Met OneDesk kunt u workflowautomatiseringen instellen, een reeks regels die zorgen voor repetitieve en tijdrovende taken. Door workflowautomatisering in te stellen, kan uw bedrijf tijd en geld besparen en de algehele productiviteit verhogen.

Automatiseringsregels

Elke regel voor workflowautomatisering bestaat uit de volgende 3 delen:

Automation Rules

  1. Filters die de item(s) definiëren waarop de regel wordt toegepast
  2. Een trigger die ervoor zorgt dat de actie wordt uitgevoerd
  3. Een of meer acties die OneDesk zal ondernemen

 

Voorbeelden van workflowautomatisering

Hieronder vindt u enkele handige workflowautomatiseringen die u kunnen helpen optimaal gebruik te maken van de workflowautomatisering van OneDesk. Sommige worden direct binnen OneDesk geactiveerd, andere moeten worden geactiveerd en sommige zijn nuttige suggesties voor veelvoorkomende workflows.

 

Al geactiveerd

1. Automatisch antwoorden op nieuwe tickets

Stuur een automatisch botantwoord naar de persoon die het aanmaken van een activeert dat geen kennisbankartikel is.

Auto-reply to new tickets

 

2. Sluit inactieve tickets die in afwachting zijn van de klant

Ruim uw werkruimte op door tickets automatisch te sluiten die inactief zijn geworden door inactiviteit van klanten.

Close inactive tickets that are pending customer

 

3. Wijzig de status in behandeling wanneer de agent antwoordt

Verander automatisch de status van een ticket in ‘in afwachting van klant’ om tickets te identificeren die wachten op een antwoord van de klant.

Change pending status when agent replies

 

4. Wijzig de status in behandeling wanneer de klant antwoordt

Wijzig automatisch de status van een ticket in ‘agent in behandeling’ om tickets te identificeren die de aandacht van een agent nodig hebben om een tijdige reactie te garanderen.

Change pending status when customer replies

 

5. Als het percentage voltooid verandert van 0 in minder dan 100%, stelt u de status in op “in uitvoering”

If percentage complete changes from 0 to less than 100%, set state to

 

6. Publiceer nieuwe tickets op het klantenportaal

Publiceer automatisch nieuwe tickets die zijn gemaakt naar het klantenportaal om uw klanten op de hoogte te houden van de voortgang.

Publish new tickets on the Customer portal

 

7. Breng de aanvrager op de hoogte van een gesloten ticket

Laat de aanvrager van een ticket weten wanneer de levenscyclusstatus van het ticket is gewijzigd in ‘voltooid’.

Notify requester of closed ticket

 

8. Wanneer de status van het project is bijgewerkt, plaats dan een bericht

Stuur een automatisch bericht van de OneDesk-bot om de volgers van een project op de hoogte te stellen wanneer de status verandert. When status is updated on project, post a message

 

9. Herinner de toegewezen personen aan komende taken

Stuur een herinnering naar de toegewezen OneDesk-gebruiker(s) van taken die eraan komen, zodat ze zich beter kunnen voorbereiden.

Remind assignees of upcoming tasks

 

10. Wijzig de itemstatus in “voltooid” wanneer het percentage 100 . is

Stel de itemstatus in op “voltooid” wanneer het voltooiingspercentage van het item verandert in 100% om afgewerkte items bij te houden.

Change item state to

 

11. Stel de taakstatus in op “heropend” wanneer het percentage daalt van 100

Stel de itemstatus in op “heropend” wanneer het voltooiingspercentage wordt verlaagd van 100% om items te identificeren die meer werk nodig hebben.

Set task status to “reopened” when percentage goes down from 100

 

 

Niet geactiveerd

1. Wanneer een nieuw item is gemaakt, stuur een e-mail naar Admin

When new item is created, email Admin

2. Wijs automatisch nieuwe taken toe

Wijs automatisch nieuw gemaakte items toe aan een gebruiker of team in OneDesk.

