Trascrizione:

Le società di consulenza e servizi professionali gestiscono più clienti e lavorano su più progetti contemporaneamente. Questi progetti possono essere impegnativi a causa della modifica dei budget, delle date di lancio, dei tempi di consegna e dell’approvazione del cliente. Allo stesso tempo, è necessario un sistema di gestione dei contatti per tenere traccia delle richieste dei clienti. Pertanto, è imperativo investire in un sistema robusto che elimina la necessità di più applicazioni e si rivolge a più funzioni contemporaneamente.

OneDesk è una combinazione di HelpDesk e Project Management in un’unica applicazione. Con OneDesk puoi supportare i tuoi clienti e gestire i progetti senza la necessità di acquistare, imparare, integrare e passare da un’applicazione all’altra. OneDesk ti consente di fornire supporto 24 ore su 24 e di costruire relazioni più solide con i clienti. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk puoi tenere traccia delle ore, creare schede attività ed esportare report approfonditi per i tuoi clienti. OneDesk ti consente di gestire ticket e attività, mantenere una knowledge base per rispondere alle domande e creare automazione per aumentare la produttività di tutti i membri del team.

In questo pannello puoi creare progetti e portfolio. Questi portafogli fungono da contenitori per i tuoi progetti. I portfolio possono essere denominati in base al nome del cliente, all’organizzazione del cliente, al tipo di progetto o ai reparti operativi che gestiscono i progetti assegnati.

Saggio Legal Consultancy risponde alle esigenze di aziende e privati in materia di contenzioso e risoluzione dei conflitti nonché in diritto commerciale. Questo studio legale riceve una serie di richieste dei clienti su recupero crediti, conflitti tra azionisti, fallimento e insolvenza e altro ancora. Ogni richiesta genera ticket, che vengono poi organizzati in portfolio in OneDesk.

Ad esempio, abbiamo creato un portafoglio chiamato Richieste di servizio. Questo portafoglio contiene più progetti che includono richieste di contatto per recupero crediti, diritto commerciale, start-up aziendali e altro ancora. Il portfolio è costituito da più progetti multipli contenenti richieste dei clienti e assegnazioni pianificate che possono essere visualizzate utilizzando l’applicazione Ticket e attività.

Le società di consulenza si affidano a relazioni personali e referenze per costruire la loro lista di clienti. Esistono diversi modi in cui i clienti possono contattarti per chiedere consiglio. E-mail, moduli di contatto del sito Web o chat dal vivo sono i modi più semplici per acquisire tutte le informazioni necessarie dai tuoi clienti. OneDesk tiene traccia di tutte le richieste dei client e crea ticket da tutti i canali in un’unica vista unificata. I biglietti richiedono un’attenzione immediata e possono essere risolti immediatamente. In OneDesk, puoi creare biglietti in diversi modi.

Il mezzo più semplice per avere una conversazione individuale è attraverso l’applicazione di chat dal vivo. L’applicazione di chat dal vivo di OneDesk è un’applicazione rivolta ai clienti che consente conversazioni in tempo reale con i tuoi clienti e ti aiuta a risolvere immediatamente i problemi. L’applicazione di live chat è altamente personalizzabile: puoi personalizzare la finestra della chat con il tuo logo, la combinazione di colori dell’azienda e aggiungere un avatar BOT. Una volta che il client ti invia un messaggio tramite chat dal vivo, i membri del tuo team possono visualizzarlo nella loro applicazione di messaggistica, rispondere e creare ticket dalla conversazione. OneDesk collega il ticket e la conversazione, consentendo al tuo team di visualizzare tutte le informazioni necessarie da un’unica piattaforma.

Le e-mail consentono ai tuoi clienti di esprimere le loro esigenze senza alcuna interruzione. Puoi facilmente inoltrare automaticamente la tua email di supporto all’indirizzo email che trovi qui. OneDesk acquisirà tutti i dettagli del messaggio del tuo cliente e genererà un ticket nell’applicazione Ticket. Ad esempio l’oggetto, la descrizione, gli allegati dell’e-mail verranno catturati nel ticket, consentendo ai membri del team di rispondere alla richiesta in modo più efficiente.

