Trascrizione:

La gestione del progetto per il design creativo si basa sulla comunicazione per trasformare le idee visive in piani concreti. L’avanzamento di questi piani dipende dalle collaborazioni del team e dal feedback costante dei clienti dall’inizio alla fine. Di conseguenza, i progetti creativi hanno una tempistica più lunga, revisioni frequenti e una costante ristrutturazione della priorità delle attività. Tuttavia, come qualsiasi altro progetto, ci sono scadenze e budget che devono essere rispettati per fornire un lavoro di qualità. Questo è il motivo per cui è imperativo investire in un sistema robusto che offra organizzazione, flessibilità e gestione dei contatti per massimizzare le capacità creative del team.

OneDesk è una combinazione di HelpDesk e Project Management in un’unica applicazione. Con OneDesk puoi supportare i tuoi clienti e gestire i progetti senza la necessità di acquistare, imparare, integrare e passare da un’applicazione all’altra. OneDesk ti consente di fornire facilmente supporto proattivo, con conseguente migliore comunicazione e relazioni più solide con i clienti. In termini di gestione dei progetti, OneDesk ti consente di creare attività e organizzarle in progetti o portfolio, che possono quindi essere assegnati ai membri del tuo team e tracciati in più layout di visualizzazione.

In questo pannello puoi creare progetti e portfolio. Questi portafogli fungono da contenitori per i tuoi progetti. I portfolio possono essere denominati in base al nome del cliente, all’organizzazione del cliente, al tipo di progetto o ai reparti operativi che gestiscono i progetti assegnati.

Eclectic Studios è una società di produzione video con reparti come progettazione grafica, gestione dei contenuti, audiowork, produzione e altro ancora. Lo studio include una serie di moduli di richiesta di contatto per domande commerciali, richieste di preventivo e richieste di lavoro sul proprio sito web. Questi moduli di contatto generano le richieste dei clienti, che vengono poi organizzate in portafogli in base al nome del reparto e ai progetti dedicati alla specifica richiesta del cliente.

Ad esempio, abbiamo creato un portfolio chiamato Richieste online. Questo portfolio contiene più progetti che includono richiesta di contatto per nuove attività, richiesta di preventivo e opportunità di lavoro. Ciascuno di questi progetti contiene le richieste dei clienti e le assegnazioni pianificate che possono essere visualizzate utilizzando l’applicazione Ticket e attività.

I tuoi clienti possono contattarti tramite i tuoi canali online come la tua email, i moduli di contatto del sito web o le chat dal vivo. OneDesk acquisirà i dettagli di queste richieste e creerà ticket da tutti i canali in un’unica vista unificata. I biglietti richiedono un’attenzione immediata e possono essere risolti immediatamente. In OneDesk, puoi creare biglietti in diversi modi.

Il primo è l’inoltro automatico dell’e-mail di supporto all’indirizzo e-mail trovato qui. Quando un cliente invia un’e-mail al tuo indirizzo e-mail dell’assistenza, OneDesk acquisirà quell’e-mail e genererà un ticket. Tutte le informazioni critiche nell’e-mail verranno acquisite sul ticket.

Il secondo è ricevere una richiesta tramite l’applicazione di chat dal vivo. L’applicazione di chat dal vivo di OneDesk è un’applicazione rivolta ai clienti che promuove la comunicazione con i tuoi clienti in tempo reale. Puoi personalizzare la finestra della chat con il tuo logo, la combinazione di colori dell’azienda e aggiungere un avatar BOT. Una volta che il client ti invia un messaggio tramite chat dal vivo, i membri del tuo team possono visualizzarlo nella loro applicazione Messenger, rispondere e creare il ticket dalla conversazione. In tal modo, OneDesk collega insieme il ticket e la conversazione, consentendo al tuo team di visualizzare tutti i dati necessari da un’unica piattaforma.

Ogni volta che un cliente invia una richiesta e-mail, OneDesk crea automaticamente un record del cliente e classifica il richiedente del ticket in base alla propria organizzazione. In alternativa, i tuoi clienti possono contattarti tramite moduli web che acquisiscono tutte le informazioni e generano ticket sulla tua dashboard.

