De principes van Agile projectmanagement hebben wortel geschoten op het gebied van softwareontwikkeling en engineering. Er zijn veel verschillende methodologieën (zoals Scrum of Kanban) om deze processen te implementeren, maar agile hoeft niet ingewikkeld te zijn en kan op elk gebied worden toegepast (maar zou dat misschien niet moeten zijn).
Dit artikel is bedoeld om u een paar stappen verder te brengen dan het simpele principes van Agile, met bruikbare informatie, terwijl het dogma van een bepaalde methodologie wordt vermeden.
Als je wilt weten hoe Agile projectmanagement verschilt van traditioneel projectmanagement, dan is dit artikel iets voor jou. Aangezien we een softwarebedrijf zijn dat een projectmanagementtoepassing verkoopt, zal ik het artikel afsluiten met hoe OneDesk u kan helpen de dingen te bereiken die we bespreken.
Het spectrum van projectplanning
Projecten zijn in wezen einddoelen die zijn onderverdeeld in de stappen die nodig zijn om die doelen te bereiken. Projectmanagement is het creëren van die stappen, het organiseren, uitvoeren en volgen van hun voortgang. Grotere projecten vereisen grotere teams – en daarom is plannen, schatten, toewijzen, volgen en coördineren vaak een fulltime baan.
Zoals je je kunt voorstellen, zijn niet alle projecten gelijk gemaakt. Een eenvoudig recept is misschien voldoende bij het maken van het avondeten, maar dat werkt niet voor het ontwerpen van een brug. De benodigde projectmanagementmethoden variëren radicaal in dit spectrum, en dat geldt ook voor de tools.
Voor de meesten van ons vallen de projecten die we op het werk doen ergens in het midden van het spectrum:
- We werken in een team en verschillende mensen zullen verschillende delen van het project doen
- We moeten aandacht besteden aan de volgorde van onze taken
- We moeten een redelijke schatting hebben van hoe lang het zal duren en wanneer het klaar zal zijn
- Voor sommigen van ons moeten de kosten worden verantwoord
- We moeten kunnen zien of we op de goede weg zijn en hoe ver we in het project zijn.Als dit klinkt als het soort projecten waaraan u werkt, met misschien een of twee extra zorgen, dan kan uw werk mogelijk profiteren vanuit een agile benadering of MAG NIET. Zelfs binnen deze middelgrote projecten zijn er gradaties van hoeveel een project moet worden gepland en beheerd. Aan de lichtere kant kan een takenlijst op een wit bord werken. Aan de zwaardere kant kunnen tijdlijnen, Gantt-charts en resourcekalenders nodig zijn. De kunst is om het punt in het spectrum te vinden waar het beheren van uw project niet meer kost dan het oplevert. Het kan moeilijk te vinden zijn.
Traditioneel projectmanagement
Er is geen vaste definitie van traditioneel projectmanagement, maar voor de doeleinden van dit artikel zullen we enkele praktijken beschrijven die vaak worden gevolgd.
Met meer traditioneel projectmanagement worden projecten grondig gepland voordat ze worden gelanceerd. Dit betekent dat:
- Er worden zoveel mogelijk taken geïdentificeerd.
- Voor deze taken worden schattingen gemaakt in termen van werk/duur.
- Ook worden de kosten geschat.
- Opdrachten worden gemaakt tussen taken en middelen.
- Er wordt een datum geschat waarop het project zal worden voltooid. Zoals u kunt zien, is deze aanpak planningsintensief en vereist veel werk vooraf voordat het project zelfs maar begint. Hoewel deze aanpak voor sommige projecten nodig kan zijn, kan het u voor veel andere projecten met onnodige overhead belasten. Agile projectmanagement verwerpt deze planningsintensieve aanpak en vervangt deze vaak door alternatieve technieken en hulpmiddelen. Drie van deze technieken zijn agile punten, iteraties/timeboxing en statusborden.
Agile punten
Agile-punten (verhaalpunten) zijn schattingen van inspanningen. Terwijl traditioneel projectmanagement de taakinspanning meestal schat in manuren, scoor je bij agile een taak gewoon op een puntenschaal (bijvoorbeeld: 1 tot 5) en laat je het daarbij. Aangezien dit type schatting heel weinig tijd kost om te maken, ruilt u planning met lagere overheadkosten in voor minder nauwkeurigheid in de schatting.