Inoltre puoi anche creare moduli di contatto per i tuoi clienti. Puoi classificare i tuoi moduli di contatto in base alle domande o ai servizi comuni forniti dalla tua azienda. Ad esempio, Saggio ha creato moduli di contatto per ciascuno dei servizi legali offerti. Una volta che il cliente ha inviato il modulo di contatto, i biglietti vengono creati nell’applicazione per i biglietti di OneDesk.

I moduli di contatto sono molto efficaci in quanto acquisiscono tutte le informazioni necessarie dai clienti e richiedono loro di rispondere a domande specifiche. Puoi creare più moduli di contatto in OneDesk. Questi moduli sono collegati a specifici tipi di biglietto, organizzandoli e separandoli l’uno dall’altro. Per generare questi moduli, è necessario accedere alle Impostazioni di amministrazione in OneDesk e quindi scorrere verso il basso fino a App per i clienti per selezionare Webforms. Scegli un tipo di biglietto per creare il modulo web e inserisci tutte le proprietà associate al modulo.

Il modulo di contatto predefinito include 3 proprietà di base: oggetto, descrizione e allegati. Quando il ticket viene generato sulla dashboard, anche l’oggetto, la descrizione e gli allegati vengono acquisiti nel ticket.

In OneDesk, i moduli di contatto possono essere personalizzati aggiungendo campi personalizzati. Per creare campi personalizzati, devi prima determinare il tipo di informazioni che desideri raccogliere dai tuoi clienti. È possibile scegliere i campi in base a testo, numero, data, costo e scelta e quindi assegnare un nome appropriato al campo personalizzato in base alla selezione. Questi campi possono essere impostati come richiesto per acquisire informazioni importanti dai clienti.

Ad esempio, è possibile creare un modulo di contatto per i clienti che potrebbero avere domande sul recupero crediti. Possono accedere al tuo portale clienti e selezionare il modulo web intitolato “Recupero crediti”. È quindi possibile aggiungere i campi standard o personalizzati per acquisire le informazioni appropriate necessarie per risolvere il ticket. È inoltre possibile configurare questi campi in modo che siano obbligatori per garantire che tutte le informazioni necessarie vengano acquisite.

Una volta che il tuo cliente completa il modulo web selezionato, genererai un ticket nella tua applicazione Ticket in OneDesk.

Il ticket ti consente di vedere i dettagli che sono stati compilati sul modulo web. È quindi possibile assegnare questo ticket a un individuo, team o reparto specifico. OneDesk ti consente di assegnare più membri del team e reparti a un ticket. Tuttavia, puoi eliminare l’assegnazione manuale dei team automatizzando il processo.

I clienti possono quindi comunicare con i membri del team e rivedere i propri ticket dal portale. Il portale consente ai tuoi clienti di controllare lo stato di avanzamento dei loro ticket e offre ai tuoi clienti la possibilità di discutere creando conversazioni direttamente dal portale. Per mantenere la riservatezza delle informazioni, puoi richiedere ai tuoi clienti di accedere al portale. Inoltre, puoi controllare ciò che i tuoi clienti possono vedere e fornire un accesso basato sui ruoli per gestire le informazioni riservate. È inoltre possibile abilitare le opzioni di visualizzazione per i client per filtrare i ticket in base al tipo di richiesta del ticket, al progetto a cui appartiene e altro ancora.

Potresti voler ridurre il numero di biglietti che ricevi dai tuoi clienti al giorno. In alcuni casi, i clienti pongono domande comuni a cui è possibile rispondere facilmente disponendo di una base di conoscenza. La knowledgebase di OneDesk funge da centro informazioni per i tuoi clienti e consente loro di accedere ad articoli, video e moduli di formazione che carichi. In tal modo, tu e il tuo team potete semplicemente inoltrare il collegamento all’articolo della knowledge base al vostro cliente e concentrarvi su attività più produttive a portata di mano.

