U današnjem brzom poslovnom svijetu, ključno je pronaći pravi alat za pojednostavljenje procesa vaše organizacije. Bez obzira jeste li iskusni voditelj projekta ili znatiželjni poduzetnik, mi ćemo vas pokriti. U ovom blogu istražit ćemo 12 značajki koje morate potražiti u PSA softveru. Od upravljanja zahtjevima za uslugu, do fakturiranja i planiranja kapaciteta, vodit ćemo vas prema donošenju informiranih odluka. Čitajte dalje dok razmatramo neke vrhunske značajke koje mogu revolucionirati vaš rad i povećati produktivnost vašeg tima. Zaronimo!
Što je PSA softver?
Prije svega, pozabavimo se pitanjem: Što je PSA softver? PSA softver ili softver za automatizaciju profesionalnih usluga alat je dizajniran za pojednostavljenje procesa uključenih u pružanje profesionalnih usluga. PSA softver nudi centraliziranu platformu koja tvrtkama omogućuje upravljanje projektima, resursima i financijama. PSA softver može zadovoljiti potrebe niza vrsta profesionalnih usluga od konzultantskih tvrtki, IT usluga, marketinških agencija, pravnih ordinacija, arhitektonskih tvrtki, inženjerskih tvrtki itd.
Koje su značajke PSA softvera koje morate imati?
1. Pratite interakcije s klijentima
Sposobnost praćenja interakcija s klijentima ključna je za PSA softver jer tvrtkama omogućuje učinkovito upravljanje i optimizaciju odnosa s klijentima. Softver bi trebao pružiti potpunu povijest interakcija uključujući tikete koje je poslao klijent, povijest razgovora i sve klijentove projekte, fakture i vremenske zapise. PSA softver čuva svu tu komunikaciju na jednom mjestu i olakšava pronalaženje i pristup ažurnim informacijama te osigurava besprijekornu komunikaciju.
2. Automatizacija za prodaju i podršku
Kao što naziv PSA sugerira, automatizacija je ključna značajka koju morate imati u PSA softveru. Općenito, pojam automatizacije može obuhvatiti mnogo različitih značajki od izvješćivanja jednim klikom ili fakturiranja do prilagođenih pravila tijeka rada. Automatizacija smanjuje ponavljajuće i dugotrajne zadatke od unosa podataka do rutinskih radnji, omogućujući vašem timu da se usredotoči na važnije stvari.
3. Upravljanje ulaznicama za usluge
Ulaznice su zahtjevi vaših klijenata. Ulaznice mogu biti za novu uslugu, problem s podrškom ili novi upit o projektu. Korištenje sustava za upravljanje ulaznicama pojednostavljuje proces stvaranja i rješavanja. Sustav za upravljanje ulaznicama centralizira vaše zahtjeve i pruža alate za bolju organizaciju. Ulaznice za usluge pružaju mogućnost stvaranja, praćenja i određivanja prioriteta na temelju hitnosti i važnosti, osiguravajući pravovremeno rješavanje i zadovoljstvo klijenata. Suradnička priroda sustava ulaznica omogućuje učinkovitu komunikaciju među članovima tima i pruža mogućnost dodjele ulaznica najprikladnijim resursima, neprimjetno dijeljenje informacija i pružanje vrhunske podrške.
4. Praćenje vremena
Većina profesionalnih usluga oslanja se na obavljanje usluga za različite klijente i naplaćuje na temelju naplativih sati. Iz tog razloga, praćenje vremena igra ključnu ulogu u optimizaciji produktivnosti, poboljšanju upravljanja projektima i omogućavanju točne naplate. Također pruža vrijedne podatke za procjenu budućih projekata i poboljšanje planiranja projekata. Štoviše, praćenje vremena omogućuje precizno i učinkovito naplatu, osiguravajući da se klijentima točno naplaćuju pružene usluge. U PSA alatima kao što je OneDesk , značajke praćenja radnog vremena rade sinkronizirano sa značajkama fakturiranja.
5. Planiranje projekta
Potražite PSA koji vam omogućuje izradu detaljnih planova projekta, uključujući:
- Raščlanjivanje projekata na manje zadatke i podzadatke.
- Procjena težine i vremena za dovršetak svakog zadatka.
- Delegiranje zadataka pravoj osobi i procjena kapaciteta tima.
