Trascrizione:

L’ingegneria comprende una vasta gamma di campi come civile, meccanico, elettrico, chimico, software, aerospaziale e altro ancora. Sebbene ogni disciplina abbia le proprie responsabilità, la pianificazione dei progetti è un processo standard in tutti i settori dell’ingegneria. Questi progetti sono spesso complessi e richiedono una pianificazione precisa per essere completati nei tempi e nel budget. A parte questo, la dipendenza dalle attività è un altro aspetto impegnativo dei progetti di ingegneria e può essere risolta solo attraverso un’adeguata pianificazione e una comunicazione costante tra tutte le parti. Pertanto è imperativo investire in un sistema robusto che elimina la necessità di più applicazioni e fornisce soluzioni versatili.

OneDesk è una combinazione di HelpDesk e Project Management in un’unica applicazione. Con OneDesk puoi supportare i tuoi clienti e gestire i progetti senza la necessità di acquistare, imparare, integrare e passare da un’applicazione all’altra. L’helpdesk e il sistema di ticketing di OneDesk funge da CRM e consente di gestire i ticket, mantenere una base di conoscenza per rispondere alle domande e creare automazioni per eliminare il lavoro manuale. In termini di gestione dei progetti, OneDesk ti consente di creare attività e organizzarle in progetti o portfolio, che possono quindi essere assegnati ai membri del tuo team e monitorati in più layout di visualizzazione.

In questo pannello puoi creare progetti e portfolio. Questi portafogli fungono da contenitori per i tuoi progetti. I portfolio possono essere denominati in base al nome del cliente, all’organizzazione del cliente, al tipo di progetto o ai reparti operativi che gestiscono i progetti assegnati.

Ad esempio, Absolute Technologies riceve più richieste di preventivo dai clienti per prodotti diversi. Pertanto ha senso per loro creare un portafoglio denominato Richiesta di offerta. Il portfolio contiene numerosi progetti e ogni progetto prende il nome dai prodotti progettati dall’azienda. In questo caso, il cliente ha richiesto un preventivo per l’unità di condensazione e ha fornito le specifiche tecniche del prodotto, nonché la data di consegna e il luogo di installazione. Queste informazioni consentono all’Engineering Manager di passare alla Fase 2 del progetto.

In base alla richiesta è possibile organizzare i progetti relativi ai rispettivi portafogli. È quindi possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in questo portfolio specifico.

In ciascuno di questi progetti, sarai in grado di visualizzare la richiesta di supporto del cliente e gli incarichi pianificati utilizzando le applicazioni Ticket e Attività.

La comunicazione con il cliente è una parte essenziale della realizzazione di progetti di ingegneria con successo. È necessario rispondere a domande e richieste per soddisfare le richieste del tuo cliente o partner. Indipendentemente dal fatto che il tuo cliente scelga di interagire con te tramite e-mail, chat dal vivo o moduli Web, OneDesk acquisisce i record del cliente e classifica il richiedente del ticket in base alla sua organizzazione nell’applicazione del cliente.

La comunicazione con il cliente genererà ticket nella tua applicazione ticket. I biglietti richiedono un’attenzione immediata e possono essere risolti immediatamente. In OneDesk, puoi acquisire i ticket in diversi modi.

Il primo è l’inoltro automatico dell’e-mail di supporto all’indirizzo e-mail trovato qui. Quando un cliente invia un’e-mail al tuo indirizzo e-mail dell’assistenza, OneDesk acquisirà quell’e-mail e genererà un ticket. Tutte le informazioni critiche nell’e-mail verranno acquisite sul ticket.

Il secondo modo è ricevere una richiesta del client tramite l’applicazione di chat dal vivo dal tuo sito web. L’applicazione di chat dal vivo di OneDesk è un’applicazione rivolta ai clienti che consente ai tuoi clienti di entrare in contatto con i tuoi tecnici dell’assistenza in tempo reale.

I tuoi clienti possono allegare più file tramite l’app di messaggistica, consentendo al tuo team di accedere immediatamente a documenti importanti. L’applicazione livechat è altamente configurabile. Puoi personalizzare la finestra della chat con il tuo logo, aggiungere i colori dell’azienda e includere un avatar BOT per offrire supporto ai clienti 24 ore su 24.