Ogni volta che un cliente ti invia una richiesta e-mail o invia un modulo web, OneDesk acquisisce le informazioni del cliente e crea un record nell’applicazione del cliente. L’applicazione del cliente crea un nome di organizzazione basato sul nome di dominio del cliente e dispone tutti i clienti all’interno di quella particolare organizzazione. Puoi anche aggiungere manualmente i tuoi clienti e le organizzazioni dei clienti[show them] . Oltre a questo, puoi creare filtri per individuare i tuoi clienti ad alta priorità, nuovi clienti e altro ancora.

Le automazioni del flusso di lavoro sono regole che consentono di automatizzare le azioni in OneDesk. Queste automazioni contengono 3 elementi: filtri, trigger e azioni. I tag blu rappresentano il tipo di biglietto e fungono da filtri, il tag arancione rappresenta l’evento trigger, mentre il tag verde rappresenta il azioni che OneDesk intraprenderà quando questo evento di attivazione si verifica su questi elementi. Una volta impostate le regole, OneDesk genererà un nome per la tua automazione. Altrimenti hai la possibilità di rinominare l’automazione.

OneDesk può automatizzare il tuo flusso di lavoro ed eliminare qualsiasi intervento manuale per instradare i ticket al team o al progetto appropriato. Con le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk, puoi instradare gli elementi a team e progetti, rispondere automaticamente ai clienti, aggiungere notifiche personalizzate e molto altro ancora. Per creare le tue automazioni, vai alle impostazioni di amministrazione, quindi fai clic sulla scheda del ticket e scorri verso il basso fino a Automazioni del flusso di lavoro.

È possibile creare nuove automazioni del flusso di lavoro o modificarne una esistente. Ad esempio, se un potenziale cliente invia una richiesta su fallimento e insolvenza, puoi inoltrare questo ticket al team legale appropriato e assegnare gli avvocati più adatti a rispondere alle domande.

Un altro modo per aumentare la tua efficienza è utilizzare l’automazione per notificare ai tuoi clienti gli aggiornamenti dei loro ticket richiesti, questo manterrà il client aggiornato ed eliminerà la necessità di inviare e-mail per chiedere informazioni sullo stato del ticket.

Nel mondo di oggi i clienti chiedono più che mai a consulenti esterni. Un dialogo aperto aiuta entrambe le parti a ottenere ciò di cui hanno bisogno e consente anche al tuo team di creare relazioni più personalizzate con i clienti. Nella gestione del progetto legale, è fondamentale disporre di un piano di comunicazione in atto. Un piano di comunicazione ti aiuta a identificare chi ha bisogno di sapere quali informazioni e quando. In OneDesk puoi svolgere queste conversazioni in più modi.

Se i clienti vogliono seguire il loro ticket, possono rispondere via e-mail o creare conversazioni direttamente dal portale. Questo messaggio apparirà nel messenger e sarà anche collegato a quel biglietto specifico.

I membri del tuo team possono rispondere a questa conversazione esistente per comunicare con l’utente finale o creare messaggi interni per i loro membri del team. Le conversazioni interne sono nascoste ai tuoi clienti poiché vengono visualizzate come “Risposta interna”

Digitando @username o @departmentname, puoi trasmettere il tuo messaggio ai membri del team o ai reparti esperti che sono più adatti a rispondere alle tue domande. L’applicazione di messaggistica consente al tuo team di eseguire le tue corrispondenze quotidiane e riduce i lunghi tempi di risposta associati alle e-mail. L’applicazione di messaggistica è particolarmente efficace in quanto incoraggia una risposta rapida ed elimina ritardare le risoluzioni necessarie per il successo del progetto.

