Usklađivanje svih različitih poslovnih potreba tvrtke može biti teško i često rezultira korištenjem niza različitih rješenja za obavljanje posla. Često se ovih dana puno softvera fokusira na ispunjavanje jedne specifične potrebe, i to vrlo dobro. Iako je ovo sjajno u pružanju kvalitetnih usluga potrošačima, također rezultira kompliciranim tijekovima rada koji vide korisnike koji prelaze između više proizvoda kako bi dovršili jedan projekt. Ovaj nedostatak kohezije između proizvoda ponekad se može riješiti prilagođenim integracijama, ali u konačnici, ovo skakanje naprijed-natrag između softvera na kraju uzima danak produktivnosti. Iz tog nam se razloga jedan klijent obratio tražeći način da sve aspekte svog tijeka rada spoji u jedan proizvod.
Naš klijent je tvrtka za web dizajn koja blisko surađuje sa svojim klijentima na izradi prodajnih stranica koje im omogućuju da ponude različite usluge kao što su tečajevi, savjetovanja i događaji. Njihovo prethodno postavljanje za upravljanje poslom sadržavalo je kombinaciju tri različita alata za praćenje statusa, suradnju s kupcima i dodjeljivanje zadataka dizajnerima. Budući da svaki od ovih alata zadovoljava specifične potrebe i publiku, naš je klijent razvio nezgrapni proces kretanja naprijed-natrag između ova tri alata kako bi se napravio jedan projekt. Budući da su informacije bile raspoređene po tim različitim softverima, bilo je teško pratiti sve aspekte jednog projekta, a da se nešto ne izgubi iz vida. Ono što se klijent nadao dobiti od OneDeska bio je način da prikupi zahtjeve svojih kupaca, centralizira komunikaciju i ima nadzornu ploču na visokoj razini o statusu posla.
Korištenje korisničkog portala za poticanje razgovora i suradničkog rada
Većina zabrinutosti naših klijenata bila je usredotočena na tijek rada koji su stvorili koristeći ovu složenu kombinaciju alata i pronalaženje načina da ga jednostavnije zabilježe u OneDesku. Na samom početku tijeka rada, naš klijent želi prihvatiti zahtjeve svojih kupaca. Korištenjem web obrazaca na našoj aplikaciji portala za kupce, naš klijent može jednostavno definirati sve informacije koje su mu potrebne i prisiliti kupce da ih dostave unaprijed, smanjujući količinu naprijed-natrag koja se mora dogoditi. Podaci uneseni u web obrazac automatski se pretvaraju u ulaznicu u OneDesku koja zatim služi kao glavna osnova za rad dizajnerskog tima. Svaka vrsta karte u OneDesku ima vlastiti skup statusa životnog ciklusa. Nazivi i tijek između statusa životnog ciklusa također su potpuno prilagodljivi, što našem klijentu omogućuje da zabilježi cijeli tijek rada kroz niz koraka koje definira. Ti su statusi također vidljivi kupcima kada gledaju artikle koje su prijavili na korisničkom portalu, što im daje jasnoću o statusu njihovog zahtjeva. Ovo je bilo vrlo važno za našeg klijenta, koji je želio osigurati da se njihovi kupci osjećaju dijelom kreacijskog putovanja. Budući da se svaki zahtjev prati u OneDesku kao ulaznica, sve funkcije radnih stavki dolaze zajedno s njim, što se proteže na značajke poput privitaka. Budući da naš klijent treba dijeliti makete s kupcima, oni to mogu jednostavno učiniti prilaganjem ovih slika uz ulaznicu, koje klijent zatim može vidjeti bez otvaranja posebnog alata ili softvera. Putem naše značajke razgovora, dizajnerski tim može čak izravno od kupaca zatražiti povratne informacije, a sve to može biti dostupno putem portala za korisnike.
Korištenje podzadataka za organizaciju rada tima
Naš klijent primijetio je da obično postoji niz različitih zadataka koji su uključeni u dizajniranje web stranice. Oni sežu od koraka uvođenja do uspostavljanja normi brendiranja i stila. U OneDesku se te manje radne stavke mogu jednostavno uhvatiti kao podzadaci. Oni su tada još uvijek pod širim ulazom, ali imaju vlastiti diskretni skup statusa životnog ciklusa i pojedinosti. Podzadaci su praktički identični ulaznicama po tome što se također mogu dodijeliti i njihov je vlastiti prikaz posla. Skoro sve što možete učiniti s kartom, možete učiniti s bilo kojim od podzadataka ispod nje, uključujući postavljanje obavijesti podsjetnika za kupce na temelju statusa životnog ciklusa, stvaranje predložaka e-pošte za automatizirane poruke i izravni razgovor s klijentima. Stvaranjem podzadataka za svaki dio projekta koji treba obaviti, naš klijent može osigurati da je pokriven svaki aspekt, kao i uvid u napredak.
Postavljanje prikaza za dobivanje uvida u status posla
Jedna sposobnost koja je bila apsolutno ključna za našeg klijenta bila je mogućnost da se vidi kakav je status posla i razumijevanje učinka tima. Zapravo, jedan od tri alata koje su prethodno koristili bio je posvećen isključivo pružanju ovog cjelokupnog prikaza, iako mu je nedostajala mogućnost pružanja smislenog uvida u pojedinačne zadatke. Prema zadanim postavkama, OneDesk nudi brojne ugrađene prikaze koji se mogu podešavati i uređivati kako bi odgovarali potrebama naših klijenata. Od prikaza hijerarhijskog stabla do prikaza statusne ploče, preko nadzornih ploča do kalendarskih prikaza, naš klijent može uzeti bilo koju od naših osnovnih opcija i zatim primijeniti filtre i grupiranja kako bi otkrio dublja otkrića. Na primjer, izvedba je bila briga našeg klijenta i izražena je želja da imamo neku vrstu nadzorne ploče koja bi to istaknula. Postavljanjem prikaza koji raščlanjuje posao na temelju primatelja, statusa dovršetka i zatvaranja, ažuriranja ili datuma izrade tiketa, naš klijent može brzo uočiti koji se članovi tima možda bore sa svojim radnim opterećenjem i potražiti obrasce koji su se možda nedavno razvili .
Sve te značajke omogućile su našem klijentu lak prijelaz na korištenje OneDeska za potrebe upravljanja projektima, bez žrtvovanja suradnje koju toliko cijene sa svojim klijentima. Povrh njihovog postojećeg tijeka rada, također smo istaknuli mogućnost optimizacije pomoću automatizacije tijeka rada. Ova moćna značajka vidi da se određene radnje pokreću kada se ispune određeni kriteriji, a sve to definira naš klijent. Ove automatizacije dopuštaju da posao sam upravlja u mnogim slučajevima i bilo je jasno da su mogućnosti beskrajne u smislu načina na koji bi mogli podići svoj tijek rada na višu razinu. U kombinaciji s našom bibliotekom Zapier integracija, bilo je lako vidjeti još više mogućnosti za integraciju procesa dizajna s aspektima naplate i šire. Na kraju dana, jedinstveni paket alata OneDeska dao je našem klijentu potrebnu centralizaciju, dopuštajući im da se odmaknu od svog kompliciranog skupa alata bez odricanja ičega.