Soluzione per la gestione della posta elettronica dei clienti

Soluzione per la gestione della posta elettronica dei clienti

Il sistema di gestione della posta elettronica dei clienti di OneDesk ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Ti dà il pieno controllo su ciò che fa il tuo sistema di ticketing e-mail. Ecco le principali funzionalità di posta elettronica nell’applicazione helpdesk di OneDesk:

Customer Ticketing System

Sistema di biglietteria per i clienti

OneDesk dispone di un potente sistema di gestione dei ticket dei clienti, che consente di gestire completamente il flusso di lavoro di posta elettronica e ticket. Ogni ticket ha un set predefinito di stati del flusso di lavoro , ma puoi modificarli per soddisfare i processi della tua azienda.

  • Per impostazione predefinita, un nuovo ticket inizia nello stato “Aperto” e non viene assegnato a un agente. Il biglietto, quindi, compare nella visualizzazione “biglietti non assegnati”. Una risposta viene inviata automaticamente al cliente. A questo punto, qualcuno può assegnare manualmente il ticket a un agente nel tuo team di supporto.
  • Una volta che l’agente assegnato risponde pubblicamente al ticket, la risposta viene inviata al richiedente tramite e-mail, lo stato viene modificato in “cliente in sospeso” e il ticket viene visualizzato nella vista “cliente in sospeso”.
  • Una volta che il cliente risponde al ticket, l’assegnatario viene informato della risposta, lo stato viene modificato in “agente in sospeso” e il ticket viene visualizzato nella visualizzazione “agente in sospeso”.

Puoi automatizzare e modificare questo flusso di lavoro in modo che corrisponda al modo in cui la tua azienda comunica con i tuoi clienti.

Convert emails to tickets

E-mail al biglietto

OneDesk creerà i biglietti dalle e-mail dei clienti. Questa è una delle caratteristiche principali di sistemi di posta elettronica dei clienti e funziona così:

  • Consenti a OneDesk di sapere quale indirizzo email utilizzi per ricevere richieste di assistenza.
  • Hai impostato un inoltro automatico per reindirizzare le nuove e-mail a uno dei tuoi indirizzi e-mail OneDesk dedicati.
  • OneDesk crea un ticket dall’e-mail, impostando l’oggetto, il contenuto, gli allegati e i richiedenti sul ticket
  • Eventuali risposte future effettuate sul ticket o successive email di risposta verranno aggiunte come messaggi sul ticket.
  • Se necessario, un nuovo record cliente verrà aggiunto all’elenco dei clienti all’interno di OneDesk.

Abbiamo guide facili da seguire per la configurazione dei reindirizzamenti per Gmail, Outlook e altri sistemi di posta elettronica.

helpdesk email templates

Modelli di posta elettronica dell’helpdesk

Quando invii email ai tuoi clienti, desideri il pieno controllo su ciò che vedono. I modelli di e-mail dell’helpdesk di OneDesk ti consentono di modificare il contenuto delle e-mail che invii ai tuoi clienti. Non solo, puoi modificare i modelli di praticamente qualsiasi email che inviamo per tuo conto.

In qualità di amministratore del tuo account OneDesk, hai accesso a un Centro messaggi di posta elettronica in cui puoi attivare o disattivare le varie email o modificare il contenuto. Puoi persino creare nuovi modelli di email e definire le circostanze in cui vengono inviati.

Help Desk email signatures

Firma e-mail dell’helpdesk

Quando invii email ai clienti, vorrai che la firma dell’email dell’helpdesk sembri provenire da te. In OneDesk puoi aggiungere una firma personalizzata alla fine di ogni e-mail. questa firma normalmente fornisce le informazioni di contatto per la tua azienda, ma puoi includere tutto ciò che desideri, inclusi grafici e loghi. Puoi persino disattivare il marchio.

