Trascrizione:

In questo video, tratteremo il portale clienti e come configurarlo per soddisfare le tue esigenze. La domanda più importante che le persone hanno spesso sul portale clienti è: “Cosa possono vedere i miei clienti quando accedono al portale clienti?” Eseguiranno una serie di test creando clienti campione e cose del genere per cercare di avere un’idea di ciò che vedranno i loro clienti. Sono qui per rispondere a queste domande proprio ora.

Innanzitutto, per avviare il portale clienti, puoi sempre farlo dall’app principale. Fai clic sul tuo nome> portale clienti e avvierà il portale clienti in una nuova scheda del browser. Lì puoi vedere il portale clienti.

Queste sono le diverse parti del portale. Qui puoi cercare gli articoli sul portale. Qui puoi fare clic per aggiungere nuove attività o ticket o qualsiasi cosa che hai abilitato.

Puoi filtrare i tuoi articoli per “tutti gli articoli” o solo per gli articoli che invii. Puoi filtrare per stato (se vuoi vedere solo aperto o chiuso), all’interno di progetti specifici e così via. Quindi questi sono tutti filtri diversi che puoi abilitare o disabilitare.

Se fai clic su un ticket o un’attività specifica o su uno qualsiasi degli elementi pubblicati sul portale, puoi vedere cose come i dettagli, una descrizione, puoi creare nuovi thread e puoi vedere tutti gli allegati che fanno parte di esso. Questo è un modo per ottenere i dettagli di un biglietto specifico.

Ora parliamo di cosa puoi configurare per questo. All’interno dell’applicazione principale di OneDesk, se sei amministratore, vedrai un’icona di amministrazione. Si trova anche qui sotto “amministrazione”. Fare clic e nella parte inferiore verranno visualizzate tre pagine correlate al portale del cliente: portale del cliente, aspetto e moduli.

“Aspetto” ti consente di fare cose come regolare i colori o inserire una lingua diversa, una lingua personalizzata, sul tuo sito web invece dell’inglese. Ti consente anche di generare lo snippet da inserire nel tuo sito web. Questo mette la scheda laterale sul tuo sito web. E ha un sacco di opzioni di configurazione qui. Sono tutti abbastanza autoesplicativi con piccole spiegazioni accanto a loro. Puoi modificarli. Dove vuoi che sia posizionato? Quale parola vuoi che usi? E così via. Questa è una documentazione qui se desideri ulteriori dettagli.

La pagina “moduli” consente di modificare il modulo che l’utente vede quando fa clic su “aggiungi nuovo” … ad esempio, “aggiungi nuovo biglietto”. Questo modulo può essere modificato qui. Come puoi vedere, abbiamo un’attività e un modulo per il ticket. Posso espandere il modulo del mio ticket e vedere le opzioni di configurazione per questo modulo. Le cose che posso fare qui sono: cambiare il titolo, cambiare il sottotitolo o posso cancellarlo se non lo voglio affatto.

Posso aggiungere e rimuovere proprietà dal modulo, comprese le proprietà personalizzate. Avrò dovuto prima creare quelle proprietà personalizzate sulla mia applicazione per i biglietti quassù, ma una volta aggiunti quei campi personalizzati a livello “tutti i progetti”, posso aggiungerli al modulo. Puoi selezionare qualcosa e aggiungerlo al modulo e verrà visualizzato nel modulo.

È possibile modificare la parola che si trova accanto a una proprietà nel modulo. Ad esempio, in questa forma particolare qui, vedo “soggetto”, vedo “descrizione”, vedo “priorità”, e quelle sono le stesse identiche parole che ho qui. Se cambio questo in priorità … cambio il testo qui, quindi quando aggiorno il mio modulo, vedrai che ho cambiato l’etichetta proprio lì. Quindi tutto ciò è per mostrarti che puoi modificare il testo lì, puoi aggiungere e rimuovere proprietà.

Se non voglio che il modulo appaia, posso eliminare l’intero modulo. Ti mostrerò un esempio di ciò con il modulo dell’attività. Qui nel modulo delle attività (se ad esempio voglio solo chiedere i biglietti sul mio portale clienti), posso fare clic su “Elimina”> “sì”. Ora, quando vado al mio portale clienti, ho solo il mio modulo di ticket. Quindi è molto facile modificare queste cose qui.

Puoi anche inviare persone direttamente ai tuoi moduli senza dover passare attraverso il portale clienti. Alcuni dei nostri clienti preferiscono avere solo un modulo che i loro clienti compilano. Puoi fornire loro il link qui e loro completeranno questo modulo e non dovranno affatto passare attraverso il portale clienti. È una specie di senso unico, invia un modulo di richiesta.

