Trascrizione:

Le organizzazioni senza scopo di lucro funzionano come qualsiasi altra attività anche se l’obiettivo principale non è il profitto. Con risorse e finanziamenti limitati da parte del governo, dei membri e dei donatori, le organizzazioni non profit faticano a investire in software e strumenti che potrebbero trasformare il loro flusso di lavoro. Ciò rende difficile scegliere il software appropriato che potrebbe ridurre il loro carico di lavoro. Queste organizzazioni hanno bisogno di soluzioni per la gestione delle parti interessate, una base di conoscenza per rispondere alle domande e la gestione del progetto per pianificare raccolte di fondi o programmi di volontariato. Questo è il motivo per cui ha senso selezionare software multiforme con caratteristiche versatili che potrebbero indirizzare una o più funzioni.

OneDesk è una combinazione di HelpDesk e Project Management in un’unica applicazione. Con OneDesk puoi supportare i tuoi clienti e gestire i progetti senza la necessità di acquistare, imparare, integrare e passare da un’applicazione all’altra. OneDesk fornisce una soluzione chiavi in mano per le organizzazioni senza scopo di lucro per acquisire automaticamente le richieste delle parti interessate e rispondere in tempo. Se queste richieste richiedono ulteriore lavoro da parte tua, le attività possono essere assegnate ai tuoi team e portate a termine entro le ore di progetto.

In questo pannello puoi creare progetti e portfolio. Questi portafogli fungono da contenitori per i tuoi progetti. I portfolio possono essere denominati in base al nome del cliente, all’organizzazione del cliente, al tipo di progetto o ai reparti operativi che gestiscono i progetti assegnati.

Ciò consentirà di organizzare i progetti relativi ai rispettivi portafogli. È quindi possibile monitorare lo stato di avanzamento dei progetti in questo portfolio specifico.
In ciascuno di questi progetti, sarai in grado di visualizzare le richieste delle parti interessate e gli incarichi pianificati utilizzando le applicazioni Ticket e Attività.

L’applicazione ticket consente di monitorare e gestire i ticket di supporto che arrivano a seguito delle richieste degli stakeholder. Queste richieste possono essere presentate in più modi.

Il primo modo è ricevere la richiesta tramite l’applicazione di chat dal vivo sul tuo sito web. L’applicazione di chat dal vivo di OneDesk è un’applicazione rivolta ai clienti volta a promuovere la comunicazione con le parti interessate. Puoi personalizzare l’app aggiungendo i colori della tua azienda, il logo e includendo l’avatar BOT. Una volta che il donatore ti invia un messaggio tramite chat dal vivo, i membri del tuo team possono visualizzarlo nella loro applicazione Messenger, rispondere e creare il ticket dalla conversazione. In tal modo, OneDesk collega insieme il ticket e la conversazione, consentendo al tuo team di visualizzare tutti i dati necessari da un’unica piattaforma.

Il secondo modo è inoltrare automaticamente la tua email di supporto all’indirizzo email trovato qui. Quando uno stakeholder invia un’e-mail al tuo indirizzo e-mail di supporto, OneDesk acquisirà quell’e-mail e genererà un ticket. Tutte le informazioni critiche nell’e-mail verranno acquisite sul ticket.

Ogni volta che uno stakeholder o un donatore invia una richiesta e-mail, OneDesk crea automaticamente un record del cliente e classifica il richiedente del ticket in base alla propria organizzazione. In alternativa, i tuoi donatori, volontari o collaboratori possono anche inviare i biglietti tramite la funzionalità del portale clienti fornita da OneDesk.

Questo portale consente ai tuoi stakeholder di inviarti ticket, comunicare con i membri del tuo team e rivedere i loro ticket. È possibile abilitare le opzioni di visualizzazione per donatori potenziali ed esistenti o altri utenti finali per filtrare i biglietti in base al tipo di richiesta del biglietto, al progetto a cui appartiene e altro ancora.

Puoi impostare moduli web personalizzabili da completare per i tuoi stakeholder, che generano ticket sulla tua dashboard. Questi moduli possono richiedere alle parti interessate di fornire le informazioni necessarie per risolvere il problema. Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati che iniziano con questi moduli.

Il modulo web predefinito ha questo aspetto. Per personalizzare questo modulo web, fare clic qui. Sarai in grado di impostare alcuni campi come richiesto, rinominare i campi esistenti e aggiungere altri campi, inclusi i campi personalizzati.

Ad esempio, puoi creare un modulo web per potenziali donatori che potrebbero avere domande sui tuoi programmi di donazione. Possono accedere al tuo portale clienti e selezionare il modulo web intitolato “Programmi di donazione”. È quindi possibile aggiungere i campi standard o personalizzati per acquisire le informazioni appropriate necessarie per risolvere il ticket. È inoltre possibile configurare questi campi in modo che siano obbligatori per garantire che tutte le informazioni necessarie vengano acquisite.