Una volta che il client ti invia un messaggio tramite chat dal vivo, i membri del tuo team possono visualizzarlo nella loro applicazione Messenger, rispondere e creare il ticket dalla conversazione. In tal modo, OneDesk collega insieme il ticket e la conversazione, consentendo al tuo team di visualizzare tutti i dati necessari da un’unica piattaforma.

Il terzo modo consiste nel completare i moduli web nel portale. I moduli web ti consentono di acquisire tutte le informazioni necessarie per risolvere rapidamente la richiesta o la domanda del tuo cliente. Utilizzando i moduli web è possibile ridurre il numero di email ricevute durante la giornata. Una volta inviato, i tuoi clienti possono comunicare con i membri del tuo team e rivedere i loro ticket.

I tuoi clienti possono quindi controllare lo stato di avanzamento del loro ticket di supporto attraverso il sistema del portale e comunicare con te in caso di domande o problemi. Con OneDesk puoi fornire trasparenza visualizzando gli aggiornamenti necessari nel portale come percentuale di completamento, inizio pianificato e altro ancora. Inoltre, puoi controllare ciò che i tuoi clienti possono vedere e fornire un accesso basato sui ruoli per gestire le informazioni riservate. È inoltre possibile abilitare le opzioni di visualizzazione per i client per filtrare i ticket in base al tipo di richiesta del ticket, al progetto a cui appartiene e altro ancora.

Il modulo web predefinito ha questo aspetto.

I moduli web ti consentono di controllare il tipo di informazioni che ricevi dai tuoi clienti. Per personalizzare questo modulo web, fare clic qui. Sarai in grado di impostare alcuni campi come richiesto, rinominare i campi esistenti e aggiungere altri campi, inclusi i campi personalizzati.

Ad esempio, puoi creare un modulo web per i clienti che possono richiedere informazioni sui tuoi servizi e inviare una richiesta di preventivo per un prodotto o servizio. In tal caso, possono accedere al portale del cliente e selezionare il modulo web intitolato “Richiesta di offerta (RFQ)”. È quindi possibile aggiungere i campi standard o personalizzati per acquisire le informazioni appropriate necessarie per risolvere il ticket. È inoltre possibile configurare questi campi in modo che siano obbligatori per garantire che tutte le informazioni necessarie vengano acquisite.[show how to add custom fields in OneDesk] . Una volta che il tuo cliente completa il modulo web selezionato, genererai un ticket nella tua applicazione Ticket in OneDesk.

Il ticket ti consente di vedere i dettagli che sono stati compilati sul modulo web. È quindi possibile assegnare questo ticket a un individuo, team o reparto specifico. OneDesk ti consente di assegnare più membri del team e reparti a un ticket. Tuttavia, puoi eliminare l’assegnazione manuale dei team automatizzando il processo.

OneDesk può automatizzare il tuo flusso di lavoro ed eliminare qualsiasi intervento manuale per instradare i ticket al team o al progetto appropriato. Con le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk, puoi instradare gli elementi a team e progetti, rispondere automaticamente ai clienti, aggiungere notifiche personalizzate e molto altro ancora.

Le società di ingegneria hanno più dipartimenti che si affidano l’uno all’altro per completare con successo i progetti. Pertanto è fondamentale assegnare i ticket in base all’esperienza di un team in modo che altri reparti possano adottare l’approccio finish to finish per eliminare qualsiasi inefficienza. Questo è il motivo per cui ha senso utilizzare le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk per impostare le assegnazioni automatiche per massimizzare la produttività. Il modo per farlo è accedere alle impostazioni di amministrazione e fare clic sulla scheda del ticket.

È possibile creare nuove automazioni del flusso di lavoro o modificarne una esistente. Ad esempio, se un potenziale cliente invia una richiesta sui problemi di garanzia del prodotto, puoi indirizzare questo ticket ai tecnici dell’assistenza e alternare gli utenti ogni volta che viene creato un nuovo ticket. Una rotazione dei ticket distribuita uniformemente ti consentirà di fornire il miglior servizio ai tuoi clienti.