I tuoi clienti possono accedere al tuo portale per farti domande. Queste domande potrebbero riguardare richieste commerciali o richieste di preventivo, che possono quindi essere inviate tramite moduli web.

Una volta inviato, i tuoi clienti possono comunicare con i membri del tuo team e rivedere i loro ticket. Per mantenere la riservatezza di queste informazioni, puoi richiedere ai tuoi clienti di accedere al portale per monitorare lo stato di avanzamento dei loro ticket di supporto. Inoltre, puoi controllare ciò che i tuoi clienti possono vedere e fornire un accesso basato sui ruoli per gestire le informazioni riservate. È inoltre possibile abilitare le opzioni di visualizzazione per i client per filtrare i ticket in base al tipo di richiesta del ticket, al progetto a cui appartiene e altro ancora.

I moduli web acquisiscono tutte le informazioni necessarie dai tuoi clienti e generano ticket sulla tua dashboard. Puoi creare più webform in OneDesk. Questi moduli sono collegati a tipi di ticket specifici, organizzandoli e separandoli l’uno dall’altro.Per generare webform, è necessario accedere alle Impostazioni di amministrazione in OnDesk e quindi scorrere verso il basso fino a App del cliente per selezionare Webform. Scegli un tipo di biglietto per creare il modulo web e inserisci tutte le proprietà associate al modulo.

Il modulo web predefinito include 3 proprietà di base: oggetto, descrizione e allegati. Quando il ticket viene generato sulla dashboard, anche l’oggetto, la descrizione e gli allegati vengono acquisiti nel ticket.

In OneDesk, i moduli web possono essere personalizzati aggiungendo campi personalizzati. Per creare campi personalizzati, devi prima determinare il tipo di informazioni che desideri raccogliere dai tuoi clienti. È possibile scegliere i campi in base a testo, numero, data, costo e scelta e quindi assegnare un nome appropriato al campo personalizzato in base alla selezione. Questi campi possono essere impostati come richiesto per acquisire informazioni importanti dai clienti.

Ad esempio, puoi creare un modulo web per i clienti che potrebbero avere domande sui tuoi video esplicativi. Possono accedere al tuo portale clienti e selezionare il modulo web intitolato “Video esplicativi”. È quindi possibile aggiungere i campi standard o personalizzati per acquisire le informazioni appropriate necessarie per risolvere il ticket. È inoltre possibile configurare questi campi in modo che siano obbligatori per garantire che tutte le informazioni necessarie vengano acquisite.

Una volta che il tuo cliente completa il modulo web selezionato, genererai un ticket nella tua applicazione Ticket in OneDesk.

Il ticket ti consente di vedere i dettagli che sono stati compilati sul modulo web. È quindi possibile assegnare questo ticket a un individuo, team o reparto specifico. OneDesk ti consente di assegnare più membri del team e reparti a un ticket. Tuttavia, puoi eliminare l’assegnazione manuale dei team automatizzando il processo.

Le automazioni del flusso di lavoro sono regole che consentono di automatizzare le azioni in OneDesk. Queste automazioni contengono 3 elementi: filtri, trigger e azioni. I tag blu rappresentano il tipo di ticket e fungono da filtri, il tag arancione rappresenta l’evento trigger, mentre il tag verde rappresenta le azioni che OneDesk intraprenderà quando questo evento trigger si verifica su questi elementi. Una volta impostate le regole, OneDesk genererà un nome per la tua automazione. Altrimenti hai la possibilità di rinominare l’automazione.

OneDesk può automatizzare il tuo flusso di lavoro ed eliminare qualsiasi intervento manuale per instradare i ticket al team o al progetto appropriato. Con le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk, puoi instradare gli elementi a team e progetti, rispondere automaticamente ai clienti, aggiungere notifiche personalizzate e molto altro ancora. Per creare le tue automazioni, vai alle impostazioni di amministrazione, quindi fai clic sulla scheda del ticket e scorri verso il basso fino a Automazioni del flusso di lavoro.

