OneDesk ti consente di impostare le automazioni del flusso di lavoro, che sono un insieme di regole che si occupano di attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo. L’impostazione delle automazioni del flusso di lavoro consentirà alla tua azienda di risparmiare tempo e denaro e di aumentare la produttività complessiva.

Regole di automazione

Ogni regola di automazione del flusso di lavoro è composta dalle seguenti 3 parti:

Automation Rules

  1. Filtri che definiscono gli elementi a cui verrà applicata la regola
  2. Un trigger che determinerà l’esecuzione dell’azione
  3. Una o più azioni che OneDesk eseguirà

 

Esempi di automazione del flusso di lavoro

Di seguito sono riportate alcune utili automazioni del flusso di lavoro che possono aiutarti a ottenere il massimo dalle capacità di automazione del flusso di lavoro di OneDesk. Alcuni vengono attivati in OneDesk immediatamente, altri devono essere attivati e alcuni sono suggerimenti utili per flussi di lavoro comuni.

 

Già attivato

1. Risposta automatica ai nuovi ticket

Invia una risposta automatica del bot all’individuo che attiva la creazione di qualsiasi tipo di elemento che non sia un articolo della knowledge base.

Auto-reply to new tickets

 

2. Chiudere i ticket inattivi che sono clienti in sospeso

Riordina il tuo spazio di lavoro chiudendo automaticamente i ticket che sono diventati inattivi a causa dell’inattività del cliente.

Close inactive tickets that are pending customer

 

3. Modificare lo stato in sospeso quando l’agente risponde

Modifica automaticamente lo stato di un ticket in “cliente in sospeso” per identificare i ticket in attesa di risposta da parte del cliente.

Change pending status when agent replies

 

4. Modificare lo stato in sospeso quando il cliente risponde

Modifica automaticamente lo stato di un ticket in “agente in sospeso” per identificare i ticket che richiedono l’attenzione di un agente per garantire una risposta tempestiva.

Change pending status when customer replies

 

5. Se la percentuale di completamento cambia da 0 a meno del 100%, imposta lo stato su “in corso”

If percentage complete changes from 0 to less than 100%, set state to

 

6. Pubblica nuovi ticket sul portale clienti

Pubblica automaticamente nuovi ticket che vengono creati sul portale clienti per mantenere i tuoi clienti aggiornati sui suoi progressi.

Publish new tickets on the Customer portal

 

7. Avvisare il richiedente del ticket chiuso

Informa il richiedente di un ticket quando lo stato del ciclo di vita del ticket viene modificato in “finito”.

Notify requester of closed ticket

 

8. Quando lo stato viene aggiornato sul progetto, inviare un messaggio

Invia un messaggio automatico dal bot di OneDesk per avvisare i follower di un progetto quando il suo stato cambia. When status is updated on project, post a message

 

9. Ricorda agli assegnatari le attività imminenti

Invia un promemoria agli utenti OneDesk assegnati delle attività imminenti per consentire loro di essere meglio preparati.

Remind assignees of upcoming tasks

 

10. Modificare lo stato dell’elemento in “finito” quando la percentuale è 100

Imposta lo stato dell’elemento su “finito” quando la percentuale di completamento dell’elemento cambia al 100% per tenere traccia degli elementi finiti.

Change item state to

 

11. Imposta lo stato dell’attività su “riaperto” quando la percentuale scende da 100

Imposta lo stato dell’elemento su “riaperto” quando la percentuale di completamento viene ridotta dal 100% per identificare gli elementi che richiedono più lavoro.

Set task status to “reopened” when percentage goes down from 100

 

 

Non attivato

1. Quando viene creato un nuovo elemento, inviare un’e-mail all’amministratore

When new item is created, email Admin

2. Assegna automaticamente nuove attività

Assegna automaticamente gli elementi appena creati a un utente o un team in OneDesk.

Auto-assign new tasks

 

Esempi utili di automazione

1. Assegna automaticamente nuovi elementi a una persona

Assegna automaticamente gli elementi appena creati a un singolo utente del tuo team OneDesk.

Auto-assign new items to an individual

 

2. Avvisare l’assistenza se un ticket non è stato chiuso dopo un periodo di tempo specificato

Assicurati che il tuo team di supporto riceva automaticamente una notifica quando un ticket impiega troppo tempo per essere risolto.

Notify support if a ticket hasn’t been closed after a specified time period

 

3. Organizza automaticamente gli articoli in progetti in base al tipo di elemento

Fai in modo che gli elementi appena creati si organizzino automaticamente in diversi progetti in base al loro tipo di elemento.

Esempio: organizza un elemento che rappresenta un bug nel progetto “Bugs”.

Automatically organize items into projects based on item type

 

4. Quando un ticket viene creato tramite e-mail, inviare una risposta automatica

Invia un messaggio automatico alla persona che ti contatta via e-mail per avviare il flusso di conversazione.

When a ticket is created by email, send out an auto-reply

 

5. Assegna automaticamente elementi specifici al team appropriato

Assegna automaticamente un articolo in base al suo tipo al team più adatto a gestirne la cura.

Esempio: assegnare un ticket per la risoluzione dei problemi al team IT.

Auto-assign specific items to the appropriate team

 

6. Aggiorna il follower di un elemento per tutte le modifiche di stato

Assicurati che quando qualcuno viene assegnato come follower, riceva tutti gli aggiornamenti sui cambiamenti di stato dell’elemento non appena si verificano.

Update the follower of an item for all status changes

 

7. Organizza i ticket in progetti basati sul dominio di posta elettronica

Quando un ticket viene creato da un’e-mail con un particolare dominio, aggiungi il ticket al progetto con il nome di dominio correlato.

Organize tickets into projects based on email domain

 

8. Modificare il tipo di biglietto in base allo stato urgente nel nome

Avvisa i tuoi clienti che possono aggiungere “urgente” al titolo delle loro e-mail / invii di moduli web e cambia automaticamente quei tipi di ticket in un ticket “urgente”.

Change ticket type based on urgent status in name

 

9. Assegnare elementi ad alta priorità a un manager

Se un ticket viene elevato a priorità a 5 stelle, l’assegnatario passa immediatamente al manager in modo che possa essere gestito dalla persona più capace.

Assign high-priority items to a manager

 

10. Se l’elemento viene creato tramite e-mail, inviare e-mail e assegnarlo a una persona

Quando un elemento viene creato da un’e-mail, rispedisci un messaggio di risposta e assegnalo automaticamente a un utente di OneDesk.

If item is created by email, send email and assign to an individual

 

11. Quando lo stato cambia, riassegnare a un’altra squadra

Personalizza i tuoi stati per rappresentare i team che gestiscono le diverse fasi di un elemento e assegnali automaticamente al team appropriato man mano che lo stato cambia.

Esempio: quando il team di scrittura completa la scrittura di un’attività, aggiorna lo stato in Modifica e l’elemento viene automaticamente riassegnato al team di editing.

When status changes, reassign to another team

 

12. Assegna automaticamente nuovi biglietti a un individuo tramite Round-Robin

Assegna automaticamente i biglietti in entrata a rotazione a ciascun membro di un gruppo di tua scelta.

Auto-assign new tickets to an individual by Round-Robin

 

13. Archiviare un progetto dopo che è stato completato

Archive a project after it's been completed

 

14. Notifica ai follower di un progetto quando la sua data di scadenza cambia

Notify followers of a project when its due date changes

 

15. Archivio biglietti chiusi / completati

archive tickets

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