Se tu volessi personalizzare lo stile delle e-mail , puoi modificare anche quello. Puoi modificare i colori, aggiungere un logo e altro ancora. Infine, puoi anche aggiungere un’intestazione personalizzata alle tue e-mail.

Quando OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, verrà inserita nell’intestazione e nel piè di pagina che definisci e decorata con i colori che scegli.

Customer Email Management Solution

Risposta e-mail dell’help desk

L’email di risposta dell’helpdesk di solito consiste in due tipi di risposte: risposte automatiche e risposte dai tuoi agenti dell’assistenza.

Le risposte automatiche possono essere impostate con uno o più modelli, che rispondono ai ticket dei clienti in circostanze da te specificate. Queste sono risposte completamente personalizzabili e puoi averne quante ne hai bisogno. Ognuno può essere attivato in circostanze diverse, quindi potresti avere una risposta diversa per una nuova richiesta di progetto rispetto a un ticket IT.

Le risposte degli agenti contengono il messaggio inserito dall’agente e sono inserite nel modello (vedere sopra). Anche l’altro contenuto dell’e-mail, come il ticket a cui è associato, la riga dell’oggetto e altro, può essere configurato dall’utente.

helpdesk automation tools

Strumenti di automazione dell’helpdesk

Gli strumenti di automazione dell’helpdesk di OneDesk sono molto flessibili. OneDesk è dotato del nostro potente motore di automazione del flusso di lavoro.

Questo strumento di automazione può automatizzare tutti gli aspetti del tuo helpdesk, inclusi risposte automatiche , assegnazioni automatiche, pulizia e valutazione delle code di ticket, modifiche allo stato, aggiornamenti dello stato, promemoria, notifiche, accordi sul livello di servizio e molto altro ancora. Un ampio elenco di trigger, azioni e filtri ti consente di indirizzare i tuoi ticket in quasi tutti i modi di cui hai bisogno. Questa funzionalità di livello aziendale è inclusa in tutti i piani ed è una delle nostre funzionalità più popolari.

Customer Email Management Solution

Monitoraggio delle e-mail dei clienti

Quando OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, non si ferma qui. Potrebbe essere necessario tenere traccia delle e-mail dei clienti dopo che sono state inviate o ricevute. OneDesk fornisce il monitoraggio della posta elettronica dei clienti con ogni piano.

Per tenere traccia delle email che hai inviato e verificare se sono state consegnate correttamente, non devi solo inviarle e sperare. In qualità di amministratore, puoi semplicemente aprire il pannello di controllo della posta in uscita per visualizzare un elenco di tutte le email che inviamo per tuo conto. Per ogni email puoi vedere lo stato della consegna e, per quei rari casi in cui la consegna non è andata a buon fine, ti spiegheremo il motivo. Forse l’indirizzo e-mail non era corretto o l’e-mail rimbalzata dal server di destinazione. Non è necessario che sia un mistero quello che è successo.

Puoi anche tenere traccia delle e-mail in arrivo nel pannello di controllo della posta in arrivo. Qui vedrai tutte le email che OneDesk ha ricevuto per te e cosa ne abbiamo fatto. Ti diremo se abbiamo creato un nuovo ticket o se abbiamo aggiunto un commento a un ticket esistente. Se un cliente afferma di aver inviato un’e-mail, puoi facilmente verificare se è davvero così e, in caso affermativo, cosa gli è successo.

Customer Email Management Solution

Configurare il tuo servizio di posta elettronica è facile

Preparare il tuo service desk non deve essere un lavoro ingrato. OneDesk viene fornito con una procedura guidata che ti guida attraverso tutti i passaggi. In effetti, potresti essere pronto per iniziare a catturare nuovi biglietti, acquisire nuovi record di clienti e chattare dal vivo con i tuoi clienti in pochi minuti dopo la registrazione. In caso di difficoltà, il nostro team è sempre pronto ad aiutare con la gestione della posta elettronica dei clienti.

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