Come quotare per progetti
Il preventivo è un passaggio cruciale nella consegna del progetto, poiché consente sia all’azienda che al cliente di comprendere l’ambito del progetto e di stimare con precisione i ricavi. In questo articolo tratteremo gli elementi essenziali per creare preventivi per progetti o servizi, sottolineando l’importanza dell’accuratezza e della completezza.
Cos’è una citazione?
Un preventivo è un documento formale scambiato tra un’azienda e il suo cliente. Questo documento delinea i costi e i dettagli associati a un particolare servizio o progetto. Ciò che viene preventivato al cliente è ciò che verrà addebitato al completamento con successo del progetto o del servizio. Detto questo, l’accuratezza e l’equità del prezzo quotato sono fondamentali. Se il preventivo è troppo alto, potrebbe essere rifiutato dal cliente, mentre se è sottovalutato, l’azienda potrebbe subire una perdita di profitto.
Come creare preventivi per un progetto
La creazione di preventivi efficaci è spesso un processo continuo di miglioramento, che si evolve nel tempo man mano che le aziende lavorano su vari progetti e identificano le aree di maggiore redditività. Ecco i passaggi chiave per guidarti attraverso il processo di quotazione:
Raccogliere i requisiti del progetto:
- Inizia comunicando con il cliente per comprendere l’ambito del progetto e i risultati finali. La raccolta di requisiti di progetto completi è il primo ed essenziale passo per creare un preventivo accurato.
Suddivisione del progetto:
- Una volta stabiliti i requisiti del progetto, delineare il progetto suddividendolo in componenti gestibili. Questo passaggio consente una migliore stima del lavoro richiesto. Prendi in considerazione l’utilizzo di modelli di progetto se la tua azienda offre regolarmente servizi simili. I modelli fanno risparmiare tempo, garantiscono precisione e possono essere creati in base ai requisiti raccolti.
Calcola i costi e fissa le tariffe:
- Stimare i costi del progetto, utilizzando la suddivisione o il modello del progetto. Considera fattori come il tempo richiesto per ciascuna attività e eventuali costi aggiuntivi, come materiali o spese del fornitore. Utilizza software di quotazione dei progetti come OneDesk per una stima accurata dei costi e il monitoraggio delle entrate.
Includi i dettagli essenziali nel preventivo:
- Assicurati che il tuo preventivo includa informazioni cruciali come costo, termini di pagamento, data di scadenza, dettagli dell’azienda, nome del cliente, ambito del progetto, attività, tariffe, elenco dettagliato dei dettagli, tasse, sconti e qualsiasi altro addebito pertinente.
Invia il preventivo via e-mail al cliente:
- Invia il preventivo al cliente, fornendogli un modo semplice per esaminarlo e accettarlo. Un processo di quotazione trasparente e diretto contribuisce a relazioni positive con i clienti.
Vantaggi del software per preventivi di progetto
L’utilizzo di software per la quotazione dei progetti, come OneDesk, offre numerosi vantaggi:
- Preventivi standardizzati: garantisci coerenza e professionalità nei tuoi preventivi. Aggiungi il logo della tua azienda, l’indirizzo e un promemoria del preventivo con tutti i dettagli per il cliente.
- Utilizzo efficiente dei modelli: genera facilmente preventivi da modelli per progetti simili. Puoi aggiornare i modelli di progetto o crearne di nuovi secondo necessità. La generazione di preventivi dai modelli consente di risparmiare tempo e garantire la precisione.
- Monitoraggio dei ricavi: utilizza dashboard integrati per stimare i costi e monitorare i ricavi. La dashboard dei costi e dei ricavi si aggiorna in tempo reale man mano che il tuo team registra il tempo e aggiorna le attività in OneDesk. Nel prossimo progetto potrai utilizzare questi dati per modificare i tuoi preventivi, se necessario.
- Gestione integrata dei progetti: gestisci e monitora senza problemi l’avanzamento del progetto all’interno della stessa piattaforma. OneDesk offre funzionalità affidabili per flussi di lavoro di gestione dei progetti agili o tradizionali.
- Miglioramento continuo: impara dai progetti passati per migliorare e perfezionare i preventivi futuri.
Come inviare un preventivo per un progetto in OneDesk
OneDesk , un software di servizi professionali tutto in uno. Puoi fornire assistenza continua ai clienti, pianificare progetti e semplificare il processo di quotazione da un’unica app. Ecco una guida passo passo:
Crea modelli di progetto:
- Utilizza progetti esistenti o crea nuovi modelli basati sulle offerte standard della tua azienda.
Attività di stima e scomposizione:
- All’interno del progetto, crea attività o ticket e stima le ore pianificate per ciascuna attività.
Configura i dettagli del preventivo:
- Seleziona il cliente, scegli la struttura tariffaria e configura le tariffe orarie. OneDesk offre varie strutture tariffarie tra cui scegliere, ad esempio per cliente o per tipo di servizio.
Aggiungi ulteriori dettagli:
- Personalizza il preventivo aggiungendo dettagli come sconti, tasse o altri addebiti.
Invia il preventivo:
- Invia direttamente il preventivo al contatto di fatturazione del cliente via email. Il cliente potrà quindi accettare facilmente il preventivo.
Monitorare l’avanzamento del progetto:
- Tieni traccia dello stato di avanzamento del progetto all’interno di OneDesk, utilizzando il modello per un avvio efficiente del progetto.
Converti preventivo in fattura:
- Una volta completato il progetto, converti il preventivo accettato in fattura, inviandola direttamente al contatto di fatturazione del cliente.
Seguendo questi passaggi e sfruttando software per quotare progetti come OneDesk, le aziende possono semplificare i processi di quotazione, garantendo precisione, efficienza e migliori relazioni con i clienti.