Puoi anche creare automazioni per modificare lo stato del ciclo di vita dei tuoi ticket. In tal modo, è possibile avere un’idea di quali attività si stanno attualmente lavorando rispetto alle attività completate.

La comunicazione è fondamentale per i progetti agili. Gli ingegneri si affidano alla comunicazione per collaborare con i diversi reparti dell’organizzazione e con i clienti che forniscono loro un feedback costante fino al completamento del progetto. In OneDesk, sappiamo che la comunicazione rafforza le relazioni con i tuoi clienti. Pertanto è necessario dare seguito alle e-mail e fornire ai tuoi clienti il supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 di cui hanno bisogno.

Se i clienti vogliono seguire il loro ticket, possono rispondere via e-mail o creare conversazioni direttamente dal portale. Questo messaggio apparirà nel messenger e sarà anche collegato a quel biglietto specifico.

I tuoi colleghi possono rispondere a questa conversazione esistente per comunicare con l’utente finale o creare messaggi interni per i membri del proprio team. Le conversazioni interne sono nascoste ai tuoi clienti in quanto vengono visualizzate come “Risposta interna”.

Digitando @username o @departmentname, puoi trasmettere il tuo messaggio ai membri del team o ai reparti esperti che sono più adatti a rispondere alle tue domande. L’applicazione di messaggistica consente al tuo team di eseguire le tue corrispondenze quotidiane e riduce i lunghi tempi di risposta associati alle e-mail. L’applicazione di messaggistica è particolarmente efficace in quanto incoraggia una risposta tempestiva ed elimina le risoluzioni ritardate necessarie per il successo del progetto.

Inoltre, i clienti possono anche avviare il coinvolgimento tramite la funzione dell’applicazione Livechat in OneDesk. La live chat consente ai tuoi clienti di inviare allegati e di effettuare conversazioni in tempo reale. Poiché i formati di chat sono di natura istantanea, domande o problemi possono essere risolti immediatamente dai membri del tuo team. A parte questo, la funzione di chat dal vivo di OneDesk registra l’ora della conversazione, il che aiuta il tuo team a controllare il tempo della conversazione in caso di controversia.

Le società di ingegneria lavorano su più progetti contemporaneamente. Questi progetti sono complessi e dipendono fortemente dal feedback dei clienti. Pertanto, questi progetti devono essere continuamente aggiornati fino a quando il cliente non firma per la produzione. In OneDesk, puoi suddividere il progetto in semplici attività. Le attività evidenziano il lato di gestione del progetto di OneDesk e possono essere definite come un lavoro che richiede un’attenta pianificazione ed esecuzione. In OneDesk, puoi convertire un ticket in un’attività o semplicemente creare una nuova attività nell’applicazione Attività. Successivamente, diamo un’occhiata al lato della gestione dei progetti di OneDesk.

Poiché tutti i progetti sono fatturati in base alle ore di ingegneria e alle ore di produzione, i team di ingegneri devono completare le proprie schede attività. I project manager possono registrare il loro tempo sulle attività in OneDesk e inserire la percentuale di completamento delle attività assegnate. Il lavoro viene registrato creando una scheda attività o eseguendo un timer attività. Quando invii una scheda attività, inserisci quanto lavoro è stato fatto, lo stato corrente di questo elemento, la percentuale di completamento, ecc.

I moduli delle attività di OneDesk includono una serie di stati del ciclo di vita che cambiano a causa di diverse azioni. Ad esempio, una volta che il membro del team aggiunge la percentuale di completamento, comunica con il cliente o attende la risposta del cliente, OneDesk passa automaticamente tra gli stati del ciclo di vita appropriati. Questi stati del ciclo di vita sono configurabili; puoi aggiungere, rinominare o eliminare gli stati esistenti, cambiare i colori e persino aggiungere automazioni per eliminare il lavoro ridondante per i membri del tuo team. Gli stati del ciclo di vita aiutano i tuoi project manager a capire quali attività sono state completate e quali passaggi devono eseguire per completare rapidamente i progetti in tempo.