- Praćenje napretka i premještanje resursa u stvarnom vremenu.
6. Naplata i fakturiranje
Proces naplate može biti dugotrajan sam po sebi. Proces može uključivati: prikupljanje naplativog vremena, izračun fakture, slanje fakture, primanje uplate i rad s vašim računovodstvenim softverom. PSA softver može skratiti vrijeme potrebno za ovaj proces i smanjiti mogućnost pogreške. Potražite PSA alat s integriranim praćenjem vremena i fakturiranjem. Ova značajka omogućuje vam izradu faktura iz naplativog vremena . PSA će izračunati i generirati fakturu u nekoliko sekundi na temelju cijena po vašem izboru. Zatim možete poslati fakturu svojim klijentima izravno iz PSA softvera.
7. Upravljanje proračunom
Korištenje proračunskih tablica i višestrukih frakturiranih alata uključuje unos i ponovni unos brojeva, povećavajući mogućnost pogreške. Značajke upravljanja proračunom omogućuju stručnjacima postavljanje financijskih ciljeva, procjenu troškova i raspodjelu resursa u skladu s tim. Štoviše, postoji jednostavna usporedba stvarnih troškova s planiranim proračunima, olakšavajući proaktivno donošenje odluka. Vaš PSA softver trebao bi vam pomoći da isporučite projekte na vrijeme i unutar proračuna, što bi u konačnici dovelo do poboljšane profitabilnosti i zadovoljstva klijenata.
8. Izvješća i analitika
Potražite mogućnost izrade izvješća za klijente, dionike i menadžere. Izvješća mogu biti za trenutni status zadataka ili projekata, evidenciju radnog vremena zaposlenika, tjedno izvješće o neriješenim problemima i još mnogo toga. Značajka koju morate imati za vaš PSA softver je mogućnost ne samo stvaranja prilagođenih izvješća, već i automatizacije tih izvješća. Na primjer, u OneDesku možete postaviti svoja izvješća i zakazati njihovo slanje e-poštom klijentima, menadžerima ili kolegama. Možete točno odrediti kada je izvješće poslano. Na primjer, zakažite tjedno izvješće o vremenskim zapisima, što olakšava praćenje rada zaposlenika.
9. Portal za klijente
Klijentski portal je klijentska strana vašeg PSA softvera. Portal za klijente može uključivati način na koji klijenti podnose nove zahtjeve za usluge i prate napredak postojećih projekata. Također možete potražiti PSA softver koji pruža druge alate za klijente poput mogućnosti chata uživo ili aplikacije centra za pomoć.
10. Upravljanje resursima
Značajke upravljanja resursima mogu obuhvatiti planiranje kapaciteta, upravljanje proračunom i upravljanje vremenom. Obično biste trebali tražiti značajke koje vam omogućuju da iskoristite vrijeme svog tima što je moguće optimalnije. Prikaz radnog opterećenja , na primjer, alat je koji vam omogućuje da vidite dostupnost svakog člana tima unutar određenog razdoblja. Dakle, kada dodijelite zadatak, možete odlučiti kome ćete ga dodijeliti kao i kada ga rasporediti.
11. Integracija računovodstva
Značajka koju morate imati je integrirano fakturiranje s vanjskim računovodstvenim softverom kao što je QuickBooks Online. Integracija omogućuje vašem PSA softveru i vašem računovodstvenom softveru da se međusobno povežu i šalju informacije od jednog do drugog uz malo napora s vaše strane. Ova značajka smanjuje potrebu za ručnim unosom podataka. Na primjer, integracija OneDesk i QuickBooks Online omogućuje vam kopiranje faktura ili slanje faktura izravno iz računovodstvenog softvera, bez napuštanja vašeg PSA. Vaš računovodstveni tim će vam biti zahvalan!
12. Mobilni pristup
U današnjem svijetu pametnih telefona i rada na daljinu, mogućnost pristupa zahtjevima za usluge i projektnim zadacima u pokretu neophodna je za PSA softver. Neke od značajki koje treba potražiti u mobilnoj verziji vašeg PSA su:
- Mobilno praćenje vremena.
- Izrada ulaznice ili zadatka.
- Komunikacija sa suigračima ili klijentima.
- Bilježite napredak ili status ulaznica ili zadataka.