Trascrizione:

Questo video offre una panoramica delle impostazioni di posta elettronica in OneDesk. Per configurare le impostazioni di posta elettronica, fare clic sull’icona di amministrazione e fare clic su impostazioni di posta elettronica. Qui vedrai tutte le diverse opzioni di configurazione per la tua email. Sono divisi in quattro schede centro messaggi, in uscita, in entrata e aspetto. Li esamineremo uno alla volta. Il centro messaggi ti offre una panoramica completa di tutte le email che inviamo per tuo conto e ti consente di gestirle anche da qui. I messaggi automatizzati pubblicano automaticamente i messaggi nelle conversazioni quando si verificano determinate regole. Qui è dove puoi gestirli. Quando un utente o un cliente non ha visto un messaggio entro un minuto, lo inoltriamo automaticamente tramite e-mail. Quindi non lo perdono. Questo in alto qui è l’email di inoltro. Quindi, se lo modifichi, puoi vedere che ecco la riga dell’oggetto. E ciò che include è la panoramica dell’elemento e tutti i messaggi che si trovano su quell’elemento in quel punto. È possibile inserire proprietà aggiuntive. Puoi modificarlo qui e, se commetti errori, puoi ripristinare le impostazioni predefinite facendo clic su questa icona qui.

Più in basso, hai un elenco delle automazioni, che attualmente stanno postando messaggi in determinate circostanze. E puoi vedere che sono tutti attivi. Per comprendere ciascuna di queste automazioni, puoi leggere quando è pubblicato, a chi è stato inviato e qual è il contenuto di ciò che viene pubblicato. Ad esempio, questa è la risposta automatica. Quindi, quando viene creato un nuovo ticket utilizzando l’automazione a02, gli utenti e i clienti che stanno seguendo l’elemento, ricevono, caro il tuo autore, grazie per aver inviato il tuo ticket. Ti è stato assegnato un agente e così via. Se non viene visualizzato in tempo reale entro un minuto, sarai automaticamente inoltrato da questo. Se desideri modificare la logica che invia questo, fai clic su automazione 02 e puoi modificare la logica su quando viene inviato e il contenuto del messaggio.

Le e-mail automatizzate sono simili, tranne per il fatto che invece di pubblicare messaggi in una conversazione, inviano direttamente e-mail. Ad esempio, questo notifica agli assegnatari quando il loro compito è in scadenza a breve. Questi altri due, come puoi vedere, sono intatti attualmente non inviano. Sono utilizzati da un’automazione disabilitata. Quindi, se desideri usarlo, fai clic su automazione a12 e puoi abilitarlo. Questo qui riguarda le violazioni del contratto sul livello di servizio ed è disattivato per impostazione predefinita. Le e-mail di sistema sono le e-mail che OneDesk invia solo per il flusso regolare di utilizzo di OneDesk. Ad esempio, quando viene creato un nuovo utente, riceve un’e-mail per informarlo che il suo account è stato creato. Questa automazione lo controlla. Ora non puoi controllare le regole in base alle quali vengono inviate queste e-mail, ma puoi modificarne il contenuto e disattivarle completamente. Ti consigliamo vivamente di non disattivarli a meno che non sia assolutamente necessario. Questi sono per il normale flusso e funzionamento di OneDesk.

La scheda successiva è l’email in uscita. Quando OneDesk invia un’e-mail per tuo conto, crea una voce qui. Puoi vedere chi ha ricevuto l’oggetto quando è stato inviato. E abbiamo salvato le ultime 72 ore di e-mail che abbiamo inviato per tuo conto. Puoi cercare lì se stai cercando un’e-mail in particolare. Puoi anche vedere se l’email è stata consegnata o meno. Per scoprire maggiori dettagli, puoi fare clic su visualizza i dettagli dell’email e qui puoi vedere qui il contenuto dell’email che è stata inviata. Ed ecco la cronologia degli eventi in ordine cronologico inverso. È solo patchato qui ed è stato ricevuto con successo in questo momento. L’email in arrivo fa l’opposto. Registra tutte le e-mail che acquisiamo per tuo conto e le azioni che abbiamo intrapreso. Quindi, ad esempio, abbiamo ricevuto questa e-mail, inserisci l’oggetto, per favore aiutami a configurare il mio account. E abbiamo creato automaticamente un ticket. Ancora una volta, puoi guardare i dettagli dell’email e puoi vedere quei dettagli qui di quello che è successo.

Una delle cose che vale la pena menzionare nella cosa in uscita è che puoi usare il tuo server SMTP per la posta in uscita.Per farlo, seleziona questa casella e compila queste impostazioni. Per completare queste impostazioni, dovrai chiedere al tuo amministratore queste diverse impostazioni qui. C’è qualche guida di aiuto qui. E se non dovresti dimenticare di impostare i tuoi indirizzi e-mail, che puoi trovare qui. Nella scheda Aspetto, puoi modificare l’aspetto delle tue e-mail. Essenzialmente. È possibile modificare l’intestazione, la firma, i colori e gli indirizzi di visualizzazione. Quando le e-mail vengono inviate.

Inoltre, alla fine, puoi aggiungere email all’elenco dei blocchi. Ti consigliamo di aggiungere messaggi di posta elettronica a questo elenco quando tali messaggi di posta elettronica rappresentano un non popolo. Quindi, ad esempio, se hai una casella di supporto o hai una casella di posta elettronica, che è nel tuo flusso, quella non è una persona, ti consiglio di aggiungerli qui. Non verranno mai aggiunti come follower agli elementi e questo eviterà che email eccessivamente prolisse usciranno e riceveranno molte email in quella casella. C’è un’altra cosa che devi sapere per configurare la tua email, ed è l’inoltro automatico dell’email che devi configurare. Per andare all’applicazione dei biglietti. Puoi vedere o le impostazioni dei tuoi biglietti, puoi vedere che hai un indirizzo email di creazione nel mio account, che si chiama acne04. La mia email per la creazione del biglietto è tickets@acne04.onedesk.com. Il tuo sarà formattato in modo simile con una particella diversa qui per rappresentare la tua organizzazione. Quello che vorrai fare è prendere questo indirizzo email e inoltrarlo automaticamente dalla tua casella di supporto. Quindi, se il tuo nome di dominio è acne04.com e il tuo indirizzo email di supporto è support@acme04.com. Quello che vorrai fare è inoltrare automaticamente support@acne04.com a tickets@acne04.onedesk.com. Disponi di indirizzi e-mail per l’acquisizione di indirizzi per ogni singolo tipo di elemento abilitato, che si tratti di biglietti, attività e così via.

È importante che quando imposti questo inoltro automatico, comprendi la differenza tra un inoltro automatico e un inoltro manuale. Quando si inoltra manualmente, OneDesk lo acquisirà e ne creerà un ticket, ma tratterà la persona che ha effettuato l’inoltro come richiedente. Quando imposti un inoltro automatico, passa automaticamente l’email. E quando effettivamente acquisirà il mittente originale come richiedente, che è ciò che desideri la maggior parte delle volte. Quindi eccoti. Queste sono le impostazioni di posta elettronica in OneDesk. Se hai domande, non esitare a fare clic su questa icona qui e chatta con noi. Grazie.