Planiranje je ključni aspekt upravljanja projektom. Učinkovito planiranje upravljanja projektom uključuje više od samog postavljanja roka projekta. Umjesto toga, za učinkovito planiranje, voditelj projekta trebao bi osigurati definiranje zadatka i projektnih aktivnosti, procijeniti napor i trajanje, odrediti ovisnosti i pratiti sve u stvarnom vremenu. OneDesk nudi mnoge opcije i korisne alate za planiranje i praćenje napretka vaših zadataka i projekata. Ovaj članak će pokriti kako se baviti planiranjem, raspoređivanjem, procjenom napora i stvaranjem ovisnosti u OneDesku.
Pregled mogućnosti planiranja zadataka i projekata:
- Postavite planirane rasporede za zadatke i projekte iz njihovih ploča s detaljima, iz gantograma ili iz kalendara. Zadatke možete rasporediti za određeni dan ili za nekoliko dana, te započeti i završiti u određeno vrijeme.
- Procijenite napor za zadatke na temelju dana, sati i/ili minuta.
- Procijenite napor za zadatke i projekte pomoću agilnog bodovnog sustava.
- Stvorite “veze za planiranje” između zadataka unutar istog projekta, koje će povezati njihova vremena početka i završetka. Lako ih je vizualizirati (i stvoriti) na gantogramu, ali se mogu stvoriti i na druge načine.
- Omogućite ograničenja za raspored zadataka (tj. zadatak mora započeti na određeni datum).
- Pratite planirani u odnosu na stvarni rad na zadacima i projektima.
Planiranje zadataka i projekata
Zakažite zadatak na ploči s detaljima
Prvo, možete zakazati zadatak (ili projekt) izravno s ploče s detaljima . Ploča s detaljima mjesto je na kojem vaš tim radi na zadacima, uključujući pregled opisa zadatka, vrijeme zapisivanja i komunikaciju sa suigračima.
Prati ove korake:
- Na ploči s detaljima kliknite datume pored “Planirani raspored”.
2. Unesite planirani napor (koliko vremena očekujete da će zadatak oduzeti).
3. Postavite planirane datume klikom na polje planiranih datuma. Kliknite na dan kako biste postavili zadatak za određeni dan. Kliknite i povucite da biste odredili zadatak za više dana.
4. Odredite vrijeme početka i završetka. Kliknite na sate pokraj vremena početka. Pritisnite sat na satu i automatski ćete postaviti minute. Alternativno, možete se kretati kroz sate pomoću kotačića miša, a zatim kliknuti izvan sata. Ova vas radnja neće automatski dovesti u izbor minuta.
Minute možete odabrati samostalno. Poput odabira sati, možete kliknuti izravno na minute kako biste odabrali minute i to automatski zatvara prozor. Ili se možete pomicati kroz minute pomoću kotačića miša, zatim kliknuti izvan sata da biste spremili svoj odabir.
- Slijedite iste korake kao #4 za postavljanje vremena završetka.
Zakažite zadatak u kalendaru
Kalendar ima dnevni, tjedni i mjesečni prikaz. Odaberite razinu prikaza na gornjoj lijevoj strani kalendara. Kao i drugi prikazi u OneDesku, vaš kalendar može imati prilagođene prikaze . Pogledajte povezane članke za detaljnija objašnjenja prilagođenih pogleda. Ukratko, možete filtrirati koje zadatke želite vidjeti u kalendaru. Na primjer, možete filtrirati kako biste vidjeli samo zadatke dodijeljene određenom timu. Možete imati više prilagođenih prikaza, svaki s različitim primijenjenim opcijama, a zatim spremite svoje prikaze i prelazite između njih. Također možete odabrati da na kalendaru vidite planirane ili stvarne rasporede ili i planirani i stvarni raspored zajedno.
Za izradu prilagođenog prikaza kalendara odaberite ikonu pokraj ‘Moji prikazi’
Funkcije kalendara po razini prikaza:
Na svim razinama prikaza (dan, tjedan, mjesec) možete:
- Pritisnite zadatak za prikaz opcija: pregled pojedinosti, uređivanje ili brisanje zadatka.
- Dvaput kliknite za otvaranje ploče s detaljima.
