Praćenje agencijskog vremena odnosi se na proces praćenja i bilježenja količine vremena koju agencija i njeni zaposlenici provode na klijentovim projektima i zadacima. Agencija je širok pojam koji obuhvaća tvrtke kao što su: vladine agencije, marketinške agencije i kreativne usluge. U današnjem blogu pogledat ćemo neke strategije za implementaciju i korištenje praćenja radnog vremena u agencijskom okruženju.
Zašto agencijsko praćenje radnog vremena?
Praćenje vremena važno je za agencije iz više razloga, uključujući:
- Naplata i fakturiranje – vrlo je uobičajeno da agencije naplaćuju svoje klijente na temelju broja odrađenih sati. Točno praćenje vremena bitno je za točnu naplatu. Također pomaže agencijama da ostanu profitabilne, kao i da održe povjerenje i transparentnost sa svojim klijentima.
- Praćenje i planiranje projekta – Praćenje vremena je način da se dobije uvid u vrijeme provedeno na zadacima. Pomoću ovih metrika agencije mogu izraditi bolje planove za budućnost i učinkovito raspodijeliti resurse. Također, agencije mogu pratiti napredak projekta u stvarnom vremenu.
- Izvješćivanje i praćenje učinka – Praćenje vremena može pomoći agencijama da procijene učinak zaposlenika. Izradite izvješća o vremenskim metrikama i poboljšajte procese tijekom vremena koristeći pristup vođen podacima.
- Praćenje troškova i prihoda – koristite metriku praćenja vremena kako biste donosili utemeljenije odluke o procjenama cijena. Prošli ste projekt prekoračili proračun? Ponovno procijenite svoje ponude i procjene na temelju vremena izmjerenog u projektu. Sa softverom za praćenje radnog vremena agencije također možete dinamički upravljati resursima kako biste osigurali da vaša agencija ne prekorači proračun.
- Pravni zahtjevi – praćenje vremena ponekad je potrebno ovisno o lokaciji i industriji. To može uključivati usklađenost ili druge zakonske zahtjeve koji zahtijevaju izvješćivanje, kao što su zakoni o plaćama, čuvanje evidencije ili porezne svrhe.
Kako agencije prate vrijeme?
Izbor metode i alata može ovisiti o specifičnim potrebama agencije, prirodi posla koji se obavlja. Metode praćenja radnog vremena mogu uključivati: Tradicionalne vremenske tablice, papirnate ili digitalne. Satovi za mjerenje vremena, fizički satovi na kojima zaposlenici unose i gase. Softver za praćenje radnog vremena ili upravljanje poslom, aplikacije s mjeračima vremena ili vremenskim tablicama za bilježenje vremena s weba ili mobilne aplikacije. Ovi alati za praćenje vremena često pružaju izvješća, fakturiranje i druge ugrađene značajke za pojednostavljenje radnih procesa.
Strategije za praćenje vremena za agencije
Evo nekoliko strategija za učinkovitu implementaciju praćenja radnog vremena u postavkama agencije:
Postavite jasna očekivanja
Jasno iskomunicirajte svoj proces praćenja vremena, posebno kada se novi zaposlenici pridruže vašem timu. Naglasite zašto je praćenje vremena važno, fokusirajući se na to kako se ono koristi u vašoj agenciji.
Koristite detaljne vremenske tablice
Koristite vremenske tablice koje jednostavno (i idealno automatski) bilježe sve informacije koje su vam potrebne za točnu naplatu i vođenje evidencije. Pojedinosti mogu uključivati datume kada je posao obavljen, pridruženog klijenta i status naplate.
Standardizirajte svoje praćenje vremena
Uspostavite standardizirane prakse praćenja vremena i smjernice koje bi svi članovi tima trebali slijediti. To uključuje kategorizaciju i učestalost slanja prijava.
Implementirajte softver za praćenje radnog vremena
Odaberite alat za praćenje radnog vremena koji odgovara potrebama vaše agencije. Softver za praćenje vremena omogućuje vašoj agenciji bilježenje vremena na zadacima klijenta. Značajke uključuju automatsko praćenje radnog vremena i konfigurabilne vremenske tablice. Potražite dodatne značajke poput timske suradnje, praćenja projekata i klijenata te mogućnosti izvješćivanja. OneDesk je alat za upravljanje poslom napravljen imajući na umu profesionalne uslužne djelatnosti. Stvorite klijentske projekte i zadatke, a zatim zabilježite vrijeme pomoću automatskih mjerača vremena ili vremenskih tablica. Slanje vremenskih tablica u OneDesk jednostavno je jer se mnoga svojstva automatski generiraju. Na primjer, ako je zadatak za određenog klijenta, vremenski list će također biti povezan s tim klijentom.
Automatizirajte gdje god je to moguće
Mnoga softverska rješenja uključuju opcije automatizacije za praćenje vremena. Konfigurirajte automatizacije kako bi odgovarale vašim specifičnim tijekovima rada. Automatizacija može pomoći u uštedi vremena izvođenjem određenih radnji bez dodatnog rada. Neki primjeri mogu uključivati: ažuriranje naplativog statusa na vremenskoj tablici, slanje obavijesti upraviteljima kada se zabilježe određene vremenske tablice i više.
Povezani članci