Inoltre, i clienti possono anche avviare il coinvolgimento tramite la funzione dell’applicazione Livechat in OneDesk. A volte è più facile condividere un’immagine, istruzioni in pdf o fogli di calcolo che digitare le informazioni in chat. L’applicazione di live chat di OneDesk consente ai tuoi clienti di inviare allegati fino a 350 MB. Questi allegati vengono acquisiti nei ticket e resi disponibili per il download diretto dei membri del team nei loro computer.

Poiché i formati di chat sono di natura istantanea, domande o problemi possono essere risolti immediatamente dai membri del tuo team. A parte questo, la funzione di chat dal vivo di OneDesk registra l’ora della conversazione, il che aiuta il tuo team a controllare il tempo della conversazione in caso di controversia.

La gestione dei progetti legali non è un compito facile. Questi progetti sono generalmente complessi e includono più attività che potrebbero cadere attraverso le crepe, se non gestite correttamente. La sfida sta anche nella gestione del costo / budget. Questo è il motivo per cui è così importante che gli avvocati interni rimangano in contatto con consulenti esterni. I progetti legali di successo richiedono il coinvolgimento e il contributo di avvocati interni in ogni fase del processo.

In OneDesk puoi suddividere questi progetti in attività. Il compito può essere definito come un lavoro che richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. È possibile convertire un ticket in un’attività o semplicemente creare una nuova attività nell’applicazione Attività.

I membri del tuo team possono registrare il loro tempo sulle attività in OneDesk e inserire la percentuale di completamento delle attività assegnate. Il lavoro viene registrato creando una scheda attività o eseguendo un timer attività. Quando invii una scheda attività, inserisci quanto lavoro è stato fatto, lo stato corrente di questo elemento, la percentuale di completamento, ecc.

Poiché la gestione del tempo e del budget è una parte essenziale della gestione legale del progetto, è possibile utilizzare la pianificazione pianificata di OneDesk per impostare le ore / giorni di lavoro e i costi associati a ciascuna attività all’interno del progetto. Puoi anche impostare vincoli per assicurarti che i membri del tuo team inizino a lavorare sull’attività in base al periodo di tempo specificato.

Gli avvocati fanno riferimento al framework BOSCARD, che contiene le sette domande fondamentali a cui è necessario rispondere per pianificare progetti legali. Queste domande sono il contesto, l’obiettivo, la portata, i vincoli, le ipotesi, i rischi e i risultati. Il primo compito è quello di organizzare una riunione e preparare il memorandum legale, che include la strategia di pianificazione, la struttura e la tempistica, nonché la strategia di negoziazione e contenzioso, ecc. Ogni passaggio richiede feedback e collaborazione da parte degli avvocati interni, dei consulenti esterni e del cliente. In alcuni casi, ogni attività potrebbe dover essere rivista e aggiornata in base al feedback ricevuto da tutte le parti. Ciò rende la tempistica più lunga e rende difficile la gestione del costo / budget.

OneDesk promuove la collaborazione con tutte le parti e ti offre gli strumenti per comunicare tramite più canali. Ad esempio, gli avvocati interni possono facilmente conversare con il consulente esterno. In OneDesk è possibile eseguire conversazioni dai moduli delle attività. Ciò ti consente di interagire con tutte le parti e ti aiuta a prendere decisioni unilateralmente. Oltre a svolgere conversazioni, puoi anche allegare e inviare cartelle importanti a più individui o team, consentendo loro di individuare gli allegati e scaricarli rapidamente nei loro computer.

È possibile organizzare le attività all’interno della struttura del progetto o aggiungerle a diverse cartelle o portfolio all’interno del progetto. Puoi creare un modello di progetto per progetti ricorrenti simili.

Clona semplicemente il progetto ogni volta che lavori su un progetto simile. In questo modo, puoi avere un modello esistente ogni volta che lavori su questi progetti ricorrenti. È particolarmente utile poiché hai la possibilità di selezionare gli elementi e le proprietà che desideri copiare dal progetto originale al progetto clone.