È possibile creare nuove automazioni del flusso di lavoro o modificarne una esistente. Ad esempio, se un potenziale cliente invia una richiesta su New Business, puoi indirizzare questo ticket al tuo reparto vendite e alternare gli utenti ogni volta che viene creato un nuovo ticket. Una rotazione dei ticket distribuita uniformemente ti consentirà di fornire il miglior servizio ai tuoi clienti.

Un altro modo per aumentare la tua efficienza è utilizzare l’automazione per notificare ai tuoi clienti gli aggiornamenti dei loro ticket richiesti, questo manterrà il client aggiornato ed eliminerà la necessità di inviare e-mail per chiedere informazioni sullo stato del ticket.

La comunicazione è fondamentale nelle industrie creative poiché le idee devono essere espresse ai clienti e ai membri del team. In OneDesk puoi interagire con i tuoi clienti in più modi.

Se i clienti vogliono seguire il loro ticket, possono rispondere via e-mail o creare conversazioni direttamente dal portale. Questo messaggio apparirà nel messenger e sarà anche collegato a quel biglietto specifico.

I membri del tuo team possono rispondere a questa conversazione esistente per comunicare con l’utente finale o creare messaggi interni per i loro membri del team. Le conversazioni interne sono nascoste ai tuoi clienti poiché vengono visualizzate come “Risposta interna”.

Digitando @username o @departmentname, puoi trasmettere il tuo messaggio ai membri del team o ai reparti esperti che sono più adatti a rispondere alle tue domande. L’applicazione di messaggistica consente al tuo team di eseguire le tue corrispondenze quotidiane e riduce i lunghi tempi di risposta associati alle e-mail. L’applicazione di messaggistica è particolarmente efficace in quanto incoraggia una risposta tempestiva ed elimina le risoluzioni ritardate necessarie per il successo del progetto.

Inoltre, i clienti possono anche avviare il coinvolgimento tramite la funzione dell’applicazione Livechat in OneDesk. A volte è più facile condividere un’immagine, istruzioni in pdf o fogli di calcolo che digitare le informazioni in chat. L’applicazione di live chat di OneDesk consente ai tuoi clienti di inviare allegati fino a 350 MB. Questi allegati vengono acquisiti nei ticket e resi disponibili per il download diretto dei membri del team nei loro computer.

Poiché i formati di chat sono di natura istantanea, domande o problemi possono essere risolti immediatamente dai membri del tuo team. A parte questo, la funzione di chat dal vivo di OneDesk registra l’ora della conversazione, il che aiuta il tuo team a controllare il tempo della conversazione in caso di controversia.

Coloro che lavorano nelle industrie creative si destreggiano tra più progetti contemporaneamente. Questi progetti sono basati su concetti e sviluppati dall’ispirazione. Ciò rende difficile il processo di pianificazione del progetto in quanto non esiste una sequenza temporale sequenziale rigorosa. In effetti è molto comune passare da un’attività all’altra.

In OneDesk puoi suddividere questi progetti in attività. Il compito può essere definito come un lavoro che richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. È possibile convertire un ticket in un’attività o semplicemente creare una nuova attività nell’applicazione Attività.

I membri del tuo team possono registrare il loro tempo sulle attività in OneDesk e inserire la percentuale di completamento delle attività assegnate. Il lavoro viene registrato creando una scheda attività o eseguendo un timer attività. Quando invii una scheda attività, inserisci quanto lavoro è stato fatto, lo stato corrente di questo elemento, la percentuale di completamento, ecc.

Per i grafici, il processo di design thinking comprende tre fasi: ispirazione, ideazione e implementazione. La prima attività del progetto include il brainstorming di idee e concetti con il team. Una volta che le idee sono state annotate, i membri del team passano alla seconda fase del progetto, che è la ricerca. Una volta completata la ricerca e concettualizzate le idee, il team la mostrerà al cliente e attenderà l’approvazione o il feedback. Se è stato offerto un feedback, il team rivedrà il concetto di design fino alla firma del cliente. Una volta approvato il concetto, il team passerà all’artwork, che è lo schizzo e poi il design. Ogni passaggio richiede l’approvazione del cliente e può richiedere più revisioni fino a quando il prodotto finale non è pronto.