Ciò copre le forme e l’aspetto. Ora, per arrivare alla domanda principale, che è “Cosa può fare il cliente sul portale?” e “Cosa possono vedere?” Seleziona la scheda “PORTALE CLIENTI” qui, e come puoi vedere qui c’è un collegamento al tuo portale clienti. Qui è dove disattivi il tuo portale clienti se non vuoi usarlo affatto. Te lo mostro. Disattiva il portale clienti. Ora quando ci vado, ricevo un messaggio che dice che è disattivato. Riattivalo e posso apportare ulteriori modifiche qui.

“Visualizza elementi inviati in precedenza” è un controllo piuttosto semplice. Ti consente di disattivare l’elenco dei biglietti. Se lo disattivo e aggiorno il portale, puoi vedere che non c’è un elenco di cose. È raro volerlo mentre si ha ancora un portale attivo, ma è comunque possibile.

Quando “Invio di nuovi elementi”, hai tre opzioni:

– Consenti ai tuoi visitatori di inviare nuovi articoli “mai”. Se lo imposti su mai, non potranno mai inviare nuovi elementi. Non ci sarà alcun modulo e nessun pulsante sul portale clienti da inviare.

– Una volta effettuato l’accesso “significa che vedranno quel pulsante e potranno inviare i ticket quando avranno effettuato l’accesso.

– “Quando non si è connessi” significa che non è necessario che siano registrati per poterli inviare. Tuttavia, quando scegli questa opzione, il modulo chiederà loro il loro indirizzo email e lo richiederà per inviare il modulo.

Il passaggio successivo è “Cosa può fare il visitatore sul portale?” Possono “registrarsi”, “seguire gli elementi” o “vedere lo stato degli elementi”. “Visualizza lo stato degli elementi” e “segui gli elementi” sono abbastanza autoesplicativi. Li accenderò entrambi e ti mostrerò dove sono. Ecco il pulsante Segui e qui lo stato. Se li spengo e aggiorno il mio portale, vedrai che entrambi sono spariti. Quindi ora i visitatori non possono seguire gli elementi e non possono vedere lo stato degli elementi. Puoi disattivarli indipendentemente o come preferisci.

“Registrarsi” significa che il cliente può registrarsi. Vedranno il link di registrazione e, se visitano il tuo portale per la prima volta, potranno registrarsi e iniziare a utilizzare il portale. Tuttavia, se non vuoi che ciò accada, deseleziona questa casella e ciò significa che affinché i tuoi clienti possano utilizzare il portale dovrai aggiungerli sotto l’applicazione dei clienti qui e quindi invitarli.

Qui abbiamo i filtri da mostrare sul pannello. Come puoi vedere, ci sono tre tipi di filtri. C’è il “filtro del tipo di elemento”, il “filtro del progetto” e il “filtro di stato”. Anche quelli sono abbastanza autoesplicativi. Consentono a queste categorie di filtri di apparire sul lato. Questi in alto: filtri per “tutti gli articoli”, “i miei articoli” e “articoli seguiti”, sono sempre presenti. Questi “per tipo” (articolo della knowledge base, attività, ticket …), sono controllati dalla casella di controllo “tipo”. “Per progetto” è controllato dalla casella di controllo “progetto” e “per stato” dalla casella di controllo “stato”. Come ci si potrebbe aspettare, quando deseleziono questi e aggiorno il portale, abbiamo molte meno opzioni. Solo “per stato” è disponibile qui a lato. Quindi controlla quali filtri sono disponibili per i tuoi clienti.

Questa nota è importante da capire. Dice “Le opzioni di filtro verranno visualizzate solo quando un visitatore ha risultati per quel filtro”. Ciò significa che l’agente aperto, chiuso e in attesa sono gli unici stati che ho qui. Non necessariamente perché quelli sono gli unici stati che esistono per i biglietti, ma perché quelli sono gli unici per i quali avrei dei risultati.

Va bene, ora, il nocciolo della domanda “Quali elementi può vedere il visitatore sul portale?” Prima di tutto, hai bisogno del login per vedere gli elementi? Questo è abbastanza comune. Viene per impostazione predefinita deselezionata, solo così quando proverai il tuo portale vedrai alcune cose per la prima volta, ma se hai bisogno di un accesso per vedere gli elementi, anche questa è una modifica molto comune da apportare all’inizio.

E infine, cosa vorresti che vedessero? Questa è la regola numero uno che dovrai determinare. Per impostazione predefinita è impostato su “tutti gli elementi pubblicati” in modo che tu possa vedere alcune cose quando provi per la prima volta a giocare con il tuo account OneDesk. Tuttavia, è molto probabile che tu voglia apportare una modifica a questo.

