Samenwerken is een noodzaak in specifieke sectoren. Softwareontwikkelingsbedrijven en leveranciers van op technologie gebaseerde oplossingen zijn geen uitzonderingen. Het gemiddelde softwareontwikkelingsbedrijf bundelt de vaardigheden, ervaring en expertise van meerdere ontwikkelaars, projectmanagers en systeemontwerpers om hun ontwikkelteams te vormen. Het beheren van de onderlinge samenwerking van dergelijke teams vereist een mix van goed gedefinieerde workflows, gespecialiseerde managementvaardigheden en de juiste set tools voor de taak. Een Cash Automation Technology-bedrijf benaderde het OneDesk-team op zoek naar een platformonafhankelijke project- en resourcebeheertool met een ticketingsysteem en gedeelde opslagcapaciteit voor hun team.

Ons klantbedrijf is gespecialiseerd in Cash Automation Services voor andere bedrijven binnen haar doelmarkt. Ze bouwen systemen voor het recyclen van geld om geld te beheren voor banken en hotels van elke omvang. Het bedrijf bestaat uit een team van deskundige software-ingenieurs, programmeurs en projectmanagers die samenwerken om problemen binnen deze doelinstellingen te identificeren en op te lossen met behulp van geavanceerde softwaretechnologie. Conventioneel implementeert het bedrijf van onze klant lokale servers in de projectontwikkeling tijdens de ontwikkelings- en testfasen. Ze gebruiken ook andere reguliere beheertools voor communicatie, ondersteuning en resourcebeheer. De complexiteit van het gebruik en onderhoud van meerdere tools voor gerelateerde taken binnen een team is echter inefficiënt gebleken en de ontwikkelplatforms zijn vrij rigide in vergelijking met de behoeften en verwachtingen van het bedrijf. Dit leidde tot de behoefte aan een compleet systeem dat alle benodigde functionaliteiten heeft die het bedrijf nodig heeft en goed integreert met bestaande systemen die momenteel in gebruik zijn binnen de organisatie.

Projectmanagement op deze schaal, en de aard van het werk van de klant, is in grote mate afhankelijk van soepel teamwerk en het vermogen om middelen te optimaliseren en deadlines te halen. De juiste tool voor projectmanagement is een essentiële bepalende factor voor het succes van het bedrijf op de lange termijn. OneDesk is uitgerust met een reeks tools die zijn ontworpen om een soepele workflow te bieden, zoals beschreven in het geval van ons klantbedrijf. Een geïntegreerd ticketingsysteem stelt bevoorrechte gebruikers in staat om aanpasbare tickets voor projecten en taken te maken en in te dienen. Voor vrijwel elk probleem dat onmiddellijke aandacht en oplossing vereist, kan een ticket worden gemaakt. De teamleider kan discussies creëren als reactie op ingediende tickets en zelfs taken toewijzen op basis van het ticket als verdere actie vereist is. OneDesk vereenvoudigt de verantwoordelijkheden van projectmanagers binnen de organisatie verder door het ingebouwde workflowautomatiseringssysteem. Het systeem stelt de manager in staat om geautomatiseerde en aanpasbare reacties te creëren op specifieke acties die gebruikers op tickets uitvoeren. Managers kunnen ook de toegang tot discussies modereren met behulp van de modifiers voor privé of openbare toegang om ervoor te zorgen dat alleen de aangewezen teamleden toegang hebben tot de discussie.

OneDesk heeft projectlevenscycli ingebouwd in tickets en taken om gebruikers te helpen de status bij te houden waarin elk werkitem of project zich momenteel bevindt. De huidige status van het project in de levenscyclus kan onderweg worden gewijzigd als de projectstatus verandert. De levenscyclus van projecten binnen OneDesk is volledig configureerbaar en er kunnen meer fasen worden gemaakt, terwijl bestaande fasen indien nodig volledig kunnen worden gewijzigd of verwijderd. Het platform biedt ook een effectief tijdregistratiesysteem dat kan worden gebruikt door urenstaten te importeren of door de ingebouwde timer te gebruiken die de projectplanning en het volgen van activiteiten vereenvoudigt. Het tijdregistratie- en planningssysteem automatiseert ook de projectlevenscyclus. Het werkt automatisch de huidige projectstatus in de levenscyclus bij zoals gespecificeerd in het projectplan/plan.

De mobiele OneDesk-app verbetert en stabiliseert de organisatorische workflow. Het stelt de gebruikers in staat om de projecttimer op afstand te beheren met behulp van hun mobiele apparaten terwijl ze off-site zijn. De mobiele OneDesk-app die beschikbaar is op zowel Android- als iOS-platforms wordt automatisch gesynchroniseerd met de projecttimer op de hoofdapp. De manager kan ingediende urenstaten analyseren op hun dashboard en ze kunnen geregistreerde urenstaten goedkeuren of afwijzen, een functie die essentieel is bij de facturering van werknemers. Met één klik op de knop kunnen projectmanagers rapporten van gelogde urenstaten maken, exporteren en downloaden voor verdere analyse of salarisverwerking. Gebruikers kunnen ook meldingen ontvangen over tickets en taken waar ze bij betrokken zijn via hun mobiele OneDesk-app.

OneDesk vereenvoudigt het resourcebeheer in de organisatie. Het bevat een verzameling weergaven waarvan elk een duidelijk overzicht of illustratie geeft van de toewijzing van middelen en het specifieke project binnen het systeem. De Gantt-weergave is bijvoorbeeld een handig hulpmiddel in het hulpmiddel voor resourcebeheer waarmee projectmanagers beter in de gaten kunnen houden wie aan wat en wanneer werkt. Deze tool, naast andere weergaven, maakt het een fluitje van een cent om duplicaten in taaktoewijzing te spotten, en het opnieuw plannen van taken is nog comfortabeler met de gebruikersinterface met slepen en neerzetten. Daarnaast maakt OneDesk het ook mogelijk om de geprojecteerde planning te vergelijken met praktische planningen. Dit geeft de manager een beter perspectief bij het volgen van tijdsbesparingen en -vervallen, waar van toepassing. De weergave toont een zij-aan-zij vergelijking van de taak die aan een gebruiker is toegewezen, samen met de toegewezen tijd, met de tijd die de gebruiker verstreek om de taak uit te voeren.

OneDesk implementeert een superieure aanpak in het ontwerp van zijn niveaus en machtigingensysteem. Gebruikersrechten zijn gesorteerd op toegangsniveaus en kunnen worden aangepast aan de operationele vereisten van het klantbedrijf. Beheer op het hoogste niveau heeft het volledige recht, inclusief de mogelijkheid om functies binnen het systeem in en uit te schakelen. Beheerders/managers kunnen ook gebruikers en teams aanmaken en bevoegdheden op het systeem toewijzen. Bestaande gebruikers kunnen ook in CSV-formaat worden geïmporteerd en gebruikers kunnen worden gedeactiveerd of opnieuw geactiveerd. Het platform integreert ook gemakkelijk met vrijwel alle reguliere apps die binnen de klantorganisatie worden gebruikt. Managers kunnen eenvoudig gegevens importeren en exporteren van en naar OneDesk. Integratie met bestaande systemen is ook sterk vereenvoudigd en is toegankelijk binnen het integratiepaneel op de Admin App. OneDesk geeft prioriteit aan efficiëntie in de workflow van de organisatie, en het intuïtieve ontwerp van het platform zorgt ervoor dat er weinig tot geen technische expertise nodig is om het systeem te bedienen en te beheren.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>