In poche parole, ogni passaggio richiede la collaborazione con il cliente e i membri del team. Ad esempio, il team di progettazione grafica condividerà il proprio concetto con il team di produzione video in ogni fase del percorso per assicurarsi che i loro concetti di design si fondano con il tema del video. In OneDesk è possibile eseguire conversazioni dai moduli delle attività. Ciò ti consente di interagire con tutte le parti e ti aiuta a prendere decisioni unilateralmente. Oltre a svolgere conversazioni, puoi anche allegare e inviare cartelle importanti a più individui o team, consentendo loro di individuare gli allegati e scaricarli rapidamente nei loro computer.

È possibile organizzare le attività all’interno della struttura del progetto o aggiungerle a diverse cartelle o portfolio all’interno del progetto. Puoi creare un modello di progetto per progetti ricorrenti simili, come la produzione di video.

Clona semplicemente il progetto ogni volta che lavori su un progetto simile. In questo modo, puoi avere un modello esistente ogni volta che lavori su questi progetti ricorrenti. È particolarmente utile poiché hai la possibilità di selezionare gli elementi e le proprietà che desideri copiare dal progetto originale al progetto clone.

OneDesk ha alcune visualizzazioni uniche che ti aiutano ad analizzare le tue attività. Con le visualizzazioni di OneDesk, i membri del team possono visualizzare le attività in corso riguardanti tutti gli elementi, il che ti aiuta a stabilire correttamente le priorità e a prendere decisioni più intelligenti.

La visualizzazione Diagrammi di Gantt è particolarmente utile per un’efficiente pianificazione del progetto, carico di lavoro e gestione delle prestazioni. I diagrammi di Gantt sono costituiti da barre orizzontali che indicano la pianificazione di un progetto su una sequenza temporale orizzontale. Ogni barra rappresenta un’attività con l’estremità sinistra della barra che indica la data di inizio dell’attività e l’estremità destra della barra che mostra la data di fine dell’attività. In OneDesk abbiamo due tipi di diagrammi di Gantt: il gantt a livello di attività (dove le barre rappresentano le attività) e il gantt a livello di progetto (dove le barre rappresentano i progetti). È possibile collegare le attività per creare dipendenze tra le attività per portare i membri del team a completare un’attività prima di iniziare quella successiva. È inoltre possibile ristrutturare le dipendenze delle attività utilizzando la funzione di trascinamento della selezione. Una volta collegate le attività, OneDesk calcolerà il percorso critico e fornirà al tuo team la lunghezza complessiva del progetto. È inoltre possibile aggiungere vincoli di data per impedire che un’attività venga pianificata in una data successiva. Il diagramma di Gantt mostra anche la tua pianificazione rispetto al tuo lavoro effettivo. Le barre blu indicano la tua pianificazione, mentre la barra verde rappresenta il tempo effettivo registrato dalla tua squadra. Avere la barra blu accanto alla barra verde ti aiuta a confrontare visivamente quanto bene hai pianificato le ore del tuo progetto.

È inoltre possibile utilizzare la visualizzazione Status Board per aggiornare lo stato dell’attività. La Status Board è una semplice visualizzazione in cui ogni attività è rappresentata come una scheda e puoi semplicemente trascinare la tua scheda da una colonna all’altra per aggiornarne lo stato. Questa funzione aiuterà con la sequenza temporale non sequenziale delle attività che viene fornita con la gestione creativa del progetto.

Anche tu e i membri del tuo team potreste trovare utile la visualizzazione dashboard. I dashboard forniscono grafici e statistiche per mostrarti come stanno procedendo i tuoi progetti o ticket. È inoltre possibile utilizzare il dashboard per confrontare l’andamento del progetto A rispetto al progetto B. È possibile trovare questi dashboard nella visualizzazione Dashboard dell’applicazione “progetti”.

Inoltre, puoi anche utilizzare layout di visualizzazione più semplici come la visualizzazione ad albero e piatta per gestire le tue attività. La visualizzazione struttura ad albero organizza i ticket o le attività in una gerarchia. La visualizzazione semplice mostra i ticket e le attività senza la struttura gerarchica.