Aan een project of iteratie wordt een totaal aantal punten (of puntencapaciteit) toegekend. We vullen het project gewoon met taken, totdat de puntencapaciteit is bereikt. Omdat sommige taken worden overschat en andere worden onderschat, hopen we dat het ongeveer goed zal uitvallen. De ervaring zal ons leren hoeveel punten ons team kan bereiken in een bepaalde tijdsperiode.
Timeboxen bij iteraties
Iteraties zijn kleine projecten of de onderverdelingen van projecten. Time-boxing is het concept om uw iteraties altijd dezelfde duur te houden. U kunt uw project van 2 maanden bijvoorbeeld opsplitsen in vier iteraties van 2 weken. U kunt tussen iteraties vrijgeven of niet. Taken die niet in een iteratie zijn voltooid, worden doorgeschoven naar de volgende. Na verloop van tijd wordt u beter in het inschatten van wat er in een iteratie kan worden bereikt.
Timeboxing is vaak een van de moeilijkste technieken om toe te passen, omdat veel projecten niet zomaar willekeurig in vaste perioden kunnen worden opgedeeld. Ook betekent het doorschuiven van taken naar de volgende iteratie dat u niet weet hoeveel iteraties u zult hebben.
Statusborden
Statusborden, hoewel niet vereist door agile, worden vaak gebruikt in agile projecten. In navolging van de filosofie om de overhead van projectbeheer te verminderen, kunnen statusborden iemand gewoon zijn taak van de ene kolom naar de andere slepen en neerzetten om de status van zijn taak bij te werken. Deze borden zorgen ook voor een gemakkelijke visualisatie van waar de taken liggen in termen van status voor de hele iteratie.
Andere technieken
Hier zijn een paar andere agile technieken en tools die u kunt gebruiken in uw projecten.
Dagelijkse stand-upvergaderingen : Tijdens deze dagelijkse vergaderingen zegt elk teamlid waar ze gisteren aan hebben gewerkt, wat ze vandaag willen bereiken en of ze blokkades hebben. Ze worden rechtop gehouden om ze kort te houden.
Burn-down en snelheidsgrafieken : Burn-down grafieken tonen de vermindering van openstaande taken in het project in de loop van de tijd. Snelheidsgrafieken vergelijken time-boxed iteraties met elkaar om te zien of wat het team kan bereiken in de loop van de tijd verbetert.
Zelftoewijzing : Dit is de gewoonte om de taken niet toe te wijzen, maar teamleden de volgende taak voor zichzelf te laten pakken als ze klaar zijn met de laatste.Hoe OneDesk u helpt Agile te doen
OneDesk verschilt van de meeste projectbeheersystemen doordat het u in staat stelt een project uit te voeren met behulp van agile methoden, traditionele methoden of een combinatie van beide. Hier is hoe.
Maak projecten die oprollen naar portfolio’s of mappen die oprollen naar projecten.
Schakel eenvoudig tussen kaartweergaven of hiërarchische lijst.
Gebruik Agile-punten of manuren om taken in te schatten
Burn-down grafieken en snelheidsgrafieken zijn ingebakken (en ook tal van andere grafieken).
Bekijk een video over waar u de agile-functies in OneDesk . kunt vinden
OneDesk is speciaal afgestemd op die middelgrote projecten die de ene keer wat planning nodig hebben en de andere keer veel minder. OneDesk heeft de flexibiliteit om uw team in staat te stellen uw projecten te plannen op het niveau dat u nodig heeft om te voldoen aan de workflow van uw organisatie, zonder uw team te overbelasten met te veel overhead. Met OneDesk krijgt u alle voordelen van Agile projectmanagement terwijl u toch toegang heeft tot geavanceerde tools die u soms nodig heeft. Sterker nog, je kunt schakelen tussen modi om zorgvuldige planning te combineren met snelle, moeiteloze uitvoering.
Laat het ons weten als u vragen heeft.