Una volta che il tuo donatore completa il modulo web selezionato, genererai un ticket nella tua applicazione Ticket in OneDesk.

Il ticket ti consente di vedere i dettagli che sono stati compilati sul modulo web. È quindi possibile assegnare questo ticket a un individuo, team o reparto specifico. OneDesk ti consente di assegnare più membri del team e reparti a un ticket. Tuttavia, puoi eliminare l’assegnazione manuale dei team automatizzando il processo.

Molte volte, le organizzazioni non profit tengono traccia delle richieste degli stakeholder formattando tali dati in fogli Excel. Puoi convertire il tuo file Excel in un file CSV e importarlo nel tuo account OneDesk.

OneDesk può automatizzare il tuo flusso di lavoro ed eliminare qualsiasi intervento manuale per instradare i ticket al team appropriato. Con le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk, puoi indirizzare gli elementi a team e progetti, rispondere automaticamente agli utenti finali, aggiungere notifiche personalizzate e molto altro ancora.

Molte organizzazioni senza scopo di lucro utilizzano le automazioni del flusso di lavoro di OneDesk per impostare assegnazioni automatiche per massimizzare l’efficienza. Il modo per farlo è accedere alle impostazioni di amministrazione e fare clic sulla scheda del ticket.

È possibile creare nuove automazioni del flusso di lavoro o modificarne una esistente. Seleziona l’utente o i team che desideri designare per il tipo di ticket specifico. In questo modo, l’assegnazione ruoterà tra gli utenti ogni volta che viene creato un nuovo ticket. In tal modo, il tuo team sarà in grado di gestire il proprio carico di lavoro in modo più efficiente. Una rotazione dei ticket distribuita uniformemente ti consentirà di fornire il miglior servizio ai tuoi stakeholder.

Un altro modo per aumentare la tua efficienza è utilizzare un’automazione per rispondere ai ticket dei tuoi stakeholder. Puoi farlo semplicemente creando una risposta automatica generata dal tuo BOT. Questo informerà il richiedente che un ticket è stato creato da te e su cui sta lavorando il tuo team.

La comunicazione è una parte essenziale delle relazioni con gli stakeholder. Pertanto è necessario dare seguito a eventuali e-mail inviate da membri, donatori o volontari.

Se uno stakeholder desidera dare seguito al proprio ticket, può rispondere tramite e-mail o creare conversazioni direttamente dal portale. Questo messaggio apparirà nel messenger e sarà anche collegato a quel biglietto specifico.

I membri del tuo team possono rispondere a questa conversazione esistente per comunicare con l’utente finale o possono creare messaggi interni per i loro membri del team. Le conversazioni interne sono nascoste agli utenti finali poiché vengono visualizzate come “Risposta interna”. Ciò è utile poiché consente ai membri del team di risolvere il ticket attraverso sforzi di collaborazione e fornire informazioni più accurate allo stakeholder.

Inoltre, le parti interessate possono anche avviare il coinvolgimento tramite la funzione dell’applicazione Livechat in OneDesk. La live chat consente ai tuoi stakeholder di inviare allegati e svolgere conversazioni in tempo reale. Poiché i formati di chat sono di natura istantanea, domande o problemi possono essere risolti immediatamente dai membri del tuo team. Oltre a ciò, la funzione di chat dal vivo di OneDesk registra anche la data e l’ora della conversazione, il che aiuta il tuo team a controllare il tempo di conversazione in caso di controversia.

I ticket richiedono un’azione immediata e possono essere risolti rapidamente. Tuttavia, quando un ticket diventa un lavoro a due livelli che richiede un lavoro o una pianificazione aggiuntivi, diventa un’attività. È possibile convertire questi ticket in un’attività o semplicemente creare una nuova attività nell’applicazione Attività. Diamo quindi un’occhiata al lato della gestione dei progetti di OneDesk.

I membri del tuo team possono registrare il loro tempo sulle attività in OneDesk e inserire la percentuale di completamento delle attività assegnate. Il lavoro viene registrato creando una scheda attività o eseguendo un timer attività. Quando invii una scheda attività, inserisci quanto lavoro è stato fatto, lo stato corrente di questo elemento, la percentuale di completamento, ecc.

Ad esempio, puoi suddividere un grande progetto pianificando una raccolta fondi in compiti semplici assegnandoli ai membri del tuo team in base alla loro esperienza. Puoi anche creare un programma di pianificazione per un’attività specifica, aiutandoti a gestire le ore del tuo progetto.

Sappiamo che la pianificazione di raccolte fondi e la scrittura del lancio dell’evento richiede collaborazione. In tal caso, è possibile eseguire conversazioni dal modulo dell’attività. Impegnandoti con i membri del tuo team, puoi produrre una maggiore qualità del lavoro e coprire tutti i dettagli associati alla pianificazione degli eventi. Puoi anche allegare e inviare cartelle importanti a più individui o team, consentendo loro di individuare rapidamente gli allegati e scaricarli sui loro computer.

