U weet hoe u projecten moet maken, items erin moet plaatsen en hun eigenschappen moet wijzigen terwijl u eraan werkt. Maar er is veel onder de motorkap dat u kunt aanpassen om ervoor te zorgen dat OneDesk werkt zoals u werkt.
Om deze wijzigingen door te voeren, opent u het beheerpaneel met behulp van het tandwielpictogram linksonder (maar alleen voor beheerders van uw organisatie).
- Personaliseer uw ITEM TYPES –
OneDesk wordt geleverd met een paar soorten items die al zijn ingeschakeld (zoals “tickets” of “taken”), maar als je andere typen nodig hebt, geen probleem! U kunt ook de naam, zichtbaarheid, statussen, het pictogram en meer van elk beheren. - Pas uw TOEPASSINGEN aan –
OneDesk categoriseert items in verschillende “applicaties”. Ze omvatten tickets, taken en functies. Als je er maar 1 of 2 nodig hebt, kun je de andere deactiveren. - Pas uw INTEGRATIES aan –
OneDesk kan verbinding maken met andere applicaties, zoals Salesforce, Microsoft, Jira, Zapier en nog veel meer. Eenmalige aanmelding (SSO) is ook beschikbaar. - AANGEPASTE VELDEN toevoegen –
U kunt aangepaste eigenschappen aan items of projecten toevoegen en deze als kolommen in het raster toevoegen. Veldtypen omvatten datum, keuze, tekst, aantal en kosten. - Formulieren aanpassen –
Wanneer uw gebruikers of klanten items maken, wilt u misschien vragen om bepaalde velden met informatie op te nemen. U kunt eigenschappen aan de formulieren (inclusief aangepaste velden) toevoegen (of verwijderen), de volgorde wijzigen waarin ze verschijnen en of ze vereist zijn. - Pas uw E-MAILS aan –
OneDesk verstuurt e-mailmeldingen om uw gebruikers en klanten op de hoogte te houden. U kunt de inhoud en het uiterlijk van deze e-mails wijzigen door een koptekst, handtekening en logo toe te voegen. OneDesk legt e-mailreacties vast voor discussiemeldingen, zodat u ook uw weergave-adressen voor antwoorden en geen antwoorden kunt instellen. - SERVICENIVEAU-OVEREENKOMSTEN –
Definieer SLA-beleid voor respons- / wacht- / oplossingstijden voor verschillende ticketprioriteiten. Wijs automatisch nieuwe tickets toe aan SLA’s en stel de toegewezen agent op de hoogte wanneer SLA’s dreigen te worden geschonden.
Pas uw klant-apps aan
Uw OneDesk Customer Apps zijn uw verbinding met uw klanten. De beschikbare klant-apps zijn onder meer Live Chat, Client Portal, Knowledgebase en Ticketformulieren. De klant-apps kunnen zo open of beperkt zijn als u nodig heeft. Gebruik de beheeropties om uw apps naar wens in te stellen. Vind deze opties onder Administratie> Klant-apps
- Klant-apps toevoegen en verwijderen. U kunt selecteren welke klant-apps op uw website verschijnen door simpelweg schakelaars in of uit te schakelen.
- Uiterlijk. U kunt het uiterlijk van uw klant-apps aanpassen, inclusief kleur, logo, begroetingsbericht, taal, filteropties en meer.
- Eigendommen. Op het klantenportaal en de kennisbank kunt u bepalen welke eigenschappen van de tickets zichtbaar zijn voor uw klanten.
- Artikelen publiceren. In OneDesk verschijnen items op de portal wanneer ze dat zijn gepubliceerd . Elk item heeft een “gepubliceerd” selectievakje in het detailvenster en tickets worden standaard automatisch naar hun makers gepubliceerd.
- Welke items zijn zichtbaar. U kunt regels instellen over welke items een klant of anonieme bezoeker of ingelogde klant kan zien. Beperk het tot bepaalde items, alleen hun eigen tickets of andere opties.
- Ticketformulieren U kunt meerdere verschillende formulieren aanpassen die uw klanten kunnen gebruiken om tickets, aanvragen en andere items in te dienen. U kunt zelfs aangepaste velden toevoegen en bepaalde velden naar wens markeren.
- Klantregistratie. Standaard stelt uw OneDesk-klantenportaal klanten in staat om zichzelf in te schrijven. Als u de toegang tot de portal wilt beperken tot “alleen op uitnodiging”, kunt u dat ook doen. U verstuurt de uitnodigingen vanuit de “klanten” -weergave.
- Inloggen vereist? Wilt u dat iemand die uw portaal bezoekt, gepubliceerde items kan zien? Als dit niet het geval is, kunt u hen verplichten om in te loggen voordat u toegang krijgt tot de items.
- Beperk items per aanvrager. Als een klant eenmaal is ingelogd, wil je misschien nog steeds niet dat hij alle items ziet. U kunt wat zij zien beperken tot alleen gepubliceerde items die zijn gemaakt: door henzelf, door klanten in dezelfde “klantorganisatie” (een groep klanten), door items in gespecificeerde projecten of helemaal niet beperkt.
- Wie kan items indienen? Wil je anonieme feedback op je portaal? Als dit niet het geval is, kunt u van klanten verlangen dat ze inloggen om items in te dienen.
- Zet uw klant-apps op uw website. Het toevoegen van het OneDesk klantenportaal aan uw website is eenvoudig. Plak gewoon een klein javascript-fragment vóór de afsluitende hoofdtekst ‘< /lichaam> “op de pagina’s die u wilt laten verschijnen. Het fragment en de instructies zijn te vinden onder Administratie> Klant-apps
Automatiseer uw workflow
OneDesk maakt uw leven gemakkelijker door veel kleine dingen die u mogelijk handmatig moet doen, te automatiseren. OneDesk heeft een krachtige maar gebruiksvriendelijke ingebouwde “automatiseringsengine” die items kan bijwerken, meldingen kan verzenden, gebruikers kan toewijzen en nog veel meer. Vind deze opties onder Administratie> Toepassingen> selecteer tickets of taakapplicatie en stel uw workflowautomatisering in
Als er iets gebeurt in OneDesk, wilt u misschien dat er actie wordt ondernomen. U wilt bijvoorbeeld:
- Wijs automatisch elk nieuw ticket toe dat door een klant is ingediend.
- Stuur een bedankmail om de klant te laten weten dat u het heeft ontvangen.
- Laat een klant weten dat je de gevraagde functie hebt vrijgegeven.
- Herinner een toegewezen persoon aan komende taken.
- Werk de status bij van een item waarvan 50% van het werk is voltooid.
- Sluit automatisch inactieve tickets na 30 dagen.
- Honderden meer mogelijkheden.
Hoe te gebruiken
We verzenden met een paar reeds gebouwde automatiseringen, maar u kunt ze met een paar klikken aanpassen of uw eigen maken.
- Onder Administratie> Tickets / taken> Workflow-automatisering , klik op ‘Workflowautomatisering maken’.
- Vul de zin in en vertel OneDesk welke de betrokken items zijn, naar welke verandering (trigger) moet worden geluisterd en welke acties moeten worden ondernomen. Klik op opslaan.
Maak er zoveel als je nodig hebt!