour dans leur portail client et des notifications supplémentaires avec des automatisations de flux de travail peuvent être établies.

De plus, vous pouvez trouver des intégrations avec d’autres services ici.

OneDesk vous permet de terminer tout votre travail sur une seule plate-forme. Vous pouvez facilement intégrer un logiciel de comptabilité comme QuickBooks et créer vos rapports financiers sans vous déconnecter de votre compte OneDesk. De plus, vous pouvez également intégrer d’autres applications. OneDesk a ses intégrations intégrées qui vous permettent de s’intégrer de manière transparente à d’autres services. Vous pouvez également intégrer les 2000+ applications prises en charge par Zapier.

OneDesk a toutes les capacités pour rationaliser votre flux de travail. Avec OneDesk, vous pouvez capturer, automatiser, gérer et suivre vos tickets de support, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème immédiatement. Avec les fonctionnalités de gestion de projet de OneDesk, vous pouvez attribuer du travail à l’équipe appropriée et suivre la progression de vos projets dans plusieurs mises en page d’affichage.

Les membres de votre équipe peuvent soumettre leurs feuilles de temps pour tout leur travail, ce qui vous permet de mieux gérer vos heures. En outre, OneDesk permet également de garder vos parties prenantes au courant. Grâce aux applications client telles que les formulaires Web et les portails clients, vos membres, donateurs, bénévoles et contributeurs peuvent vous contacter pour des demandes spécifiques, éliminant ainsi les problèmes associés aux longs fils de discussion.

En tant qu’association à but non lucratif, vous avez droit à une réduction de 30% sur tout plan d’abonnement de OneDesk. Inscrivez-vous pour un essai gratuit et, si vous avez des questions, nous sommes là pour vous aider à démarrer.