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La gestion de projet pour la conception créative repose sur la communication pour transformer les idées visuelles en plans concrets. L’avancement de ces plans dépend des collaborations d’équipe et des commentaires constants des clients du début à la fin. En conséquence, les projets créatifs ont un calendrier plus long, des révisions fréquentes et une restructuration constante de la priorité des tâches. Pourtant, comme tout autre projet, il y a des délais et des budgets qui doivent être respectés pour fournir un travail de qualité. C’est pourquoi il est impératif d’investir dans un système robuste qui offre l’organisation, la flexibilité et la gestion des contacts pour maximiser les capacités créatives de l’équipe.

OneDesk est une combinaison de HelpDesk et de gestion de projet dans une seule application. Avec OneDesk, vous pouvez assister vos clients et gérer des projets sans avoir à acheter, apprendre, intégrer et basculer entre plusieurs applications. OneDesk vous permet de fournir facilement un support proactif, ce qui se traduit par une meilleure communication et des relations clients plus solides. En termes de gestion de projet, OneDesk vous permet de créer des tâches et de les organiser en projets ou en portefeuilles, qui peuvent ensuite être attribués aux membres de votre équipe et suivis dans plusieurs mises en page d’affichage.

Dans ce panneau, vous pouvez créer des projets et des portefeuilles. Ces portefeuilles agissent comme des conteneurs pour vos projets. Les portefeuilles peuvent être intitulés en fonction du nom du client, de l’organisation cliente, du type de projet ou des services de votre opération gérant les projets affectés.

Eclectic Studios est une société de production vidéo avec des départements tels que la conception graphique, la gestion de contenu, les travaux audio, la production et plus encore. Le studio comprend une série de formulaires de demande de contact pour les demandes commerciales, les demandes de devis et les demandes d’emploi sur leur site Web. Ces formulaires de contact génèrent des demandes clients, qui sont ensuite organisées en portefeuilles en fonction du nom du service et des projets dédiés à la demande client spécifique.

Par exemple, nous avons créé un portfolio appelé Demandes de renseignements en ligne. Ce portefeuille contient plusieurs projets qui incluent la demande de contact pour de nouvelles affaires, la demande de devis et les opportunités de travail. Chacun de ces projets contient des demandes de clients et des affectations planifiées qui peuvent être consultées à l’aide de l’application Tickets et tâches.

Vos clients peuvent vous contacter via vos canaux en ligne tels que votre e-mail, vos formulaires de contact sur votre site Web ou vos chats en direct. OneDesk capturera les détails de ces demandes et créera des tickets de tous les canaux dans une seule vue unifiée. Les billets nécessitent une attention immédiate et peuvent être résolus immédiatement. Dans OneDesk, vous pouvez créer des tickets de plusieurs manières.

La première consiste à transférer automatiquement votre e-mail d’assistance à l’adresse e-mail trouvée ici. Lorsqu’un client envoie un e-mail à votre adresse e-mail d’assistance, OneDesk capture cet e-mail et génère un ticket. Toutes les informations critiques contenues dans l’e-mail seront capturées sur le ticket.

La seconde consiste à recevoir une demande via l’application de chat en direct. L’application de chat en direct de OneDesk est une application orientée client qui favorise la communication avec vos clients en temps réel. Vous pouvez personnaliser la fenêtre de discussion avec votre logo, les couleurs de votre entreprise et ajouter un avatar BOT. Une fois que le client vous a envoyé un message via le chat en direct, les membres de votre équipe peuvent afficher cela dans leur application Messenger, répondre et créer le ticket à partir de la conversation. Ce faisant, OneDesk associe le ticket et la conversation, permettant à votre équipe d’afficher toutes les données nécessaires à partir d’une seule plate-forme.

Chaque fois qu’un client envoie une demande par e-mail, OneDesk crée automatiquement un enregistrement client et catégorise le demandeur du ticket en fonction de son organisation. Alternativement, vos clients peuvent vous contacter via des formulaires Web qui capturent toutes les informations et génèrent des tickets sur votre tableau de bord.

Vos clients peuvent accéder à votre portail pour vous poser des questions. Ces questions peuvent concerner des demandes commerciales ou des demandes de devis, qui peuvent ensuite vous être soumises via des formulaires Web.

