Trascrizione
L’applicazione finanziaria è destinata alle organizzazioni che desiderano gestire le finanze relative a progetti, ticket e attività all’interno di OneDesk. In combinazione con gli altri strumenti di OneDesk, puoi facilmente prevedere i costi e gli importi di fatturazione in base alle tariffe impostate e ti consente di tenere traccia degli importi e dei costi di fatturazione pianificati ed effettivi in tempo reale.
Questo video è una panoramica di ciò che i finanziari possono fare e di come funzionano.
Accesso all’applicazione finanziaria
L’applicazione finanziaria è accessibile dal pannello di sinistra contrassegnato dal simbolo del dollaro. In qualità di utente a livello di amministratore è possibile configurare chi ha accesso all’applicazione Financials tramite il profilo di un singolo utente. Potresti voler nascondere le tue informazioni finanziarie ad alcuni utenti. Per fare ciò, vai all’applicazione degli utenti, fai clic sull’utente per visualizzare il suo profilo. Quindi può scegliere di impostare un utente con accesso completo o limitato. Con un accesso limitato, un utente non può vedere l’applicazione Financials e quindi non sarà al corrente delle finanze dell’organizzazione.
Panoramica dell’interfaccia
Passiamo ora all’applicazione finanziaria.
Sul lato destro dello schermo vedrai le varie colonne con le finanze relative a ciascun progetto e le voci all’interno. Queste colonne possono essere personalizzate a tuo piacimento, facendo clic sulla ruota dentata e spuntandole o disattivandole. Puoi vedere che ci sono varie colonne per lavoro, costo, fatturabili e previsioni. Consulta il nostro blog o gli articoli della knowledge base per descrizioni dettagliate di ciascuna di queste opzioni di colonna.
Per questo video mi concentrerò principalmente sui costi e fatturabili pianificati ed effettivi.
Nota qui puoi anche determinare le colonne calcolate. Facendo clic sulla ruota dentata e sull’opzione Colonna calcolata. Nel menu risultante, ti verrà chiesto di selezionare le proprietà che desideri sottrarre. A seconda della selezione per la prima proprietà, la proprietà di sottrazione cambierà. Ad esempio, se selezioniamo il lavoro effettivo come prima proprietà, possiamo scegliere tra il lavoro previsto e il lavoro fatturabile effettivo da sottrarre.
Puoi vedere qui, la nuova colonna appare nella nostra vista intitolata “AW – BW”. Posso anche spostarlo. Come per le altre colonne, ora puoi scegliere se mostrare o meno questa colonna dal menu della ruota dentata. Tieni presente che la rimozione di questa colonna di sottrazione la cancellerà e dovrà essere aggiunta di nuovo manualmente se desideri visualizzarla.
Imposta costi e tariffe di fatturazione
Ora vediamo come iniziamo effettivamente a preventivare il nostro lavoro. È possibile modificare i costi e le tariffe di fatturazione per livello. Queste tariffe possono essere modificate per riflettere al meglio il flusso di denaro in entrata e in uscita dalla tua attività mentre lavori ai tuoi progetti, biglietti e attività.
Per modificare i calcoli dei costi e di fatturazione, selezionare il menu delle azioni sul lato sinistro dell’applicazione Contabilità e l’opzione “modifica costi/tariffe di fatturazione”. Come puoi vedere, ci sono varie tariffe che puoi impostare per i tuoi costi e fatturazione, ad esempio per team o per progetto. È possibile impostare le tariffe orarie, con un minimo mensile o una tariffa mista. Nel caso di una tariffa mista, la tua tariffa oraria verrà applicata dopo il raggiungimento del minimo.
Diciamo che ho un’azienda con vari team. Il mio team di supporto qui viene pagato $ 25 l’ora dall’azienda. Il team di sviluppo costa $ 50 l’ora e il mio team di progettazione costa $ 30 l’ora. Impostiamo e calcoliamo i nostri costi.
Quindi impostiamo le nostre tariffe di fatturazione. In questo caso, supponiamo che la mia azienda fattura i clienti in base al tipo di progetto. Qui puoi vedere che ho tre tipi di progetto abilitati, design, sviluppo e supporto. Impostiamo alcune tariffe fatturabili. Diciamo che per i progetti di tipo supporto abbiamo un minimo mensile, quindi addebitiamo ogni ora dopo. Per progetti di tipo di progettazione e sviluppo addebitiamo un costo orario di 100 all’ora. Imposta e calcola i tuoi importi.
La nostra azienda può ora pianificare attività e progetti normalmente. Usa le app Attività e Progetti per tenere traccia e rispettare obiettivi e scadenze, dare priorità alle attività e allocare risorse. (Guarda i nostri post sul blog o video per informazioni dettagliate sulla gestione dei progetti con OneDesk)
Per dimostrare, agganciamo i dettagli dei nostri articoli sul lato qui. Per prima cosa puoi vedere che il progetto qui è del tipo “design” per il quale abbiamo impostato le tariffe fatturabili. Vediamo anche il nostro compito in quel progetto qui chiamato wireframing. Puoi vedere qui che questo compito è assegnato a uno dei miei designer. Puoi anche vedere che il lavoro pianificato per la nostra attività “Wireframing” è impostato su 6 ore.
Chiudendo i dettagli dell’attività, possiamo vedere di seguito che in base alle ore pianificate delle mie attività e alla mia tariffa di costo, il mio costo pianificato è stato generato. 6 ore moltiplicate per il costo del mio team di progettazione di $ 30. Inoltre, il mio importo fatturabile pianificato viene generato per 6 ore in base alle mie tariffe fatturabili in base al tipo di progetto di cui fa parte questa attività. Il totale del mio progetto viene calcolato in base all’importo in tutte le attività nel progetto di design.
Tornando al pannello dei dettagli dell’attività e scorrendo le nostre schede attività. Puoi vedere che uno dei miei designer ha inviato una scheda attività per 2 ore di tempo fatturabile per questa attività. È qui che vengono generati i costi effettivi e gli importi fatturabili effettivi. Infine, il profitto viene calcolato in base all’importo fatturabile effettivo meno i costi effettivi.
Ora, in qualità di project manager, possiamo monitorare dinamicamente se il budget dei costi pianificato è in linea con i costi effettivi. Con l’app finanziaria è facile stimare o rivalutare dinamicamente le tariffe di fatturazione. Non dimenticare di dare un’occhiata ai nostri altri video e articoli sull’utilizzo di OneDesk. E se hai domande, non esitare a contattarci tramite chat dal vivo o all’indirizzo support@onedesk.com.