- Dvaput kliknite za izradu novog zadatka ili kliknite i povucite za izradu novog zadatka s rasporedom.
U dnevnom prikazu:
- Povucite dno zadatka kako biste povećali ili smanjili trajanje (završni sati i minute) zadatka.
- Pritisnite i povucite zadatak da biste promijenili vrijeme početka.
U tjednom prikazu:
- Kliknite i povucite donji dio zadatka kako biste povećali ili smanjili trajanje (završni sati i minute) zadatka.
- Pritisnite i povucite zadatak gore ili dolje da biste promijenili vrijeme početka.
- Kliknite i povucite zadatak ulijevo ili udesno da biste promijenili planirani dan.
U mjesečnom prikazu:
- Povucite i ispustite zadatak duž mjeseca uz zadržavanje trajanja.
Zakažite zadatak na gantogramu
Gantogram se može skalirati na: minutu, sat, dan, tjedan, mjesec, kvartal i godinu. Za skaliranje odaberite opciju skaliranja na gornjoj lijevoj strani Ganttograma ili držite Ctrl i pomičite se kotačićem miša.
Kao i drugi prikazi u OneDesku, možete filtrirati ili grupirati svoj Ganttov prikaz s prilagođenim prikazima. Na primjer, grupiraj po timu ili filtriraj prikaz prema određenom projektu.
- Povucite zadatke vodoravno duž Gantta da postavite datume početka.
- Povucite početak ili kraj zadatka da produžite trajanje zadatka.
Na Ganttu plave trake predstavljaju planirani raspored. Zelene trake predstavljaju stvarni napredak zadatka. Ova značajka omogućuje vašem timu da dinamički prati napredak zadataka i projekata u odnosu na vaše planove. Također ćete primijetiti da dok planirate zadatke, trake vaših projekata i mapa postaju tamnije plave, što predstavlja više zadataka zakazanih u isto vrijeme.
Veze rasporeda na gantogramu
Zadatke možete povezati putem poveznica od kraja do početka, od početka do početka i od kraja do kraja. OneDesk će koristiti ove poveznice za planiranje vaših zadataka u najkraćem mogućem projektu.
Ove veze možete stvoriti povlačenjem i ispuštanjem iz (i na) krugove koji se pojavljuju kada zadržite pokazivač ili odaberete trake zadataka. Možete ukloniti ograničenja na Ganttu klikom na ikonu zaključavanja ograničenja ili strelicu za povezivanje.
Zakažite od kraja do početka u prikazu stabla ili ravnom prikazu
Budući da je poveznica kraj-početak najčešći izbor, postoji opcija izbornika u prikazu stabla koja vam omogućuje povezivanje niza istih jednom radnjom. Samo višestruko odaberite zadatke koje želite povezati, kliknite izbornik radnji i odaberite “Raspored stavki Završetak za početak”. Također možete prekinuti ove veze odabirom “Ukloni vezu Završi za početak na stavkama”
Postavljanje datumskih ograničenja
Prema zadanim postavkama, OneDesk koristi vrlo labavo ograničenje “Počni ne ranije od” i odabire današnji datum ili datum početka projekta. Postoje i druge vrste ograničenja koje možete odabrati:
- Čim prije
- Što je kasnije moguće
- Mora početi (sidri početni datum na datum)
- Mora završiti (sidri datum završetka na datum)
- Početak najkasnije (ograničava datum početka na bilo koje vrijeme prije datuma)
- Završi najkasnije do (ograničava datum završetka na bilo koje vrijeme prije datuma)
- Ne započnite prije (ograničava početni datum na bilo koje vrijeme nakon datuma)
- Završi ne ranije od (ograničava datum završetka na bilo koje vrijeme nakon datuma)
Možete postaviti datumsko ograničenje za zadatak u planiranim vrijednostima zadatka. Da biste prikazali planirane vrijednosti zadatka, kliknite zadatak da biste prikazali ploču s detaljima i kliknite datume pored “Planirani raspored, kao što biste to učinili za raspoređivanje na ploči s detaljima zadatka. (Napomena: iz Alati na gornjoj ploči odaberite “Dock ploče s detaljima desno” za otvaranje ploče s detaljima bez napuštanja gantograma).