Une fois soumis, vos clients peuvent communiquer avec les membres de votre équipe et examiner leurs tickets. Pour maintenir la confidentialité de ces informations, vous pouvez demander à vos clients de se connecter au portail pour suivre la progression de leurs tickets de support. De plus, vous pouvez contrôler ce que vos clients peuvent voir et fournir un accès basé sur les rôles pour gérer les informations confidentielles. Vous pouvez également activer les options d’affichage pour que les clients filtrent les tickets en fonction du type de demande de ticket, du projet auquel il appartient, etc.

Les formulaires Web capturent toutes les informations nécessaires auprès de vos clients et génèrent des tickets sur votre tableau de bord. Vous pouvez créer plusieurs formulaires Web dans OneDesk. Ces formulaires sont liés à des types de tickets spécifiques, organisant et séparant les uns des autres.Pour générer des formulaires Web, vous devez accéder aux paramètres d’administration dans OnDesk, puis faire défiler jusqu’à Applications client pour sélectionner les formulaires Web. Choisissez un type de ticket pour créer le formulaire Web et entrez toutes les propriétés associées au formulaire.

Le formulaire Web par défaut comprend 3 propriétés de base: le sujet, la description et les pièces jointes. Lorsque le ticket est généré sur votre tableau de bord, le sujet, la description et les pièces jointes sont également capturés dans le ticket.

Dans OneDesk, les formulaires Web peuvent être personnalisés en ajoutant des champs personnalisés. Pour créer des champs personnalisés, vous devez d’abord déterminer le type d’informations que vous souhaitez collecter auprès de vos clients. Vous pouvez choisir des champs en fonction du texte, du nombre, de la date, du coût et du choix, puis nommer le champ personnalisé de manière appropriée en fonction de votre sélection. Ces champs peuvent être définis selon les besoins pour capturer les informations importantes de vos clients.

Par exemple, vous pouvez créer un formulaire Web pour les clients qui pourraient avoir des questions sur vos vidéos explicatives. Ils peuvent accéder à votre portail client et sélectionner le formulaire Web intitulé “Vidéos explicatives”. Vous pouvez ensuite ajouter les champs standard ou personnalisés pour capturer les informations appropriées nécessaires pour résoudre le ticket. Vous pouvez également configurer ces champs pour qu’ils soient obligatoires pour garantir que toutes les informations nécessaires sont capturées.

Une fois que votre client a rempli le formulaire Web sélectionné, vous générerez un ticket dans votre application Ticket dans OneDesk.

Le ticket vous permet de voir les détails qui ont été remplis sur le formulaire Web. Vous pouvez ensuite attribuer ce ticket à une personne, une équipe ou un service spécifique. OneDesk vous permet d’attribuer plusieurs membres d’équipe et services à un ticket. Cependant, vous pouvez éliminer l’affectation manuelle des équipes en automatisant le processus.

Les automatisations de flux de travail sont des règles qui vous permettent d’automatiser des actions dans OneDesk. Ces automatisations contiennent 3 éléments: des filtres, des déclencheurs et des actions. Les balises bleues représentent votre type de ticket et servent de filtres, la balise orange représente l’événement déclencheur, tandis que la balise verte représente les actions que OneDesk entreprendra lorsque cet événement déclencheur se produit sur ces éléments. Une fois les règles définies, OneDesk générera un nom pour votre automatisation. Sinon, vous avez la possibilité de renommer l’automatisation.

OneDesk peut automatiser votre flux de travail et éliminer toute intervention manuelle pour acheminer les tickets vers l’équipe ou le projet approprié. Avec les automatisations de flux de travail de OneDesk, vous pouvez acheminer des éléments vers des équipes et des projets, répondre automatiquement aux clients, ajouter des notifications personnalisées et bien plus encore. Pour créer vos automatisations, vous accédez à vos paramètres d’administration, puis cliquez sur l’onglet ticket, puis faites défiler jusqu’à Workflow Automations.

