Risposte predefinite in OneDesk

Esistono diversi modi per impostare e automatizzare l’invio di risposte in OneDesk. Le risposte predefinite possono aiutare a rispondere alle domande frequenti che ricevi dai clienti, a rispondere alle richieste che ricevi ripetutamente e altro ancora. Ciò ti consente di riordinare il tuo helpdesk e di risparmiare tempo a te e al tuo team quando si tratta di ordinare e rispondere alle richieste dei clienti.

Puoi inviare una risposta predefinita nei seguenti modi:

Inserimento di un messaggio in una raccolta di biglietti o articoli selezionata manualmente

Inserimento di un messaggio quando viene ricevuto un ticket con una parola chiave o una frase specificata

Invio di un modello di posta elettronica quando viene ricevuto un ticket con una parola chiave o una frase specificata

Informazioni sull’inserimento di messaggi

L’inserimento di un messaggio consente di inviare una risposta al messaggio nell’applicazione di messaggistica interna di OneDesk. Puoi scegliere di automatizzare l’inserimento di un messaggio o di creare una macro e quindi selezionare manualmente a quali elementi applicare quella macro. Il vantaggio dell’inserimento di un messaggio è il seguente:

  • Ti consente di tenere traccia del flusso di conversazione tra te ei tuoi clienti direttamente all’interno di OneDesk.
  • Consente di selezionare i ticket o gli elementi più appropriati a cui inserire una risposta.
  • Salva i messaggi che scrivi per dopo e usali con il clic di un pulsante.

Quando si inviano internamente messaggi preconfezionati, è possibile inserire proprietà nei messaggi:

Informazioni sull’invio di un modello di posta elettronica

L’invio di un modello di posta elettronica consente di inviare un messaggio di posta elettronica diretto ai clienti da OneDesk e consente di:

  • Utilizza un modello di e-mail preconfigurato con proprietà inserite

  • Tieni traccia delle e-mail inviate, consegnate o non riuscite nelle ultime 72 ore

Il vantaggio di questo approccio è:

  • Non è necessario selezionare manualmente gli elementi a cui applicarlo.
  • Nessun essere umano deve istigare l’azione, quindi meno tempo sprecato per la tua squadra.
  • Puoi scegliere tra più proprietà.

Lo svantaggio dell’invio di modelli di email basati su parole chiave è:

  • La precisione di queste risposte automatiche non è perfetta e dipende fortemente dalle parole chiave o dalle specifiche selezionate.
  • Poiché l’email viene inviata al di fuori del flusso di messaggi, non stai tenendo traccia di tutti i messaggi tra te ei tuoi clienti.

Come inviare manualmente una risposta al messaggio

Per inviare manualmente una risposta macro:

Passo 1: Fare clic sull’applicazione in cui si desidera creare la macro.

Select Tasks Application

Passo 2: Seleziona tutti i biglietti a cui desideri inviare il messaggio. Se desideri creare semplicemente la Macro da salvare e utilizzare in seguito, assicurati di aver selezionato solo il portfolio dell’organizzazione o un non articolo.

Select Portfolio

Passaggio 3: Clic Utensili nella barra di navigazione in alto.

Select Tools

Passaggio 4: Clic Nuova macro .

Select New Macro

Passaggio 5: Clic Crea nuova conversazione e digita il messaggio che desideri inviare al tuo cliente.

Nota: assicurati di aver selezionato “Risposte del cliente” nella parte superiore della finestra del messaggio.

Passaggio 6: Clic Salva questa macro per salvarlo per un uso successivo o Applica questa macro per applicarlo ai biglietti selezionati.

Select Save This Macro

Come inviare automaticamente una risposta al messaggio

Passo 1: Clicca il Più applicazioni icona nella parte inferiore sinistra dell’applicazione OneDesk.

More applications

Passo 2: Clicca il ingranaggio icona per accedere alla sezione di amministrazione.

Administration

Passaggio 3: Fare clic sull’applicazione in cui si desidera creare l’automazione (ticket, attività, funzionalità o progetti).

Passaggio 4: Impostare la parola chiave o la frase chiave dell’automazione che porterà al messaggio (es. Parola chiave “password” per reimpostare la password).

Passaggio 5: Clic inserire / creare messaggio dal azione menu a discesa e seleziona a chi inviare il messaggio. Puoi scegliere un singolo utente o il bot aziendale. Scrivi la tua risposta al messaggio.

Passaggio 5: Clic Applica e salva .

Come inviare automaticamente un modello di posta elettronica

Passo 1: Clicca il Più applicazioni icona nella parte inferiore sinistra dell’applicazione OneDesk.

More applications

Passo 2: Clicca il ingranaggio icona per accedere alla sezione di amministrazione.

Administration

Passaggio 3: Fare clic sull’applicazione in cui si desidera creare l’automazione (ticket, attività, funzionalità o progetti).

Passaggio 4: Impostare la parola chiave o la frase chiave dell’automazione che porterà al messaggio (es. Parola chiave “password” per reimpostare la password).

Passaggio 5: Clic invia modello di email dal azione menu a discesa e scegli il modello di email che desideri utilizzare. Clic Crea nuovo modello di email se vuoi scriverne uno nuovo.

Passaggio 6. Per invia un’e-mail a , selezionare a chi si desidera inviare il messaggio di posta elettronica.

Passaggio 7. Clic Applicare poi Salva .

Esempi di risposte macro

Risposte alle domande pratiche

Risposte alle richieste di reimpostazione della password

Risposte alle domande sull’individuazione di X

Esempi di e-mail automatizzate

Risposte alle domande pratiche

Risposte alle richieste di reimpostazione della password

Risposte alle domande sull’individuazione di X

 

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