La progettazione e la costruzione di sistemi HVAC richiedono più passaggi. Ad esempio, il primo passo sarebbe avere l’ambito in atto. L’ambito fornisce considerazioni sulla progettazione e consigli specifici per le posizioni. Dopo aver esaminato l’ambito, l’ingegnere eseguirà il calcolo del carico e quindi passerà alla progettazione del sistema. Una volta completata la progettazione del sistema, gli ingegneri prepareranno il progetto per la canalizzazione, quindi selezioneranno le apparecchiature appropriate per il team di costruzione e scriveranno anche la filosofia di controllo per il team di ingegneri elettrici.

In OneDesk, puoi creare un progetto per tali programmi e suddividere il progetto in semplici attività. È quindi possibile assegnare queste attività ai membri o ai reparti del team di esperti, che sono più qualificati per accelerare il processo.

Poiché gli ingegneri del progetto lavorano a stretto contatto con il team di ingegneri elettrici, è importante collaborare su ogni fase del progetto. Ad esempio, l’ingegnere di progetto dovrà inviare il documento della filosofia di controllo all’ingegnere elettrico che lo utilizzerà per programmare il modo in cui vengono controllati i componenti del sistema. Allo stesso modo, ogni passaggio potrebbe richiedere la collaborazione o l’assistenza di un altro team. In OneDesk è possibile eseguire conversazioni dai moduli delle attività. Ciò ti consente di interagire con tutte le parti e ti aiuta a prendere decisioni unilateralmente. Oltre a svolgere conversazioni, puoi anche allegare e inviare cartelle importanti a più individui o team, consentendo loro di individuare gli allegati e scaricarli rapidamente nei loro computer.

È possibile organizzare le attività all’interno della struttura del progetto o aggiungerle a diverse cartelle o portfolio all’interno del progetto. È possibile creare un modello di progetto per progetti ricorrenti simili, come i controlli del sistema HVAC. In tal modo, il team di ingegneri elettrici può semplicemente clonare il progetto ogni volta che lavora su progetti simili. [show them] In questo modo, puoi avere un modello esistente in atto, ogni volta che lavori su questi progetti. È particolarmente utile poiché hai la possibilità di selezionare gli elementi e le proprietà che desideri copiare dal progetto originale al progetto clone.

OneDesk offre layout di visualizzazione e filtri che consentono di monitorare e tenere traccia dell’avanzamento dei progetti e delle attività.

I diagrammi di Gantt sono costituiti da barre orizzontali che indicano la pianificazione di un progetto su una sequenza temporale orizzontale. Ogni barra rappresenta un’attività con l’estremità sinistra della barra che indica la data di inizio dell’attività e l’estremità destra della barra che mostra la data di fine dell’attività. In OneDesk abbiamo due tipi di diagrammi di Gantt: il gantt a livello di attività (dove le barre rappresentano le attività) e il gantt a livello di progetto (dove le barre rappresentano i progetti). È possibile collegare le attività per creare dipendenze tra le attività per portare i membri del team a completare un’attività prima di iniziare quella successiva. Una volta collegate le attività, OneDesk calcolerà il percorso critico e fornirà al tuo team la lunghezza complessiva del progetto. È inoltre possibile aggiungere vincoli di data per impedire che un’attività venga pianificata in una data successiva. Il diagramma di Gantt mostra anche la tua pianificazione rispetto al tuo lavoro effettivo. Le barre blu indicano la tua pianificazione, mentre la barra verde rappresenta il tempo effettivo registrato dalla tua squadra. Avere la barra blu accanto alla barra verde ti aiuta a confrontare visivamente quanto bene hai pianificato le ore del tuo progetto.

Inoltre, puoi anche utilizzare le altre visualizzazioni standard in OneDesk per gestire le tue attività in base alle tue esigenze:

La visualizzazione struttura ad albero organizza i ticket o le attività in una gerarchia.

La visualizzazione semplice mostra i ticket e le attività senza la struttura gerarchica.

La scheda di stato organizza tutte le attività in base allo stato del ciclo di vita. È possibile trascinare e rilasciare l’attività per modificarne lo stato.

La vista Calendario mostra tutte le pianificazioni delle attività per tenerti informato quando un’attività è in scadenza.

La dashboard organizza tutti i ticket sotto forma di grafici e grafici a torta. Questi grafici possono essere scaricati in diversi formati. Puoi utilizzare i grafici per i tuoi rapporti e le presentazioni per i tuoi clienti.