Vous pouvez créer de nouvelles automatisations de flux de travail ou en modifier une existante. Par exemple, si un client potentiel soumet une demande sur New Business, vous pouvez acheminer ce ticket vers votre service commercial et effectuer une rotation entre les utilisateurs chaque fois qu’un nouveau ticket est créé. Une rotation de billets uniformément répartie vous permettra de fournir le meilleur service à vos clients.

Une autre façon d’augmenter votre efficacité consiste à utiliser l’automatisation pour informer vos clients des mises à jour de leurs billets demandés. Cela gardera le client au courant et éliminera le besoin d’envoyer des e-mails pour se renseigner sur l’état du ticket.

La communication est essentielle dans les industries créatives, car les idées doivent être exprimées aux clients et aux membres de l’équipe. Dans OneDesk, vous pouvez interagir avec vos clients de plusieurs manières.

Si les clients souhaitent suivre leur ticket, ils peuvent soit répondre par e-mail, soit créer des conversations directement à partir du portail. Ce message apparaîtra dans le messager et sera également lié à ce ticket spécifique.

Les membres de votre équipe peuvent répondre à cette conversation existante pour communiquer avec l’utilisateur final ou créer des messages internes pour les membres de leur équipe. Les conversations internes sont masquées à vos clients car elles sont affichées sous forme de «réponse interne».

En tapant le @username ou @departmentname, vous pouvez faire passer votre message aux membres de l’équipe ou aux services experts qui sont les mieux placés pour répondre à vos questions. L’application de messagerie permet à votre équipe de réaliser vos correspondances quotidiennes et réduit le long temps de réponse associé aux e-mails. L’application de messagerie est particulièrement efficace car elle encourage une réponse rapide et élimine les retards de résolution nécessaires à la réussite du projet.

En outre, les clients peuvent également initier un engagement via la fonctionnalité d’application Livechat dans OneDesk. Parfois, partager une image, des instructions PDF ou des feuilles de calcul est plus facile que de taper les informations dans le chat. L’application de chat en direct de OneDesk permet à vos clients d’envoyer des pièces jointes jusqu’à 350 Mo. Ces pièces jointes sont capturées dans les tickets et sont mises à la disposition des membres de votre équipe pour les télécharger directement sur leurs ordinateurs.

Étant donné que les formats de discussion sont de nature instantanée, les questions ou les problèmes peuvent être résolus immédiatement par les membres de votre équipe. En dehors de cela, la fonction de chat en direct de OneDesk horodate la conversation, ce qui aide votre équipe à vérifier le temps de conversation en cas de litige.

Ceux qui travaillent dans les industries créatives jonglent avec plusieurs projets en même temps. Ces projets sont basés sur des concepts et développés à partir de l’inspiration. Cela rend le processus de planification de projet difficile car il n’y a pas de calendrier séquentiel strict. En fait, il est très courant de passer d’une tâche à une autre.

Dans OneDesk, vous pouvez décomposer ces projets en tâches. La tâche peut être définie comme un travail qui nécessite une planification et une exécution minutieuses. Vous pouvez convertir un ticket en tâche ou simplement créer une nouvelle tâche dans l’application Tâche.

Les membres de votre équipe peuvent enregistrer leur temps sur les tâches dans OneDesk et entrer le pourcentage achevé des tâches attribuées. Le travail est consigné en créant une feuille de temps ou en exécutant un minuteur de tâches. Lors de la soumission d’une feuille de temps, vous indiquez la quantité de travail effectuée, l’état actuel de cet élément, le pourcentage achevé, etc.

Pour les graphistes, le processus de réflexion sur le design comprend trois étapes: l’inspiration, l’idéation et la mise en œuvre. La première tâche du projet comprend le brainstorming d’idées et de concepts avec l’équipe. Une fois les idées notées, les membres de l’équipe passent à la deuxième phase du projet, qui est la recherche. Une fois la recherche terminée et les idées conceptualisées, l’équipe la montrera au client et attendra l’approbation ou la rétroaction. Si des commentaires ont été offerts, l’équipe révisera le concept de conception jusqu’à ce que le client approuve. Une fois le concept approuvé, l’équipe passera ensuite à l’œuvre d’art, qui est l’esquisse puis la conception. Chaque étape nécessite l’approbation du client et peut nécessiter plusieurs révisions jusqu’à ce que le produit final soit prêt.

