L’informazione guida il mondo moderno e le società di media sono al centro di tutto. Queste aziende sono responsabili della cura dei contenuti, del loro miglioramento e della loro disposizione in diverse forme. Si impegnano in una ricerca rigorosa di dati e si sforzano di diffondere nuove informazioni al giusto pubblico di destinazione. Oltre a capire quale storia raccontare e come raccontarla, mantenere le ruote di un’azienda del genere in un settore guidato dal cambiamento richiede la collaborazione di una serie di team specializzati in grado di cercare dati rilevanti e fornire risultati raffinati nei ruoli designati . Questi team sono tenuti a collaborare, fornire report utili e tempestivi, ottenere feedback e implementare il feedback. Le società di media sono sempre alla ricerca di modi migliori per ottimizzare i loro team e un cliente si è rivolto a noi sperando di affinare meglio il loro lavoro di squadra e gli strumenti di gestione dei progetti.

La nostra azienda cliente è un attore specializzato nel settore dell’informazione. Operano come una società di editoria e media che vende pubblicazioni finanziarie a un pubblico misto, inclusi clienti B2B che richiedono informazioni finanziarie tempestive e pertinenti. L’azienda si impegna nel marketing mirato e B2B a seconda del pubblico di destinazione, svolgendo un ruolo fondamentale nel clima economico ed economico fornendo analisi approfondite e pubblicazioni finanziarie.

In una conversazione con il reparto marketing dell’azienda, abbiamo notato che gli sforzi di marketing dell’azienda potrebbero essere attribuiti a quattro team che lavorano 24 ore su 24 per raggiungere gli obiettivi aziendali, riportando continuamente al responsabile del team per coordinamento e feedback. Il reparto marketing ha sottolineato la pressante necessità di uno strumento interno che possa aiutarli a gestire meglio questi team e questi progetti. Lo strumento dovrebbe consentire ai membri del team di condividere le informazioni comodamente senza necessariamente alterare il flusso di lavoro esistente. Il cliente ha anche notato che la piattaforma proposta dovrebbe avere le caratteristiche per supportare da venti a cinquanta membri del team che possono inviare rapporti sulle attività designate in modo indipendente, mentre possono anche ottenere un feedback tempestivo sulle informazioni che hanno fornito sulla stessa piattaforma.

OneDesk fornisce una valida soluzione alla sfida che deve affrontare l’azienda cliente. Rende più facile comunicare, strutturare e tenere traccia dei progetti e delle attività dei team attraverso un assortimento di strumenti disponibili sulla piattaforma OneDesk. Questi strumenti sono particolarmente adatti per facilitare la comunicazione e la gestione del progetto tra i membri del team in un’organizzazione, come nel caso dell’azienda cliente.

Utilizzando la piattaforma OneDesk, il capo del team può creare, gestire e tenere traccia di progetti o report come ticket. Il portale clienti consente al responsabile del team di leggere e rispondere ai ticket inviati dai membri del team. Una volta che il profilo di un membro del team è stato creato su OneDesk, può essere incluso come follower sui ticket esistenti e possono essere assegnate loro attività correlate. I membri del team designati possono anche inviare ticket accessibili tramite il portale clienti. I membri del team che seguono un ticket o un progetto ricevono notifiche tempestive delle discussioni sul progetto in modo che la discussione sia visibile a tutto il team.

I ticket sono in grado di contenere un’enorme quantità di dati riguardanti il progetto o il report in questione. Sono completamente personalizzabili e possono essere implementati attraverso diverse fasi di un ciclo di vita del progetto simile al ciclo di vita del progetto convenzionale. I ticket OneDesk possono anche contenere allegati di file e possono essere configurati per soddisfare qualsiasi esigenza di progetto con campi personalizzabili per acquisire dati rilevanti.

Il menu dei progetti nella dashboard dell’applicazione principale fornisce una struttura completa di tutti i progetti o ticket esistenti, i membri del team designati e le attività assegnate. Il portfolio può essere utilizzato per rappresentare i vari membri del team con ticket per ogni membro o progetti correlati strutturati all’interno del portfolio / cartella del membro. Le cartelle e le sottocartelle del progetto possono essere trascinate e rilasciate per ottenere la struttura desiderata.

Il dashboard di OneDesk risolve la sfida principale della comunicazione e della gestione dei progetti in quanto consente ai membri del team di inviare rapporti sulle attività o lo stato del progetto e ottenere feedback da non perdere, tramite l’app e per posta.

OneDesk consente ai team di ricevere o inviare i ticket in più modi comodamente. Un modo per ottenere questo risultato è attraverso il portale del cliente in cui il biglietto e le informazioni sul cliente verranno acquisite automaticamente su OneDesk. In alternativa, l’amministratore può importare i biglietti in formato CSV a condizione che i biglietti siano stati raccolti in un file di foglio di calcolo. I ticket possono anche essere recuperati dai sistemi esistenti in uso all’interno dell’azienda grazie alla perfetta integrazione di OneDesk. OneDesk può anche ricevere ticket tramite e-mail quando gli utenti inviano ticket a un indirizzo e-mail specifico dell’azienda.

I responsabili del team possono visualizzare facilmente i dettagli dei biglietti su OneDesk nell’app principale. Possono anche automatizzare le risposte per i ticket. La piattaforma semplifica la personalizzazione dei messaggi automatizzati in risposta a ticket specifici. Ciò è particolarmente utile per trasmettere determinate informazioni ai membri del team al momento dell’invio di ticket o del completamento di attività specifiche.

OneDesk fornisce anche le versioni Android e IOS del sistema. Queste app consentono ai membri del team di creare ticket sulle attività, discutere i ticket sulle attività che stanno seguendo, registrare il tempo, ricevere notifiche su nuove assegnazioni e nuove discussioni. Sia nell’ufficio centrale dell’azienda che nell’angolo della stanza, i membri del team possono aggiornare e rispondere agli aggiornamenti del progetto senza problemi, un approccio che semplifica la comunicazione e la collaborazione tra i team.

Gli utenti possono anche essere suddivisi in vari livelli di accesso con diversi permessi e privilegi. Ciò garantisce che solo i membri del team con i privilegi appropriati ottengano l’accesso ai dati e alle informazioni sui progetti in corso. Il portale è diverso per ogni utente e gli utenti possono essere limitati solo ai propri biglietti o a tutti i biglietti come ritenuto opportuno. Pertanto, il nostro cliente può facilmente personalizzare il proprio flusso di lavoro o integrare OneDesk con il flusso di lavoro esistente, migliorando le operazioni attraverso una migliore efficienza nella comunicazione senza dover apportare importanti modifiche operative. L’interfaccia utente amichevole di OneDesk, i livelli di accesso ben definiti e una serie di altre funzionalità aiuteranno l’azienda cliente a ottenere un’adozione senza problemi della piattaforma, una migliore designazione delle attività adatta alle dimensioni del team e alla natura del lavoro e un progetto senza problemi gestione.

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