In OneDesk, puoi creare tutte le visualizzazioni di cui hai bisogno per aiutarti a gestire i tuoi ticket e le tue attività. Le mie visualizzazioni ti consentono di personalizzare le visualizzazioni in base alle tue esigenze. Per creare le tue visualizzazioni personalizzate, devi selezionare un layout e aggiungere filtri, gruppi e colonne.

È possibile creare un filtro personalizzato per visualizzare tutte le attività assegnate al team di controllo documenti. In questo modo puoi controllare tutte le revisioni dei disegni e la documentazione attualmente in corso.

Che tu stia creando rapporti per i tuoi clienti o fornendo approfondimenti alla direzione, puoi estrarre dati e creare rapporti in OneDesk utilizzando modelli predefiniti o personalizzando i tuoi. Questi rapporti possono essere scaricati in fogli Excel e PDF e inviati tramite posta elettronica al tuo team per tenere tutti aggiornati.

I rapporti sulle schede attività sono fondamentali nel settore dell’ingegneria. Ai clienti vengono fatturate le ore di ingegneria, gestione del progetto, produzione, collaudo, installazione e messa in servizio. Pertanto è importante tenere traccia delle schede attività per mantenere le ore di progetto. In alcuni casi, le società di ingegneria firmano contratti che prevedono una clausola di non superamento, che le obbliga a presentare ai propri clienti schede attività e costi del materiale delle apparecchiature.

OneDesk consente di creare report delle schede attività, che sono file CSV che possono essere importati in Microsoft Excel. Questi rapporti sono record di dati delle proprietà della scheda attività presentati in un formato di dati tabulare. Nome elemento, priorità, tipo di fatturazione, nome del richiedente sono alcune informazioni necessarie che possono essere visualizzate nei rapporti della scheda attività. Tuttavia, altre informazioni critiche, come la percentuale di completamento, possono essere visualizzate per il reporting interno. L’applicazione OneDesk timesheet consente all’amministratore di approfondire la creazione dei report. Pertanto, i rapporti della scheda attività potrebbero mostrare dati interni come il nome dell’assegnatario, il team designato e altro ancora.

È importante presentare rapporti finanziari accurati ai tuoi clienti. Con OneDesk, puoi facilmente integrarti con servizi di contabilità come QuickBooks e Freshbooks e completare tutto il tuo lavoro in un’unica piattaforma. Puoi anche creare rapporti più approfonditi in OneDesk.

Con OneDesk puoi completare tutte le tue attività su un’unica piattaforma. L’integrazione integrata di OneDesk ti consente di integrarti con servizi di file hosting come Dropbox e Box, o software di autenticazione sicura come OKTA. Inoltre, il plug-in Zapier di OneDesk ti aiuta a integrarti perfettamente con oltre 2000 applicazioni.

Forse ti starai chiedendo come tutte le parti possono rimanere aggiornate. Per impostazione predefinita, le notifiche e-mail vengono inviate ai follower del biglietto per qualsiasi modifica di stato o messaggio inviato. Allo stesso modo, i tuoi clienti possono cercare aggiornamenti nel loro portale clienti e possono essere stabilite notifiche aggiuntive con le automazioni del flusso di lavoro.

OneDesk ha tutte le capacità per snellire il tuo flusso di lavoro. Con OneDesk, puoi acquisire, automatizzare, gestire e tenere traccia dei tuoi ticket di supporto, consentendo a te e al tuo team di prendere le misure necessarie per risolvere immediatamente il problema. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk, puoi assegnare il lavoro al team appropriato e tenere traccia dei progressi dei tuoi progetti in più layout di visualizzazione.

I membri del tuo team possono inviare le loro schede attività per tutto il loro lavoro, consentendoti di gestire meglio le tue ore. Inoltre, OneDesk aiuta anche a mantenere i tuoi clienti sempre aggiornati. Attraverso applicazioni cliente come moduli web e portali clienti, i tuoi clienti possono contattarti con richieste specifiche, eliminando i problemi associati a lunghi thread di posta elettronica. Inoltre, con la knowledge base di OneDesk, i clienti possono accedere ad articoli self-service, riducendo in modo significativo il carico dei tuoi ticket.