Ad esempio, l’opzione più semplice è limitarla in modo che i clienti “vedano solo gli articoli richiesti”. Ciò significa che per un cliente, se viene contrassegnato come richiedente di un ticket specifico (e questo perché lo ha richiesto o perché è stato impostato come richiedente), lo vedrà sul portale del cliente. Se selezioni “elementi creati dai clienti nella loro organizzazione”, potranno vedere le cose che vengono richieste da loro stessi o da altre persone nella stessa organizzazione del cliente. Ancora una volta, l’applicazione “clienti” è dove raggrupperai i tuoi clienti in organizzazioni. Ciò significa che se hai due clienti della società A e desideri che vedano i biglietti l’uno dell’altro, puoi scegliere questa opzione.

“Elementi nei progetti che stanno seguendo”: Ciò significa che se hai aggiunto clienti come follower ai tuoi progetti, saranno in grado di vedere gli elementi all’interno di quei progetti. Questa è un’opzione utile se fai progetti per clienti specifici. Quindi potresti dire: “Sto facendo questo progetto; È per un cliente specifico; e sono aperto a loro di vedere tutti gli elementi di questo progetto. ” Quindi usi questa impostazione; li aggiungi al progetto; e possono vedere tutti gli elementi all’interno del progetto.

Il prossimo è “elementi creati dai clienti nella loro organizzazione e elementi nei progetti che stanno seguendo”. È una combinazione dei due precedenti. Possono vedere entrambe queste cose.

Successivamente un’altra combinazione, “tutti i propri articoli richiesti e articoli nei progetti che stanno seguendo”. questa selezione significa che i visitatori vedranno le proprie cose e gli articoli nei progetti che stanno seguendo. Anche questa è una scelta comune. Se stai facendo un lavoro basato su un progetto per i tuoi clienti, allora vorrai che vedano gli elementi nei progetti che stanno seguendo e gli elementi richiesti nel caso in cui inviino cose che non sono ancora nel progetto.

E infine, l’impostazione predefinita, ovvero “tutti gli elementi pubblicati”. Ora, articoli pubblicati significa che il biglietto avrà uno stato pubblicato. Questa è come una regola generale, che dice che se qualcosa è pubblicato, possono vederlo. Questo ti dà un controllo a livello granulare sulla rimozione di qualcosa dal portale. Per impostazione predefinita, quando crei qualcosa, verrà pubblicato. Ovviamente puoi cambiare questa impostazione predefinita, ma se non giochi troppo con le cose, quando crei un nuovo elemento verrà pubblicato. Ciò significa che se desideri rimuovere qualcosa dal portale, devi semplicemente deselezionare la casella “pubblica” su quel ticket. E qui puoi fare un’eccezione e dire che “il visitatore può vedere i propri articoli inediti”.

Potresti decidere che desideri che i clienti vedano gli articoli nei progetti che stanno seguendo e tutti i loro articoli non pubblicati, a prescindere. Quindi questo è un controllo che puoi combinare. Giocare con queste due opzioni ti darà praticamente ogni variazione che stai cercando. Le opzioni più comunemente utilizzate sono l’utilizzo di “elementi creati dai clienti nella loro organizzazione” e “elementi nei progetti che stanno seguendo”. Anche la richiesta di accesso è la scelta più comune.

Quindi dai un’occhiata al mio schermo ora. Probabilmente lo configurerai nel modo in cui lo ho qui e sceglierai tra gli elementi creati dai clienti nella sua organizzazione e gli elementi nei progetti che stanno seguendo. Probabilmente farai una scelta tra uno di questi due. Se hai domande contattaci e ti aiuteremo.

Quindi riassume ciò che puoi mostrare ai tuoi clienti sul portale clienti. E se vai alla sezione dei biglietti, ecco dove creerai quei campi personalizzati che ho menzionato. Questa è l’amministrazione dei biglietti. Se effettivamente vai ai biglietti stessi, nell’app principale, e apri i dettagli di un biglietto, vedrai la casella di pubblicazione. Ciò indica che l’elemento è pubblicato. Per impostazione predefinita, gli elementi appena creati vengono pubblicati, ma ovviamente puoi modificare tale impostazione in modo che gli elementi appena creati non lo siano. Ma dovresti andare a rimuovere e modificare alcune regole nell’amministrazione per farlo.

Quindi, ancora una volta, contattaci qui se hai domande e spero che questo risponda ad alcune delle basi di ciò che i miei clienti possono vedere e fare sul portale clienti. Grazie.