Oplossing voor e-mailbeheer voor klanten

Oplossing voor e-mailbeheer voor klanten

Het e-mailbeheersysteem voor klanten van OneDesk heeft alle functies die u nodig hebt. Het geeft u volledige controle over wat uw e-mailticketsysteem doet. Dit zijn de belangrijkste e-mailfuncties in de helpdesktoepassing van OneDesk:

Customer Ticketing System

Klantkaartsysteem

OneDesk heeft een krachtig klantticketbeheersysteem, waarmee u de e-mail- en ticketworkflow volledig kunt beheren. Elk ticket heeft een standaardset van workflow-statussen , maar u kunt ze aanpassen aan de processen van uw bedrijf.

  • Standaard start een nieuw ticket in de status “Open” en wordt niet toegewezen aan een agent. Het ticket verschijnt daarom in de weergave “niet-toegewezen tickets”. Er wordt automatisch een antwoord naar de klant gestuurd. Op dit punt kan iemand het ticket handmatig toewijzen aan een agent in uw ondersteuningsteam.
  • Zodra de toegewezen agent openbaar op het ticket reageert, wordt het antwoord per e-mail naar de aanvrager gestuurd, wordt de status gewijzigd in “in afwachting van klant” en verschijnt het ticket in de weergave “in afwachting van klant”.
  • Zodra de klant op het ticket heeft gereageerd, wordt de toegewezen persoon op de hoogte gebracht van het antwoord, wordt de status gewijzigd in “in afwachting van agent” en wordt het ticket weergegeven in de weergave “in afwachting van agent”.

U kunt deze workflow automatiseren en aanpassen zodat deze past bij de manier waarop uw bedrijf met uw klanten communiceert.

Convert emails to tickets

E-mail naar Ticket

OneDesk maakt tickets op basis van e-mails van klanten. Dit is een van de belangrijkste kenmerken van e-mailsystemen van klanten en het werkt als volgt:

  • U laat OneDesk weten welk e-mailadres u gebruikt om ondersteuningsvragen te ontvangen.
  • U stelt automatisch doorsturen in om nieuwe e-mails door te sturen naar een van uw speciale OneDesk-e-mailadressen.
  • OneDesk maakt een ticket uit de e-mail, waarbij het onderwerp, de inhoud, bijlagen en aanvragers op het ticket worden vermeld
  • Alle toekomstige antwoorden op het ticket of daaropvolgende antwoord-e-mails worden als berichten op het ticket toegevoegd.
  • Indien nodig wordt een nieuw klantrecord toegevoegd aan de klantenlijst binnen OneDesk.

We hebben eenvoudig te volgen handleidingen voor het instellen van omleidingen voor Gmail, Outlook en andere e-mailsystemen.

helpdesk email templates

Helpdesk-e-mailsjablonen

Wanneer u uw klanten e-mails stuurt, wilt u volledige controle over wat ze zien. Met de helpdesk-e-mailsjablonen van OneDesk kunt u de inhoud wijzigen van de e-mails die u naar uw klanten verzendt. Niet alleen dat, maar u kunt de sjablonen van vrijwel elke e-mail die we namens u verzenden, wijzigen.

Als beheerder van uw OneDesk-account hebt u toegang tot een e-mailberichtencentrum waar u de verschillende e-mails kunt in- of uitschakelen of de inhoud kunt wijzigen. U kunt zelfs nieuwe e-mailsjablonen maken en de omstandigheden definiëren waaronder ze worden verzonden.

Help Desk email signatures

E-mailhandtekening van de helpdesk

Wanneer u e-mails naar klanten verstuurt, wilt u dat de e-mailhandtekening van de helpdesk eruitziet alsof deze van u afkomstig is. In OneDesk kunt u een aangepaste handtekening toevoegen aan het einde van elke e-mail. deze handtekening bevat normaal gesproken contactgegevens voor uw bedrijf, maar u kunt alles opnemen wat u maar wilt, inclusief afbeeldingen en logo’s. U kunt zelfs de branding uitschakelen.

Als je wilt pas de stijl van de e-mails aan , kunt u dat ook wijzigen. U kunt de kleuren wijzigen, een logo toevoegen en meer. Ten slotte kunt u ook een aangepaste koptekst aan uw e-mails toevoegen.