OneDesk ha alcune visualizzazioni uniche che ti aiutano ad analizzare le tue attività. Con le visualizzazioni di OneDesk, i membri del team possono visualizzare le attività in corso riguardanti tutti gli elementi, il che ti aiuta a stabilire correttamente le priorità e a prendere decisioni più intelligenti.

I diagrammi di Gantt sono particolarmente utili nel Legal Project Management (LPM) in quanto consentono di definire una sequenza temporale del progetto insieme a tutti i risultati e le dipendenze chiave. I diagrammi di Gantt sono costituiti da barre orizzontali che indicano la pianificazione di un progetto su una sequenza temporale orizzontale. Ogni barra rappresenta un’attività con l’estremità sinistra della barra che indica la data di inizio dell’attività e l’estremità destra della barra che mostra la data di fine dell’attività. In OneDesk abbiamo due tipi di diagrammi di Gantt: il gantt a livello di attività (dove le barre rappresentano le attività) e il gantt a livello di progetto (dove le barre rappresentano i progetti). È possibile collegare attività per creare dipendenze attività per guidare i membri del tuo team a completare un’attività prima di iniziare quella successiva. È inoltre possibile ristrutturare le dipendenze delle attività utilizzando la funzione di trascinamento della selezione. Una volta collegate le attività, OneDesk calcolerà il percorso critico e fornirà al tuo team la lunghezza complessiva del progetto. È inoltre possibile aggiungere vincoli di data per impedire che un’attività venga pianificata in una data successiva. Il diagramma di Gantt mostra anche la tua pianificazione rispetto al tuo lavoro effettivo. Le barre blu indicano la tua pianificazione, mentre la barra verde rappresenta il tempo effettivo registrato dalla tua squadra. Avere la barra blu accanto alla barra verde ti aiuta a confrontare visivamente quanto bene hai pianificato le ore del tuo progetto.

È inoltre possibile utilizzare la visualizzazione Status Board per aggiornare lo stato dell’attività. Lo Status Board è un file visualizzazione semplice in cui ogni attività è rappresentata come una scheda e puoi semplicemente trascinare la scheda da una colonna all’altra per aggiornarne lo stato. Questa funzione aiuterà con la sequenza temporale non sequenziale delle attività che viene fornita con la gestione del progetto per servizi di consulenza e professionali.

Anche tu e i membri del tuo team potreste trovare utile la visualizzazione dashboard. I dashboard forniscono grafici e statistiche per mostrarti come stanno procedendo i tuoi progetti o ticket. Puoi anche utilizzare la dashboard per confrontare l’andamento del progetto A rispetto al progetto B. Puoi trovare questi dashboard nella visualizzazione Dashboard dell’applicazione “progetti”.

Inoltre, puoi anche utilizzare layout di visualizzazione più semplici come la visualizzazione ad albero e piatta per gestire le tue attività. La visualizzazione struttura ad albero organizza i ticket o le attività in una gerarchia. La visualizzazione semplice mostra i ticket e le attività senza la struttura gerarchica.

Su OneDesk, puoi creare tutte le visualizzazioni di cui hai bisogno per aiutarti a gestire i tuoi ticket e le tue attività. Le mie visualizzazioni ti consentono di personalizzare le visualizzazioni in base alle tue esigenze. Per creare la tua visualizzazione personalizzatas, è necessario selezionare un layout e aggiungere filtri, gruppi e colonne.

Ad esempio, puoi creare una visualizzazione per tenere traccia del tempo trascorso dai membri del team in ogni singola attività. Con questa funzione, puoi tenere traccia della produttività dei membri del tuo team in modo che i tuoi manager del team sappiano se le attività devono essere riassegnate. Con OneDesk, diventa facile riassegnare le attività ad altri membri del team. È possibile utilizzare il cartoncino in stile Kanban e personalizzare la visualizzazione per vedere le attività di ciascun membro del team e spostare determinate attività per distribuirle a un membro del team che ha la disponibilità per lavorarci.

Oltre a questi layout di visualizzazione standard e sistemi di filtraggio, utilizzi anche le potenti funzionalità di reportistica di OneDesk.

