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Circa l’azienda

Per la gestione dei progetti, sono disponibili tonnellate di opzioni software, alcune delle quali sono troppo pesanti per i team che affrontano progetti più piccoli e ben definiti. Quando si sceglie il software giusto per il proprio team, una delle sfide più grandi è trovare il giusto equilibrio in termini di vantaggi rispetto al tempo speso per configurarlo e gestirlo. Sebbene il software di gestione dei progetti in generale abbia lo scopo di semplificare la gestione del lavoro del progetto, spesso il software è troppo complicato e richiede la gestione stessa. Sapendo questo, un cliente è venuto da noi sperando che OneDesk avesse una soluzione per le loro esigenze di gestione che non richiedesse molto tempo.

Il nostro cliente è una società di intermediazione immobiliare che gestisce una piccola agenzia di pubblicità e design all’interno della propria azienda. Il motivo per cui sono venuti da noi è che stavano cercando una soluzione per la gestione delle richieste di progettazione pervenute alla loro agenzia. Queste richieste sono spesso progetti una tantum piccoli, veloci e facili da completare. Date le loro esigenze, il nostro cliente ha identificato che il software di gestione del progetto probabilmente darebbe loro ciò di cui hanno bisogno per tenere traccia di questo tipo di lavoro. Tuttavia, la maggior parte del software sul mercato sembra richiedere molte impostazioni e input per avere senso per loro da una prospettiva temporale; il tempo necessario per impostare il lavoro nel software ostacolerebbe l’effettivo lavoro di progettazione richiesto. Un’altra possibile soluzione presa in considerazione dal nostro cliente era un sistema di ticketing in cui il lavoro poteva essere assegnato e lo stato poteva essere monitorato in una semplice pipeline.

Prima di utilizzare OneDesk, il nostro cliente utilizzava la posta elettronica per acquisire e prendere in carico il lavoro. Avevano un indirizzo e-mail dedicato che veniva monitorato da qualcuno del loro team e ogni volta che veniva inviata una nuova richiesta, veniva presa una nota e il lavoro veniva assegnato a un designer. Sebbene abbia portato a termine il lavoro, questo processo è manuale, soggetto a errori e non fornisce alcuna trasparenza sullo stato del lavoro. Spostando questo flusso di lavoro in OneDesk, possono mantenere il punto di contatto iniziale con i clienti tramite e-mail, ma si affidano a OneDesk per il resto del lavoro pesante. OneDesk imposta automaticamente un indirizzo e-mail che trasforma tutte le e-mail inviate in ticket nel sistema OneDesk. Da lì, i ticket possono essere valutati, esaminati, modificati e assegnati. OneDesk consente inoltre la creazione di stati personalizzati in modo che il nostro cliente possa quindi creare flussi di lavoro per acquisire con precisione il ciclo di vita di ogni richiesta di progettazione su cui lavora.

Configurazione del progetto

Per la gestione e l’organizzazione del lavoro richiesto dai clienti, abbiamo consigliato al nostro cliente di esplorare la nostra struttura gerarchica per gli elementi di lavoro. Anche se il nostro cliente ha notato che il loro lavoro di progettazione consiste spesso in piccoli progetti una tantum, abbiamo evidenziato come possono utilizzare i concetti OneDesk di portafogli e progetti per aiutarli a gestire queste richieste. I concetti di progetti e portfolio in OneDesk sono solo contenitori per contenere ticket e, se il nostro cliente dovesse tenere traccia di progetti più grandi, attività di progetto. Utilizzando i portfolio per rappresentare i propri clienti, possono raggruppare tutte le richieste di un particolare cliente e rivedere facilmente il lavoro passato che è stato svolto. Abbiamo anche consigliato al nostro cliente di utilizzare i progetti per raggruppare i biglietti per lo stesso prodotto, il che avrebbe ulteriormente organizzato il lavoro. Il nostro cliente ha sollevato il desiderio di poter nascondere i ticket completati ei progetti sono un modo per farlo. Impostando progetti per i ticket completati, il nostro cliente può quindi archiviare questi progetti. Ciò mantiene la loro visualizzazione corrente ordinata senza costringerli a cancellare i record del lavoro che è stato fatto.

Automazioni e campi personalizzati

Il nostro cliente ha notato che ciò che non gli piaceva di così tanti altri software di gestione dei progetti era la quantità di input richiesta e il tempo da dedicare al prodotto. Sebbene OneDesk non elimini tutti gli input dal nostro cliente, esistono numerose automazioni che possono essere impostate per massimizzare l’efficienza. Una volta che il nostro cliente ha configurato il flusso di lavoro, può trarre vantaggio dalle nostre automazioni del flusso di lavoro. Una delle funzionalità più potenti di OneDesk, le automazioni del flusso di lavoro sono azioni che avvengono in base a determinati criteri. In combinazione con i campi personalizzati che il nostro cliente può definire per i loro tipi di ticket, le automazioni del flusso di lavoro possono rendere il lavoro quasi completamente autogestito. Ad esempio, per le richieste di progettazione in arrivo, un’automazione può rilevare se la persona che registra il lavoro proviene da una particolare azienda. Sulla base di queste informazioni, il lavoro può quindi essere spostato automaticamente in un progetto appropriato e persino assegnato a un particolare designer. Ciò allevia gran parte dell’onere di gestione del lavoro che si trova nella maggior parte degli altri software di gestione dei progetti.

Portale clienti

Un altro prodotto della suite di strumenti OneDesk a cui il nostro cliente è interessato è il portale clienti. Il portale clienti è un modo per il nostro cliente di consentire direttamente ai propri clienti di registrare le richieste di progettazione direttamente nel sistema OneDesk tramite un portale web. Avendo un portale per i clienti, il lavoro registrato attraverso di esso è visibile a chiunque lo abbia effettuato per primo e può essere aperto a chiunque nella propria organizzazione. Ciò fornisce un’elevata e adeguata visibilità dello stato del lavoro a chiunque sia coinvolto. In alternativa, il portale clienti può anche essere utilizzato come base di conoscenza in cui è possibile pubblicare e condividere articoli con i clienti. Sfruttando il sistema di ticketing esistente di OneDesk, i biglietti possono essere facilmente trasformati in articoli nella knowledge base e persino beneficiare delle opzioni di personalizzazione dei biglietti OneDesk standard. Ad esempio, i biglietti in OneDesk possono avere allegati multimediali come immagini e video. Questa funzione si applica anche agli articoli della knowledge base, dai quali è possibile scaricare o visualizzare i contenuti multimediali nel browser.

In termini di software di gestione dei progetti, OneDesk si distingue dagli altri per flessibilità e personalizzazione. Dall’opzione di trasformare il portale dei clienti in una knowledge base a più modi in cui le richieste vengono registrate nel nostro sistema, OneDesk ha un’ampia gamma di casi d’uso coperti nelle sue funzionalità principali. Oltre alla vasta gamma di funzionalità per organizzare e gestire il lavoro, OneDesk è anche semplice da configurare e utilizzare. Insieme alla possibilità di creare personalizzazioni per gestire automaticamente il lavoro, era chiaro al nostro cliente come OneDesk non solo soddisfacesse le loro esigenze, ma le superasse.

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