Als u op zoek bent geweest naar een helpdeskoplossing waarmee u inkomende support-e-mails kunt volgen, bent u waarschijnlijk al verschillende opties tegengekomen. Dit bericht bespreekt de soorten oplossingen die op de markt beschikbaar zijn, zonder diep in te gaan op individuele functies. Hopelijk biedt dit een beslissingskader dat u zal helpen te bepalen welk type oplossingen u nodig heeft, zodat u daarna verder kunt gaan en alleen die oplossingen kunt evalueren die in de categorie vallen die u nodig hebt.
De basis van e-mailtracking
Alle helpdesksoftwaretoepassingen hebben een vergelijkbare set functies als het gaat om het volgen van e-mails. De basisfuncties hier zijn opgenomen in vrijwel alle helpdesksoftwaretools en zijn daarom niet echt een beslissend criterium.
- Alle inkomende e-mails vastleggen en er automatisch tickets van maken
- Zorg voor een gemeenschappelijke interface voor uw team om de tickets toe te wijzen, aan te werken en op te lossen
- Stuur antwoorden op het ticket rechtstreeks vanuit de helpdesk en leg eventuele e-mailreacties correct vast en rijg ze door.
- Haal het ticket door een workflow
De prijs
Als je de beschikbare oplossingen hebt onderzocht, heb je waarschijnlijk ontdekt dat de prijzen overal op de kaart staan en op een gecompliceerde manier gestructureerd zijn. Je hebt misschien ontdekt dat:
- Je zou ergens tussen $ 5 en $ 500 dollar per agent per maand kunnen betalen
- Elke oplossing wordt in een aantal pakketten gesneden en in blokjes gesneden, dus u weet niet zeker wat u nodig heeft of krijgt voor een bepaalde prijs.
- Sommige leveranciers publiceren hun prijzen niet eens (vertaling: erg duur met veel verkopers erbij).
- U blijft met een knagende twijfel achter dat er een heleboel verborgen add-on servicekosten en upgrades zullen zijn waar u pas later achter zult komen.
Aangezien dit bericht op onze blog staat, kun je waarschijnlijk raden dat OneDesk hierin verschilt.
- Onze prijzen zijn: openbaar en geplaatst zodat iedereen het kan zien . Ik denk dat u het ermee eens zult zijn dat ze redelijk zijn.
- Al onze pakketten bevatten AL onze functies, geen nikkel-en-dimmen. U betaalt alleen meer als u meer agenten heeft. Klanten zijn altijd onbeperkt.
- Hoewel we wel wat bieden optionele diensten , dit zijn dingen die je zelf zou kunnen doen. Deze diensten worden beschikbaar gesteld om u te helpen als u geen tijd heeft om ze zelf uit te voeren. En zoals gewoonlijk zijn al onze serviceprijzen openbaar en gepubliceerd.
de aanpassing
Uw bedrijf is uniek, uw workflows zijn uniek en misschien past één maat niet bij u. In de wereld van software kost maatwerk echter geld. Als je een speciale functie nodig hebt, moet je ervoor betalen (vandaar de hoge en verborgen prijzen van sommige leveranciers). Aan de andere kant van het spectrum zul je merken dat sommige tools zo rigide zijn dat zelfs de ticketstatussen niet kunnen worden gewijzigd (dit zijn vaak de goedkopere oplossingen).
Als u geen onbeperkt budget heeft voor uw helpdeskoplossing, is uw uitdaging om de reeds bestaande software te vinden met de functies die u nodig hebt al ingebouwd. Hiervoor moet je een helder beeld hebben van wat je nodig hebt versus wat je wilt.
De OneDesk-aanpak is om software aan te bieden die aanpasbaar is door opties te selecteren in het beheerpaneel van uw account. Hoewel het niet oneindig flexibel is, biedt het een goede selectie van opties waarvan we hopen dat ze de workflows voor een groot aantal bedrijven aankunnen. Het leuke is dat het eenvoudig is in te stellen in uw account zonder dure services. Ons ondersteuningsteam is altijd beschikbaar om uw vragen gratis te beantwoorden.
Hier zijn enkele dingen die u kunt configureren in OneDesk:
- Configureer de statussen die uw tickets doorlopen
- Configureer meerdere soorten tickets – elk met hun eigen pictogrammen en workflows.
- Voeg aangepaste eigenschappen toe aan je tickets.
- Configureer het paneel met ticketdetails om alleen de eigenschappen weer te geven die u belangrijk vindt.
- Creëer, bewaar en deel aangepaste weergaven met filters, groeperingen, lay-outs en zichtbaarheid van kolommen.
- Pas het ticketformulier aan (zowel intern als voor je website).
- Pas e-maillay-out, kleuren, inhoud, triggering-logica, enz.
Uw keuze maken
Bij het onderzoeken van helpdeskoplossingen is dit het denkproces dat u moet doorlopen:
1) Vraag uzelf af of uw workflow en processen zo uniek zijn dat het onwaarschijnlijk is dat u een leverancier zult vinden met wat u direct uit de doos nodig heeft. Als je denkt dat je inderdaad unieke eisen hebt. Dan kijk je naar de duurdere verkopers (met de verborgen prijzen).
2) Als u geen torenhoog budget heeft, moet u al die leveranciers met verborgen prijzen of sterretjes naast hun prijsopties elimineren. U kunt ook alle leveranciers elimineren die buiten uw budget zijn geprijsd.
3) Vervolgens moet je een lijst maken van de belangrijkste functies die je nodig hebt zonder in de details te treden. Dit omvat zaken als tijdregistratie, livechat, een mobiele app, taakbeheer, klantenportaal, kennisbank, enz. Deze lijst op hoog niveau biedt een snelle manier om leveranciers te elimineren zonder al te lang onderzoek naar hen te doen, omdat het duidelijk zichtbaar is op hun websites.
4) Op dit punt zou u een korte lijst met leveranciers moeten hebben waarvan u een meer diepgaande evaluatie moet doen. Meld u aan voor hun gratis proefversies (als ze dit niet bieden, kunt u ze van uw lijst verwijderen) en begin ze te testen om te zien of ze de flexibiliteit hebben die u nodig heeft.
5) Een gemakkelijke manier om snel de flexibiliteit van een bepaalde oplossing te evalueren, is door de “Beheer”-opties in de app te bekijken. Hier zou u gemakkelijk moeten kunnen zien wat u kunt configureren. Deze omvatten de tickettypen, workflows, automatiseringen, klantgerichte apps en meer.
We denken dat OneDesk het goed zal doen in zo’n evaluatie en zouden graag zien dat u zich aanmeldt en het uitprobeert. Als je vragen hebt, neem dan contact met ons op en we zullen je de antwoorden geven die je nodig hebt.