Wanneer OneDesk namens u een e-mail verzendt, wordt deze ingepakt in de koptekst en voettekst die u definieert en opgemaakt met de kleuren die u kiest.

Customer Email Management Solution

Helpdesk e-mailreactie

De antwoord-e-mail van uw helpdesk bestaat meestal uit twee soorten antwoorden: automatische antwoorden en antwoorden van uw ondersteuningsmedewerkers.

Geautomatiseerde reacties kunnen worden ingesteld met een of meer sjablonen, die reageren op klanttickets onder door jou gespecificeerde omstandigheden. Dit zijn volledig aanpasbare antwoorden en u kunt er zoveel hebben als u nodig heeft. Elk kan onder verschillende omstandigheden worden geactiveerd, dus u kunt een andere reactie hebben voor een nieuw projectverzoek dan voor een IT-ticket.

Antwoorden van agenten bevatten het bericht dat de agent heeft ingevoerd en zijn verpakt in uw sjabloon (zie hierboven). De andere inhoud van de e-mail, zoals het ticket waaraan het is gekoppeld, de onderwerpregel en meer, kan ook door u worden geconfigureerd.

helpdesk automation tools

Helpdesk-automatiseringstools

De automatiseringstools van de helpdesk van OneDesk zijn zeer flexibel. OneDesk is uitgerust met onze krachtige Workflow Automation Engine.

Deze automatiseringstool kan alle aspecten van uw helpdesk automatiseren, inclusief automatische antwoorden , automatische toewijzingen, verzorging en triage van ticketwachtrijen, statuswijzigingen, statusupdates, herinneringen, meldingen, serviceniveauovereenkomsten en nog veel meer. Met een grote lijst met triggers, acties en filters kun je je tickets op bijna elke gewenste manier routeren. Deze functionaliteit op bedrijfsniveau is bij alle abonnementen inbegrepen en is een van onze meest populaire functies.

Customer Email Management Solution

E-mail bijhouden van klanten

Wanneer OneDesk namens u een e-mail verstuurt, stopt het daar niet. Mogelijk moet u de e-mails van uw klanten volgen nadat ze zijn verzonden of ontvangen. OneDesk biedt e-mailtracering van klanten bij elk plan.

Om bij te houden welke e-mails u heeft verzonden en om te controleren of ze correct zijn afgeleverd, hoeft u niet alleen te verzenden en te hopen. Als beheerder kunt u gewoon het controlepaneel voor uitgaande e-mail openen om een lijst te zien van alle e-mails die we namens u verzenden. Voor elke e-mail kunt u de bezorgstatus zien en, in die zeldzame gevallen waarin de bezorging is mislukt, zullen we u vertellen waarom. Misschien was het e-mailadres onjuist of is de e-mail teruggestuurd van de doelserver. Het hoeft geen mysterie te zijn wat er is gebeurd.

U kunt inkomende e-mails ook volgen in het controlepaneel voor inkomende e-mail. Hier ziet u alle e-mails die OneDesk voor u heeft ontvangen en wat we ermee hebben gedaan. We zullen je vertellen of we een nieuw ticket hebben gemaakt of dat we een opmerking hebben toegevoegd aan een bestaand ticket. Als een klant beweert een e-mail te hebben gestuurd, kunt u eenvoudig controleren of dit echt het geval is en zo ja, wat ermee is gebeurd.

Customer Email Management Solution

Het opzetten van uw e-mailservicedesk is eenvoudig

Het opzetten van uw servicedesk hoeft geen hele klus te zijn. OneDesk wordt geleverd met een wizard die u door alle stappen leidt. In feite kunt u binnen enkele minuten na het aanmelden al beginnen met het vastleggen van nieuwe tickets, het vastleggen van nieuwe klantrecords en live chatten met uw klanten. Als u tegen problemen aanloopt, staat ons team altijd klaar om u te helpen met het beheer van uw klanten-e-mail.

ONEDESK - GRATIS PROEFPROEF VAN 14 DAGEN

Meld u aan en probeer OneDesk zelf uit. Geen kredietkaart nodig.

Sending

OR sign up with Microsoft / Google / Linkedin