È possibile generare report su ticket, attività, progetti o portfolio utilizzando modelli di report esistenti o creandone di propri. I report vengono creati manualmente o automaticamente, utilizzando il sistema di automazione del flusso di lavoro di OneDesk. I formati di report supportati sono i formati PDF e CSV e possono essere inviati a indirizzi e-mail designati.

I rapporti delle schede attività sono particolarmente utili quando si lavora su progetti complessi. Questo perché puoi avere un’idea di come il tempo del progetto è stato utilizzato per diversi tipi di attività e se spendere quel tempo era giustificato. Di conseguenza, puoi adottare le misure necessarie per migliorare le tue capacità di pianificazione del progetto e gestire meglio le ore di fatturazione del progetto.

OneDesk consente di creare report delle schede attività, che sono file CSV che possono essere importati in Microsoft Excel. Questi rapporti sono record di dati delle proprietà della scheda attività presentati in un formato di dati tabulare. Nome elemento, priorità, tipo di fatturazione, nome del richiedente sono alcune informazioni necessarie che possono essere visualizzate nei rapporti della scheda attività. Tuttavia, altre informazioni critiche, come la percentuale di completamento, possono essere visualizzate per il reporting interno. L’applicazione OneDesk timesheet consente all’amministratore di approfondire la creazione dei report. Pertanto, i rapporti della scheda attività potrebbero mostrare dati interni come il nome dell’assegnatario, il team designato e altro ancora.

OneDesk ti consente di connetterti con le applicazioni che già utilizzi e ti aiuta a ottenere maggiore flessibilità e controllo sui tuoi processi. Le funzionalità di integrazione rendono la tua piattaforma OneDesk più completa e di facile accesso da parte dei membri del tuo team. Le funzionalità di integrazione di OneDesk come il Single Sign-On sono particolarmente utili per consentire agli utenti di accedere con le proprie credenziali esistenti. Ciò consente ai membri del team di accedere rapidamente alla piattaforma OneDesk ed eliminare la necessità di gestire più nomi utente e password. OneDesk ha le sue integrazioni integrate che ti consentono di integrarti direttamente con quelle applicazioni. Puoi sperimentare diversi vantaggi integrandoti con altre applicazioni. Puoi acquisire ticket di supporto, feedback dei clienti e connetterti con altre applicazioni che semplificheranno il tuo flusso di lavoro. Inoltre, puoi anche eseguire l’integrazione con più di 2000 applicazioni supportate da Zapier.

È possibile abilitare le e-mail di sistema per notificare ai nuovi membri del team la configurazione dell’account utente o della password. Oltre a questo, puoi inviare e-mail di invito per invitare i clienti a registrarsi per il tuo portale clienti. Puoi anche impostare le automazioni del flusso di lavoro per ricordare agli assegnatari quando le loro attività sono in scadenza e creare un’automazione separata per notificare al follower del ticket qualsiasi cambiamento di stato o messaggio inviato.

OneDesk ha tutte le capacità per snellire il tuo flusso di lavoro. Con OneDesk, puoi acquisire, automatizzare, gestire e tenere traccia dei tuoi ticket di supporto, consentendo a te e al tuo team di prendere le misure necessarie per risolvere immediatamente il problema. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk, puoi assegnare il lavoro al team appropriato e tenere traccia dei progressi dei tuoi progetti in più layout di visualizzazione.

I membri del tuo team possono inviare le loro schede attività per tutto il loro lavoro, consentendoti di gestire meglio le tue ore. Inoltre, OneDesk aiuta anche a mantenere i tuoi clienti sempre aggiornati. Attraverso applicazioni cliente come moduli web e portali clienti, i tuoi clienti possono contattarti con richieste specifiche, eliminando i problemi associati a lunghi thread di posta elettronica. Inoltre, con la knowledge base di OneDesk, i clienti possono accedere ad articoli self-service, aiutandoti a ridurre in modo significativo il carico dei tuoi ticket.