En termes simples, chaque étape nécessite une collaboration avec le client et les membres de l’équipe. Par exemple, l’équipe de conception graphique partagera son concept avec l’équipe de production vidéo à chaque étape du processus pour s’assurer que ses concepts de conception se fondent dans le thème de la vidéo. Dans OneDesk, vous pouvez mener des conversations à partir des formulaires de tâches. Cela vous permet de vous engager avec toutes les parties et vous aide à prendre des décisions unilatéralement. Outre les conversations, vous pouvez également joindre et envoyer des dossiers importants à plusieurs personnes ou équipes, ce qui leur permet de localiser les pièces jointes et de les télécharger rapidement sur leur ordinateur.

Vous pouvez organiser vos tâches dans la structure du projet ou les ajouter à différents dossiers ou portefeuilles du projet. Vous pouvez créer un modèle de projet pour des projets récurrents similaires, tels que la production vidéo.

Clonez simplement le projet chaque fois que vous travaillez sur un projet similaire. De cette façon, vous pouvez avoir un modèle existant en place, chaque fois que vous travaillez sur ces projets récurrents. C’est particulièrement utile car vous avez la possibilité de sélectionner les éléments et les propriétés que vous souhaitez copier du projet d’origine vers le projet cloné.

OneDesk propose des vues uniques qui vous aident à analyser vos tâches. Avec les vues OneDesk, les membres de l’équipe peuvent visualiser les activités en cours concernant tous les éléments, ce qui vous aide ensuite à hiérarchiser correctement et à prendre des décisions plus intelligentes.

La vue Diagrammes de Gantt est particulièrement utile pour une planification de projet, une charge de travail et une gestion des performances efficaces. Les diagrammes de Gantt se composent de barres horizontales qui indiquent le calendrier d’un projet sur une chronologie horizontale. Chaque barre représente une tâche avec l’extrémité gauche de la barre indiquant la date de début de la tâche et l’extrémité droite de la barre affichant la date de fin de la tâche. Dans OneDesk, nous avons deux types de diagrammes de Gantt: le gantt au niveau des tâches (où les barres représentent les tâches) et le gantt au niveau du projet (où les barres représentent les projets). Vous pouvez lier des tâches pour créer des dépendances de tâches pour amener les membres de votre équipe à terminer une tâche avant de commencer la suivante. Vous pouvez également restructurer les dépendances des tâches à l’aide de la fonction glisser-déposer. Une fois les tâches liées, OneDesk calculera le chemin critique et fournira à votre équipe la longueur totale du projet. Vous pouvez également ajouter des contraintes de date pour éviter qu’une tâche ne soit planifiée à une date ultérieure. Le diagramme de Gantt vous montre également votre planification par rapport à votre travail réel. Les barres bleues indiquent votre planification, tandis que la barre verte représente le temps réel enregistré par votre équipe. Avoir la barre bleue à côté de la barre verte vous aide à comparer visuellement dans quelle mesure vous avez bien planifié les heures de votre projet.

Vous pouvez également utiliser la vue Tableau d’état pour mettre à jour l’état de votre tâche. Le tableau d’état est une vue simple où chaque tâche est représentée sous forme de carte et vous pouvez simplement faire glisser et déposer votre carte d’une colonne à l’autre pour mettre à jour son statut. Cette fonctionnalité vous aidera avec la chronologie non séquentielle des tâches qui accompagne la gestion de projet créatif.

Vous et les membres de votre équipe pouvez également trouver la vue du tableau de bord utile. Les tableaux de bord fournissent des graphiques et des statistiques pour vous montrer comment vos projets ou vos tickets progressent. Vous pouvez également utiliser le tableau de bord pour comparer la performance du projet A par rapport au projet B. Vous pouvez trouver ces tableaux de bord dans la vue Tableau de bord de l’application «projets».

En outre, vous pouvez également utiliser des dispositions d’affichage plus simples telles que l’arborescence et la vue à plat pour gérer vos tâches. L’arborescence organise les tickets ou les tâches dans une hiérarchie. La vue à plat affiche les tickets et les tâches sans la structure hiérarchique.

