OneDesk è un helpdesk flessibile e personalizzabile e uno strumento di gestione dei progetti, che consente campi personalizzati e stati del ciclo di vita. In questo modo, OneDesk può essere utilizzato per adattarsi a molti team e flussi di lavoro diversi. L’articolo seguente illustra un’utile funzionalità di OneDesk denominata “convalida in caso di modifica dello stato”. Questa funzione aiuta il tuo team a commettere meno errori quando lavora su ticket o attività chiedendo loro di completare le azioni prima di modificare lo stato del ciclo di vita.
Che cos’è la convalida al cambiamento di stato?
La convalida alla modifica dello stato o “Richiesta di completamento” è un’impostazione che può essere applicata a un ticket o allo stato del ciclo di vita di un’attività. La convalida al cambiamento di stato applica una regola allo stato del ciclo di vita specificato. La regola richiederà a un individuo di eseguire una o più azioni prima che lo stato del ciclo di vita possa essere modificato. Ad esempio, è possibile impostare una convalida che richieda a un individuo di completare una scheda attività prima che l’attività venga completata.
Crea una convalida sul cambio di stato
Puoi applicare una convalida sulla modifica dello stato a qualsiasi stato del ciclo di vita del ticket o dell’attività, inclusi i tuoi stati personalizzati .
Passaggio 1 : per creare una nuova convalida, fare clic su Amministrazione → Ticket/Attività → Gestisci stati .
Passaggio 2: nella finestra popup, fai clic sull’icona sotto “Richiedi completamento” accanto allo stato per il quale desideri creare una convalida. Ad esempio, se desideri che il tuo team completi un campo prima che lo stato sia impostato su “in corso”, devi selezionare quello stato.
Passaggio 3: seleziona i campi che desideri richiedere a un utente di completare prima della modifica dello stato. È possibile selezionare più campi per il prompt, inclusi i campi personalizzati che hai configurato. Ad esempio, di seguito ho impostato i prompt di “Schede attività” e “Completamento” per lo stato “Chiuso”.
Utilizzo della convalida al cambio di stato
Ora, quando l’utente tenta di modificare lo stato del ciclo di vita, verrà visualizzato un messaggio di avviso all’utente ed evidenziando i campi richiesti. Ad esempio di seguito provo a modificare la mia attività per completare. Il prompt visualizza un avviso rosso ed evidenzia i campi necessari prima che lo stato possa essere modificato.
Nota : il campo deve essere solo compilato. Non è possibile selezionare criteri specifici da aggiungere al campo. Ad esempio, se selezioni “Completamento”, qualsiasi percentuale di completamento può essere utilizzata per convalidare lo stato. In altre parole, non è possibile richiedere che il completamento sia al 100%.
Questa sfumatura si applica ai campi con valori predefiniti. Ad esempio, se il tuo campo personalizzato ha un valore predefinito, lo stato può essere completato senza che un utente compili il campo.
Nota : è possibile modificare uno stato senza generare un prompt, ad esempio con le automazioni del flusso di lavoro. Ad esempio l’automazione: modifica di qualsiasi attività al 100% completa –> cambia lo stato dello stato in “Fine cambierà lo stato indipendentemente dal fatto che il campo convalidato sia stato completato.