Geautomatiseerd klantenservicesysteem

Geautomatiseerd klantenservicesysteem

Voor de meeste bedrijven kan de klantenservice gedeeltelijk of zelfs grotendeels geautomatiseerd zijn. Als dit correct wordt gedaan, kan dit zowel uw kosten voor klantenondersteuning verlagen als de klanttevredenheid verhogen. In een geautomatiseerd klantenservicesysteem bestaan deze processen doorgaans uit het gebruik van technologieën en software waarmee het volgende wordt bereikt:

 

Laat klanten zichzelf helpen

eliminate-repititive-support-work Automatiseer de uitvoering van repetitief werk

Regel frequente ondersteuningsvragen met minimale menselijke tussenkomst

resolve customer requests Laat uw agenten zich concentreren op echte klantenondersteuning

Automatisering van de helpdesk

Helpdeskautomatisering verwijst naar het stroomlijnen van uw klantondersteuningsworkflow binnen uw helpdesksoftware zelf. Deze toename in efficiëntie stelt teamleden in staat zich te concentreren op belangrijkere taken. Via servicedesk automatisering kan een organisatie haar productiviteit verhogen, waardoor projecttijd en kosten worden bespaard.

Met de automatiseringsfuncties van de klantenservice van OneDesk kunt u uw ticketwachtrijen en workflows instellen op de manier waarop uw bedrijf werkt. OneDesk legt bijvoorbeeld automatisch nieuwe tickets en klantrecords vast en routeert de antwoorden vervolgens transparant zodat klanten ze ontvangen op hun voorkeurskanaal. De agent werkt altijd in één gecentraliseerde interface, waardoor de productiviteit toeneemt doordat niet van app hoeft te worden gewisseld om op tickets te reageren, live te chatten en samen te werken met andere agenten.

Een geautomatiseerde workflow kan de efficiëntie van uw ondersteuningsteam verbeteren door het volgende te automatiseren:

automated ticket triage in automated customer service system

Geautomatiseerde triage van tickets

Geautomatiseerde ticket-triage of geautomatiseerde ticket-grooming kan een fulltime baan zijn voor ten minste één teamlid. Wanneer nieuwe tickets in het systeem aankomen, moeten ze worden geëvalueerd om te bepalen of de informatie die ze hebben voldoende, geldig en duidelijk is. Als een ticket aan al deze criteria voldoet, moet het naar de juiste afdeling, team, wachtrij of persoon worden gerouteerd.

OneDesk automatiseert de triage van tickets op twee fundamentele manieren: ten eerste door u toe te staan validatiecontroles uit te voeren op uw ticket vormen (als u besluit ze te gebruiken), en ten tweede door de routering van de inkomende tickets te automatiseren. Tickets kunnen automatisch worden toegewezen, beantwoord, verplaatst naar projecten, geprioriteerd, toegewezen aan een SLA en meer. U kunt uw eigen triage-regels maken op basis van trefwoorden, formulieren, klanten of andere criteria.

automated agent time tracking in automated customer service system

Automatische tijdregistratie van agenten

Tijdregistratie voor uw ondersteuningsteam bespaart u veel verloren productieve uren. Een support ticketsysteem met tijdregistratie stelt uw ondersteuningsteam in staat om met een paar klikken eenvoudig de tijd vast te leggen die ze aan verschillende klanten besteden. Dit kan twee belangrijke voordelen hebben:

  • Als u een organisatie bent die uw ondersteuningstijd in rekening brengt, biedt dit u een controleerbaar en factureerbaar record om ervoor te zorgen dat u wordt betaald voor de tijd die u besteedt.
  • Als u een organisatie bent waar het bieden van klantenondersteuning een kostenpost is, vermindert dit de tijd die wordt verspild aan de laagwaardige activiteit van het documenteren van bestede tijd. Een agent kan simpelweg op “klaar” klikken en doorgaan naar het volgende ticket in de wachtrij.

email workflow automation

Automatisering van e-mailworkflows

Er wordt zoveel klantenservice per e-mail gedaan dat dit voor de meeste bedrijven het primaire communicatiekanaal is dat ze met hun klanten hebben. Het opstellen van e-mails kan arbeidsintensief en repetitief werk zijn dat het meest geschikt is voor helpdesksoftware. Dit staat bekend als ‘ Automatisering van e-mailworkflows ‘.

OneDesk biedt een gecentraliseerde omgeving voor uw agenten om te reageren op e-mails en tickets van klanten. Het enige dat ze hoeven te doen, is de vraag beantwoorden – het is niet nodig om de tijd te nemen om een onderwerpregel te selecteren, een e-mailadres in te voeren of een handtekening toe te voegen. Voor herhaalvragen kunnen agenten macro’s gebruiken om de inhoud van het antwoord samen te stellen, op basis van een opgeslagen sjabloon, en deze indien nodig wijzigen voordat ze deze verzenden.

Omdat de geautomatiseerde e-mailboxen van de klantenservice gecentraliseerd zijn, bevinden alle agenten zich altijd op dezelfde pagina en zien ze het volledige klantgesprek voordat ze antwoorden.

automatically respond to tickets in automated customer service system

Reageer automatisch op tickets

Voor de eerste reacties hoeft een agent niet eens betrokken te zijn. OneDesk kan automatisch reageren op tickets met e-mailsjablonen die je hebt opgezet. Verschillende tickets kunnen verschillende reacties krijgen op basis van tickettype, klant, prioriteit of andere criteria die u mogelijk wilt gebruiken.

OneDesk kan ook geautomatiseerde ticketresolutie uitvoeren door de ticketstatus bij te werken als de klant niet reageert na een gespecificeerde vertraging, of door gesloten tickets opnieuw te openen als er een nieuw antwoord wordt ontvangen. Andere workflow-statusupdates kunnen ook worden geautomatiseerd op basis van de regels die u instelt.

Probeer OneDesk gratis uit

De OneDesk-helpdesk is geautomatiseerde klantenservicesoftware met veel geavanceerde functies om uw klantenserviceteam te helpen bij het verhogen van de efficiëntie. Het is gemakkelijk in te stellen en te configureren en als u hulp nodig heeft, staat ons klantensuccesteam klaar om u op weg te helpen. Probeer het vandaag nog uit en aarzel niet om een demo aan te vragen.

ONEDESK - GRATIS PROEFPROEF VAN 14 DAGEN

Meld u aan en probeer OneDesk zelf uit. Geen kredietkaart nodig.

Sending

OR sign up with Microsoft / Google / Linkedin