Il lavoro collaborativo è una necessità in settori specifici. Le società di sviluppo software e i fornitori di soluzioni tecnologiche non fanno eccezione. L’azienda media di sviluppo software riunisce le capacità, l’esperienza e le competenze di più sviluppatori, project manager e progettisti di sistemi per formare i propri team di sviluppo. La gestione dell’interoperabilità di tali team richiede un mix di flussi di lavoro ben definiti, capacità di gestione specializzate e il giusto set di strumenti per il lavoro. Una società di Cash Automation Technology si è rivolta al team di OneDesk alla ricerca di un progetto multipiattaforma e di uno strumento di gestione delle risorse con un sistema di ticketing e capacità di archiviazione condivisa per il proprio team.
La nostra azienda cliente è specializzata in servizi di automazione del contante per altre società all’interno del suo mercato di riferimento. Costruiscono sistemi di cash recycler per gestire il denaro per banche e hotel di tutte le dimensioni. L’azienda è composta da un team di ingegneri software esperti, programmatori e project manager che lavorano insieme per identificare e risolvere i problemi all’interno di queste istituzioni target utilizzando una tecnologia software all’avanguardia. Convenzionalmente, l’azienda del nostro cliente implementa server locali nello sviluppo del progetto durante le fasi di sviluppo e test. Utilizzano anche altri strumenti di gestione tradizionali per la comunicazione, il supporto e la gestione delle risorse. Tuttavia, la complessità dell’utilizzo e della manutenzione di più strumenti per attività correlate all’interno di un team si è dimostrata inefficiente e le piattaforme di sviluppo sono piuttosto rigide rispetto alle esigenze e alle aspettative dell’azienda. Ciò ha portato alla necessità di un sistema completo che avesse tutte le funzionalità richieste dall’azienda e che si integrasse bene con i sistemi esistenti attualmente in uso all’interno dell’organizzazione.
La gestione del progetto su questa scala e la natura del lavoro del cliente dipendono in modo critico dal regolare lavoro di squadra e dalla capacità di ottimizzare le risorse e rispettare le scadenze. Il giusto strumento di gestione dei progetti è un fattore determinante per il successo a lungo termine dell’azienda. OneDesk è dotato di una suite di strumenti progettati per fornire un flusso di lavoro regolare come descritto nel caso della nostra azienda cliente. Un sistema di ticketing integrato consente agli utenti privilegiati di creare e inviare ticket personalizzabili su progetti e attività. È possibile creare un ticket praticamente per qualsiasi problema che richiede attenzione e risoluzione immediate. Il leader del team può creare discussioni in risposta ai ticket inviati e persino assegnare attività in base al ticket se sono necessarie ulteriori azioni. OneDesk semplifica ulteriormente le responsabilità dei project manager all’interno dell’organizzazione attraverso il suo sistema di automazione del flusso di lavoro integrato. Il sistema consente al manager di creare risposte automatizzate e personalizzabili ad azioni specifiche che gli utenti eseguono sui ticket. I manager possono anche moderare l’accesso alle discussioni utilizzando i modificatori di accesso privato o pubblico per garantire che solo i membri del team designati possano accedere alla discussione.
OneDesk ha cicli di vita del progetto integrati in ticket e attività per aiutare gli utenti a tenere traccia dello stato in cui si trova attualmente ogni elemento di lavoro o progetto. Lo stato corrente del progetto nel ciclo di vita può essere modificato in movimento man mano che lo stato del progetto cambia. Il ciclo di vita del progetto all’interno di OneDesk è completamente configurabile e possono essere create più fasi mentre le fasi esistenti possono essere modificate o eliminate tutte insieme secondo necessità. La piattaforma fornisce anche un efficace sistema di registrazione del tempo che può essere utilizzato importando schede attività o utilizzando il timer integrato che semplifica la pianificazione del progetto e il monitoraggio delle attività. Il sistema di registrazione e pianificazione del tempo automatizza anche il ciclo di vita del progetto. Aggiorna automaticamente lo stato corrente del progetto nel ciclo di vita come specificato nel programma / piano del progetto.
L’app mobile OneDesk migliora e stabilizza il flusso di lavoro dell’organizzazione. Consente agli utenti di gestire il timer del progetto in remoto utilizzando i propri dispositivi mobili fuori sede. L’app mobile OneDesk, disponibile su entrambe le piattaforme Android e iOS, viene automaticamente sincronizzata con il timer del progetto sull’app principale. Il manager può analizzare le schede attività inviate sulla propria dashboard e può approvare o rifiutare le schede attività registrate, una funzionalità fondamentale nella fatturazione dei dipendenti. Con un clic di un pulsante, i project manager possono creare, esportare e scaricare rapporti di schede attività registrate per ulteriori analisi o elaborazione delle buste paga. Gli utenti possono anche ricevere notifiche sui ticket e sulle attività in cui sono coinvolti tramite la loro app mobile OneDesk.
OneDesk semplifica la gestione delle risorse nell’organizzazione. Comprende una raccolta di viste di cui ciascuna fornisce una chiara panoramica o illustrazione dell’allocazione delle risorse e del particolare progetto all’interno del sistema. La vista Gantt, ad esempio, è uno strumento utile nello strumento di gestione delle risorse che consente ai project manager di tenere d’occhio chi lavora su cosa e quando. Questo strumento, tra le altre viste, semplifica l’individuazione dei duplicati nell’assegnazione delle attività e la riprogrammazione delle attività è ancora più comoda con l’interfaccia utente abilitata al trascinamento della selezione. Inoltre, OneDesk consente anche di confrontare la pianificazione prevista con le pianificazioni pratiche. Ciò offre al manager una prospettiva migliore quando si tiene traccia dell’efficienza e degli intervalli di tempo, ove applicabile. La visualizzazione presenta un confronto affiancato dell’attività assegnata a un utente insieme al tempo assegnato rispetto al tempo trascorso dall’utente per portare a termine l’attività.
OneDesk implementa un approccio superiore nella progettazione dei suoi livelli e del sistema di autorizzazioni. I privilegi degli utenti sono ordinati in livelli di accesso e possono essere personalizzati per soddisfare i requisiti operativi dell’azienda cliente. L’amministrazione di primo livello ha tutti i diritti, inclusa la possibilità di abilitare e disabilitare le funzionalità all’interno del sistema. Gli amministratori / manager possono anche creare utenti e team e assegnare privilegi sul sistema. Gli utenti esistenti possono anche essere importati in formato CSV e gli utenti possono essere disattivati o riattivati. La piattaforma si integra inoltre prontamente con praticamente tutte le app tradizionali utilizzate all’interno dell’organizzazione del cliente. I gestori possono facilmente importare ed esportare dati in e da OneDesk. Anche l’integrazione con i sistemi esistenti è notevolmente semplificata ed è accessibile dal pannello di integrazione sull’App di amministrazione. OneDesk dà la priorità all’efficienza nel flusso di lavoro organizzativo e il design intuitivo della piattaforma garantisce che per operare e gestire il sistema siano necessarie poche o nessuna competenza tecnica.