Non so se sia davvero così, ma vorrei discutere quelli che considero gli ingredienti chiave per grandi uffici di gestione dei progetti, o PMO. Ho visto diversi uffici di progetto essere costruiti e demoliti in organizzazioni ben intenzionate che erano altrimenti produttive … tranne per il fatto che non erano in grado di fornire una solida infrastruttura PM. Stavo persino costruendo il mio PMO e la mia infrastruttura – anche con successo – prima che l’intera organizzazione crollasse improvvisamente e inaspettatamente, il che è foraggio per un libro un giorno, anche se penso che ne sia già stato scritto uno.
Da quando ho visto più PMO salire e scendere, sono diventato supponente su quali siano gli ingredienti buoni e cattivi per gli uffici di gestione dei progetti. Ai fini di questo articolo, mi concentrerò su quelli che considero i quattro ingredienti principali per un efficace ufficio di gestione dei progetti.
Lead forte e concentrato ership
Questo può sembrare o sembrare ovvio, ma lasciatemi spiegare ulteriormente. Ho visto molti PMO guidati da direttori PMO che erano fondamentalmente solo i PMO più esperti del gruppo. Quell’esperienza non li rende un buon leader. Inoltre, erano spesso a capo dei progetti stessi. Lo considero un errore. Se ti dedichi alla creazione di un ufficio di gestione dei progetti efficace, metti in atto un buon direttore del PMO per guidarlo e liberarlo dalla gestione dei progetti, tranne nei casi più estremi in cui è necessario il suo contributo per superare qualche ostacolo o problema. I PM hanno bisogno di guida, formazione, sviluppo della carriera e responsabilità. Il direttore del PMO dovrebbe già avere un piatto completo solo con quelle responsabilità.
Supporto esecutivo
Il PMO di lunga durata ha il consenso dei dirigenti. È fondamentale che il PMO venga preso davvero sul serio nell’organizzazione. Le aziende con PMO che non sono supportate dal buy-in dei dirigenti potrebbero non avere finanziamenti e potrebbero anche vedere progetti chiave guidati da gruppi speciali creati al di fuori del PMO. Questi faranno solo in modo che il PMO venga visto come un’entità non critica nel tempo … portando alla sua eventuale scomparsa.
Esperienza nei ranghi
Un PMO pieno di project manager con PMP e altre certificazioni non garantirà il successo. È fondamentale che il tuo PMO sia composto da persone con successi (e fallimenti) del progetto alle spalle. Il mentoring è essenziale e questi PM esperti che non solo hanno reali storie di successo, ma anche di superare e imparare dai loro fallimenti, saranno le persone migliori per aiutare i nuovi project manager nell’organizzazione a imparare come gestire efficacemente e con successo gli impegni su base continuativa .
Migliori pratiche
Le migliori pratiche possono significare molte cose. Ma soprattutto ciò su cui mi sto concentrando qui sono cose come modelli riutilizzabili, una solida metodologia e una struttura PM che promuove una forte comunicazione, buoni feedback, pratiche coerenti e rapporti settimanali regolari sullo stato del progetto. I PM hanno molto da gestire su base regolare, specialmente se spesso conducono cinque o sei progetti contemporaneamente, come di solito accade. Più possiamo dotarli di solidi strumenti software e pratiche che aiutano a generare un regolare successo del progetto e una presentazione coerente ai clienti del progetto che coinvolgono, quindi meglio sarà e più sicuri saranno nella gestione dei loro progetti su un quotidianamente.
Sommario
Niente garantisce che il tuo PMO durerà per sempre e che l’80% o più dei tuoi progetti avrà successo. Ma seguendo questi concetti durante la costruzione, o la ristrutturazione, se necessario, del PMO della tua organizzazione, probabilmente vedrai un successo più coerente nei progetti che stai gestendo. Per favore condividi i tuoi pensieri e opinioni su ciò che consideri ingredienti chiave per PMO di successo. Le nostre esperienze con i successi e gli insuccessi di PMO ci aiutano a portarli avanti e a costruire infrastrutture PMO ancora migliori in futuro.