Auto-assign new tasks

 

Handige voorbeelden van automatisering

1. Wijs automatisch nieuwe items toe aan een persoon

Wijs automatisch nieuw gemaakte items toe aan een individuele gebruiker in uw OneDesk-team.

Auto-assign new items to an individual

 

2. Informeer ondersteuning als een ticket na een bepaalde periode niet is gesloten

Zorg ervoor dat uw ondersteuningsteam automatisch op de hoogte wordt gesteld wanneer een ticket te lang duurt om op te lossen.

Notify support if a ticket hasn’t been closed after a specified time period

 

3. Organiseer items automatisch in projecten op basis van

Laat nieuw gemaakte items automatisch ordenen in verschillende projecten op basis van hun .

Voorbeeld: organiseer een item dat een bug is in het project ‘Bugs’.

Automatically organize items into projects based on item type

 

4. Wanneer een ticket per e-mail is aangemaakt, stuur dan een automatisch antwoord

Stuur een automatisch bericht terug naar de persoon die via e-mail contact met u opneemt om de gespreksstroom te starten.

When a ticket is created by email, send out an auto-reply

 

5. Wijs specifieke items automatisch toe aan het juiste team

Wijs een item automatisch toe op basis van het type aan het team dat het meest geschikt is om de zorg af te handelen.

Voorbeeld: wijs een probleemoplossingsticket toe aan het IT-team.

Auto-assign specific items to the appropriate team

 

6. Werk de volger van een item bij voor alle statuswijzigingen

Zorg ervoor dat wanneer iemand als volger is toegewezen, ze alle updates over de statuswijzigingen van het item ontvangen zodra ze zich voordoen.

Update the follower of an item for all status changes

 

7. Organiseer tickets in projecten op basis van e-maildomein

Wanneer een ticket is aangemaakt door een e-mail met een bepaald domein, voeg dan het ticket toe aan het project met de bijbehorende domeinnaam.

Organize tickets into projects based on email domain

 

8. Wijzig tickettype op basis van urgente status in naam

Breng uw klanten op de hoogte dat ze “dringend” kunnen toevoegen aan de titel van hun e-mails/webformulierinzendingen en deze tickettypes automatisch kunnen wijzigen in een “dringend” ticket.

Change ticket type based on urgent status in name

 

9. Wijs items met hoge prioriteit toe aan een manager

Als een ticket wordt verhoogd tot 5-sterrenprioriteit, verandert de toegewezen persoon onmiddellijk in de manager zodat het kan worden afgehandeld door de meest capabele persoon.

Assign high-priority items to a manager

 

10. Als het item per e-mail is gemaakt, stuur dan een e-mail en wijs het toe aan een persoon

Wanneer een item is gemaakt op basis van een e-mail, stuur dan een bericht terug en wijs het automatisch toe aan een OneDesk-gebruiker.

If item is created by email, send email and assign to an individual

 

11. Wanneer de status verandert, wijs dan opnieuw toe aan een ander team

Pas uw statussen aan om de teams te vertegenwoordigen die de verschillende fasen van een item afhandelen en wijs ze automatisch toe aan het juiste team als de status verandert.

Voorbeeld: wanneer het schrijfteam het schrijven van een taak voltooit, updaten ze de status naar Bewerken en wordt het item automatisch opnieuw toegewezen aan het redactieteam.

When status changes, reassign to another team

 

12. Wijs automatisch nieuwe tickets toe aan een persoon door Round-Robin

Wijs inkomende tickets automatisch door middel van rotatie toe aan elk lid van een groep naar keuze.

Auto-assign new tickets to an individual by Round-Robin

 

13. Archiveer een project nadat het is voltooid

Archive a project after it's been completed

 

14. Breng volgers van een project op de hoogte wanneer de vervaldatum verandert

Notify followers of a project when its due date changes

 

15. Archiveer gesloten/voltooide tickets

archive tickets

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>