Sur OneDesk, vous pouvez créer toutes les vues dont vous avez besoin pour vous aider à gérer vos tickets et vos tâches. Mes vues vous permettent de personnaliser les vues en fonction de vos besoins. Pour créer vos vues personnalisées, vous devez sélectionner une mise en page et ajouter des filtres, des groupes et des colonnes.

Par exemple, vous pouvez créer une vue pour suivre le temps passé par les membres de l’équipe sur chaque tâche individuelle. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez suivre la productivité des membres de votre équipe afin que vos responsables d’équipe sachent si des tâches doivent être réaffectées. Avec OneDesk, il devient facile de réaffecter des tâches à d’autres membres de l’équipe. Vous pouvez utiliser le tableau de style Kanban et personnaliser la vue pour voir les tâches de chaque membre de l’équipe respective et déplacer certaines tâches pour les distribuer à un membre de l’équipe qui a la disponibilité pour y travailler.

Outre ces mises en page d’affichage et systèmes de filtrage standard, vous utilisez également les puissantes fonctionnalités de création de rapports de OneDesk.

Vous pouvez générer des rapports sur des tickets, des tâches, des projets ou des portefeuilles à l’aide de modèles de rapports existants ou en créant les vôtres. Les rapports sont créés manuellement ou automatiquement à l’aide du système d’automatisation des flux de travail de OneDesk. Les formats de rapport pris en charge sont les formats PDF et CSV, et ils peuvent être envoyés à des adresses e-mail désignées.

Les rapports de feuille de temps sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez sur des projets complexes. En effet, vous pouvez avoir une idée de la façon dont le temps du projet a été utilisé pour différents types de tâches et si le fait de consacrer ce temps était justifié. En conséquence, vous pouvez prendre les mesures nécessaires pour améliorer vos capacités de planification de projet et mieux gérer les heures de facturation de votre projet.

OneDesk vous permet de créer des rapports de feuille de temps, qui sont des fichiers CSV qui peuvent être importés dans Microsoft Excel. Ces rapports sont des enregistrements de données de propriétés de feuille de temps présentés dans un format de données tabulaire. Le nom de l’élément, la priorité, le type de facturation, le nom du demandeur sont des informations nécessaires qui peuvent être affichées dans les rapports de feuille de temps. Cependant, d’autres informations critiques, telles que le pourcentage achevé, peuvent être affichées pour les rapports internes. L’application de feuille de temps OneDesk permet à l’administrateur d’approfondir la création de rapports. Par conséquent, les rapports de feuille de temps peuvent afficher des données internes telles que le nom du cessionnaire, l’équipe désignée, etc.

Vous pouvez activer les e-mails système pour informer les nouveaux membres de l’équipe de leur compte d’utilisateur ou de la configuration de leur mot de passe. En dehors de cela, vous pouvez envoyer des e-mails d’invitation pour inviter les clients à s’inscrire à votre portail client. Vous pouvez également configurer des automatisations de flux de travail pour rappeler aux destinataires l’échéance de leurs tâches et créer une automatisation distincte pour informer le suiveur de ticket de tout changement de statut ou message que vous envoyez.

OneDesk a toutes les capacités pour rationaliser votre flux de travail. Avec OneDesk, vous pouvez capturer, automatiser, gérer et suivre vos tickets de support, ce qui vous permet, à vous et à votre équipe, de prendre les mesures nécessaires pour résoudre le problème immédiatement. Avec les fonctionnalités de gestion de projet de OneDesk, vous pouvez attribuer du travail à l’équipe appropriée et suivre la progression de vos projets dans plusieurs mises en page d’affichage.

Les membres de votre équipe peuvent soumettre leurs feuilles de temps pour tout leur travail, ce qui vous permet de mieux gérer vos heures. De plus, OneDesk aide également à garder vos clients informés. Grâce aux applications client telles que les formulaires Web et les portails clients, vos clients peuvent vous contacter pour des demandes spécifiques, éliminant ainsi les problèmes associés aux longs fils de discussion. De plus, grâce à la base de connaissances de OneDesk, les clients peuvent accéder aux articles en libre-service, ce qui vous aide à réduire considérablement le volume de vos tickets.