Su OneDesk, puoi creare tutte le visualizzazioni di cui hai bisogno per aiutarti a gestire i tuoi ticket e le tue attività. Le mie visualizzazioni ti consentono di personalizzare le visualizzazioni in base alle tue esigenze. Per creare le tue visualizzazioni personalizzate, devi selezionare un layout e aggiungere filtri, gruppi e colonne.

Ad esempio, puoi creare una visualizzazione per tenere traccia del tempo trascorso dai membri del team in ogni singola attività. Con questa funzione, puoi tenere traccia della produttività dei membri del tuo team in modo che i tuoi manager del team sappiano se le attività devono essere riassegnate. Con OneDesk, diventa facile riassegnare le attività ad altri membri del team. È possibile utilizzare il cartoncino in stile Kanban e personalizzare la visualizzazione per vedere le attività di ciascun membro del team e spostare determinate attività per distribuirle a un membro del team che ha la disponibilità per lavorarci.

Oltre a questi layout di visualizzazione standard e sistemi di filtraggio, utilizzi anche le potenti funzionalità di reportistica di OneDesk.

È possibile generare report su ticket, attività, progetti o portfolio utilizzando modelli di report esistenti o creandone di propri. I report vengono creati manualmente o automaticamente, utilizzando il sistema di automazione del flusso di lavoro di OneDesk. I formati di report supportati sono i formati PDF e CSV e possono essere inviati a indirizzi e-mail designati.

I rapporti delle schede attività sono particolarmente utili quando si lavora su progetti complessi. Questo perché puoi avere un’idea di come il tempo del progetto è stato utilizzato per diversi tipi di attività e se spendere quel tempo era giustificato. Di conseguenza, puoi adottare le misure necessarie per migliorare le tue capacità di pianificazione del progetto e gestire meglio le ore di fatturazione del progetto.

OneDesk consente di creare report delle schede attività, che sono file CSV che possono essere importati in Microsoft Excel. Questi rapporti sono record di dati delle proprietà della scheda attività presentati in un formato di dati tabulare. Nome elemento, priorità, tipo di fatturazione, nome del richiedente sono alcune informazioni necessarie che possono essere visualizzate nei rapporti della scheda attività. Tuttavia, altre informazioni critiche, come la percentuale di completamento, possono essere visualizzate per il reporting interno. L’applicazione OneDesk timesheet consente all’amministratore di approfondire la creazione dei report. Pertanto, i rapporti della scheda attività potrebbero mostrare dati interni come il nome dell’assegnatario, il team designato e altro ancora.

È possibile abilitare le e-mail di sistema per notificare ai nuovi membri del team la configurazione dell’account utente o della password. Oltre a questo, puoi inviare e-mail di invito per invitare i clienti a registrarsi per il tuo portale clienti. Puoi anche impostare le automazioni del flusso di lavoro per ricordare agli assegnatari quando le loro attività sono in scadenza e creare un’automazione separata per notificare al follower del ticket qualsiasi cambiamento di stato o messaggio inviato.

OneDesk ha tutte le capacità per snellire il tuo flusso di lavoro. Con OneDesk, puoi acquisire, automatizzare, gestire e tenere traccia dei tuoi ticket di supporto, consentendo a te e al tuo team di prendere le misure necessarie per risolvere immediatamente il problema. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk, puoi assegnare il lavoro al team appropriato e tenere traccia dei progressi dei tuoi progetti in più layout di visualizzazione.

I membri del tuo team possono inviare le loro schede attività per tutto il loro lavoro, consentendoti di gestire meglio le tue ore. Inoltre, OneDesk aiuta anche a mantenere i tuoi clienti sempre aggiornati. Attraverso applicazioni cliente come moduli web e portali clienti, i tuoi clienti possono contattarti con richieste specifiche, eliminando i problemi associati a lunghi thread di posta elettronica. Inoltre, con la knowledge base di OneDesk, i clienti possono accedere ad articoli self-service, aiutandoti a ridurre in modo significativo il carico dei tuoi ticket.