È possibile organizzare le attività all’interno della struttura del progetto o aggiungerle a diverse cartelle o portfolio all’interno del progetto. È possibile creare un modello di progetto per progetti ricorrenti simili, come i rapporti annuali o le newsletter. Clona semplicemente il progetto ogni volta che lavori su un progetto simile.

È possibile utilizzare le opzioni di visualizzazione standard o personalizzate per monitorare l’avanzamento di queste attività. I layout di visualizzazione standard in OneDesk sono i seguenti:

La visualizzazione struttura ad albero organizza i ticket o le attività in una gerarchia.

La visualizzazione semplice mostra i ticket e le attività senza la struttura gerarchica.

Il diagramma di Gantt mostra la tua pianificazione rispetto al tuo lavoro effettivo e ti consente di creare dipendenze tra le attività per portare i membri del tuo team a completare un’attività prima di iniziare quella successiva.

La scheda di stato organizza tutte le attività in base allo stato del ciclo di vita. È possibile trascinare e rilasciare l’attività per modificarne lo stato.

La vista Calendario mostra tutte le pianificazioni delle attività per tenerti informato quando un’attività è in scadenza.

La dashboard organizza tutti i ticket sotto forma di grafici e grafici a torta. Questi grafici possono essere scaricati in diversi formati. Puoi utilizzare i grafici per il tuo rapporto annuale, newsletter o qualsiasi rapporto per i tuoi stakeholder.

Su OneDesk, puoi creare tutte le visualizzazioni di cui hai bisogno per aiutarti a gestire i tuoi ticket e le tue attività. Le mie visualizzazioni ti consentono di personalizzare le visualizzazioni in base alle tue esigenze. Per creare le tue visualizzazioni personalizzate, devi selezionare un layout e aggiungere filtri, gruppi e colonne.

OneDesk consente di creare report delle schede attività, che sono file CSV che possono essere importati in Microsoft Excel. Questi rapporti sono record di dati delle proprietà della scheda attività presentati in un formato di dati tabulare. Nome elemento, priorità, tipo di fatturazione, nome del richiedente sono alcune informazioni necessarie che possono essere visualizzate nei rapporti della scheda attività. Tuttavia, altre informazioni critiche, come la percentuale di completamento, possono essere visualizzate per il reporting interno. L’applicazione OneDesk timesheet consente all’amministratore di approfondire la creazione dei report. Pertanto, i rapporti della scheda attività potrebbero mostrare dati interni come il nome dell’assegnatario, il team designato e altro ancora.

Puoi anche creare rapporti più approfonditi in OneDesk.

Forse ti starai chiedendo come tutte le parti possono rimanere aggiornate. Per impostazione predefinita, le notifiche e-mail vengono inviate ai follower dei biglietti per qualsiasi modifica di stato o messaggio inviato. Allo stesso modo, i tuoi stakeholder possono cercare aggiornamenti nel loro portale clienti e possono essere stabilite notifiche aggiuntive con automazioni del flusso di lavoro.

Inoltre, puoi trovare integrazioni con altri servizi qui.

OneDesk ti consente di completare tutto il tuo lavoro su un’unica piattaforma. Puoi facilmente integrarti con software di contabilità come QuickBooks e creare i tuoi report finanziari senza uscire dal tuo account OneDesk. Inoltre, puoi anche integrarti con altre applicazioni. OneDesk ha le sue integrazioni integrate che ti consentono di integrarti perfettamente con altri servizi. Puoi anche integrarti con le oltre 2000 applicazioni supportate da Zapier.

OneDesk ha tutte le capacità per snellire il tuo flusso di lavoro. Con OneDesk, puoi acquisire, automatizzare, gestire e tenere traccia dei tuoi ticket di supporto, consentendo a te e al tuo team di prendere le misure necessarie per risolvere immediatamente il problema. Con le funzionalità di gestione dei progetti di OneDesk, puoi assegnare il lavoro al team appropriato e tenere traccia dei progressi dei tuoi progetti in più layout di visualizzazione.

I membri del tuo team possono inviare le loro schede attività per tutto il loro lavoro, consentendoti di gestire meglio le tue ore. Inoltre, OneDesk aiuta anche a mantenere aggiornati i tuoi stakeholder. Attraverso le applicazioni dei clienti come moduli web e portali clienti, i tuoi membri, donatori, volontari e collaboratori possono contattarti con richieste specifiche, eliminando i problemi associati a lunghi thread di posta elettronica.

Come organizzazione non profit, hai diritto a uno sconto del 30% su qualsiasi piano di abbonamento di OneDesk. Iscriviti per la prova gratuita e, se hai domande, siamo qui per aiutarti a iniziare.