creative person drawing
Het op de markt brengen van producten en diensten via internetgebaseerde media is misschien wel de belangrijkste trend van de afgelopen decennia. Dit is uitgegroeid van een louter idee tot een miljardenindustrie die de wereldwijde handel stimuleert. Het heeft ook verschillende radicale bedrijfsmodellen en subsectoren gestimuleerd.
Digitale marketingbureaus die de wereldwijde digitale industrie bedienen, zijn gespecialiseerde bedrijven die verschillende digitale marketingkanalen implementeren om merkbekendheid te creëren. Als product van een onconventioneel bedrijfsparadigma blijven bedrijven in de digitale sector een ongewoon sterke neiging vertonen om veranderingen in het operationele model over te nemen. Daarom moeten deze bedrijven over robuuste systemen beschikken die de bedrijfsvoering regelen.
Zich bewust van hun problemen met projectbeheer en klantenondersteuning, nam een digitaal creatief bureau uiteindelijk de cruciale beslissing om te migreren van een cluster van applicaties naar een robuust geïntegreerd projectbeheer- en klantenondersteuningssysteem. De keuze is om redundantie en herhaling in hun operaties te elimineren. OneDesk past perfect bij de rekening.
Onze nieuwe klant werkt op afstand met klanten verspreid over de hele wereld. Dit maakt een online systeem dat werknemers en klanten naadloos met elkaar verbindt een absolute noodzaak voor het bedrijf om productief te kunnen functioneren. Hoewel het bedrijf eerder een projectbeheersysteem in gebruik had, ontbrak het systeem aan integraties voor kritieke systemen zoals bestandsopslag, financiële en ticketingsystemen om er maar een paar te noemen.
OneDesk is een enkel systeem dat functies voor projectbeheer en klantenondersteuning biedt, waardoor het een topkeuze is voor ticketing en rapportage in creatieve ontwerpbureaus. Het systeem bestaat uit drie modulaire applicaties: de klantapp, de hoofdwebapp en een mobiele app.
De klant-app van OneDesk fungeert als een interface die het klantbureau verbindt met klanten. Voor een bedrijf met tientallen klanten over de hele wereld biedt de OneDesk-klantenapp een ideaal online platform voor ticketverkoop voor klanten. Voor toegankelijkheid biedt OneDesk klanten twee manieren om via de klant-app verbinding te maken met het bureau. Een daarvan is via de webportal van de klant-app die toegankelijk is via een uitnodigingslink. De andere is via een klant-app-widget die op de website van het bureau is geïnstalleerd. De widgetinstallatie wordt bereikt door een vooraf gegenereerd fragment in de broncode van de website te plakken of door de widgetplug-in van OneDesk voor WordPress-websites te installeren.
De OneDesk-app maakt gebruik van een reeks tools die het bureau naar believen kan uitschakelen. Een messenger-app is een tool waarmee klanten live chatsessies kunnen starten met het ondersteuningsteam van het bureau. Het klantenapp-portaal toont de tickets en andere items die door de klant zijn ingediend met hun bijbehorende status. Een kennisbankfunctie geeft klanten toegang tot informatie, zoals artikelen die het bureau heeft gepubliceerd als nuttig voor klanten. De klanten-app heeft ook een tabblad met webformulieren waarmee klanten nieuwe tickets kunnen indienen bij het ondersteuningsteam. Het bureau heeft de volledige capaciteit om waar nodig vertrouwelijkheid in te stellen door te controleren wat klanten kunnen zien of doen binnen de klant-app en kennisbank.
Het OneDesk-ticketingsysteem is vrij flexibel. Hiermee kan het bureau klanttickets op meer dan één manier vastleggen. Klanten kunnen tickets als e-mail doorsturen naar een aangepast OneDesk-e-mailadres dat aan het bureau is verstrekt. Ze kunnen de e-mail ook sturen naar het ondersteunings-e-mailadres van het bureau dat automatisch is doorgestuurd naar de OneDesk-e-mail. OneDesk legt de e-mail vast en registreert automatisch een ticket namens de afzender. Deze functie zorgt ervoor dat interne teamleden op een distributielijst een kopie van de ingediende e-mail kunnen krijgen, terwijl OneDesk een ticket van de e-mail maakt.
Als alternatief kan het maken van tickets indien nodig intern worden afgehandeld door ondersteuningsteams. OneDesk maakt dit op verschillende manieren mogelijk: De hoofdapp van OneDesk, die is ontworpen voor de interne teams, heeft sub-apps voor elk van de belangrijkste functies. Het gaat om een ticket-app, een taak-app, een timesheet-app en tal van andere. Elk van deze apps heeft een paneel waarmee bijbehorende acties kunnen worden uitgevoerd. In het ticket-app-paneel kan bijvoorbeeld een interne gebruiker met het juiste toegangsniveau binnen het bureau tickets importeren in MMP-, MPT- of CSV-formaat. Een interne gebruiker kan ook handmatig een ticket maken voor klanten binnen het taakpaneel, of tickets maken van lopende agent-gebruiker live chatgesprekken.
Bij het handmatig aanmaken van tickets, stelt OneDesk het bureau in staat het ticket toe te wijzen aan een gebruiker, meerdere gebruikers of een team van gebruikers. Ze kunnen ook de projectomvang definiëren en het aanvragende klantaccount toevoegen om hen te betrekken. Eenmaal gemaakt, kan het bureau geautomatiseerde berichten en e-mailmeldingen verzenden om de klant te informeren.
OneDesk optimaliseert standaard de activiteiten van een creatief bureau. Het systeem beschikt over geïntegreerde systemen voor projectbeheer en klantenondersteuning, waardoor tickets en ingediende items automatisch toegankelijk zijn in het projectbeheersysteem. Kopiëren en plakken is niet nodig. Taken zijn het meest geschikt voor klanttickets die verder moeten worden gepland en gepland. Dergelijke tickets moeten dus worden omgezet in taken om toegang te krijgen tot projectbeheertools zoals agile punten en planningstools.
Met de taken-app kan het bureau ook gesprekken met meerdere threads over lopende taken maken en beheren. Gesprekthreads kunnen ofwel als een klantreactie zijn die toegankelijk is voor alle betrokken partijen, inclusief de klant, of als interne reacties die alleen beschikbaar zijn voor interne teams. Berichten die niet door de klant of aangewezen gebruiker worden beantwoord, worden na enkele minuten automatisch doorgestuurd naar hun e-mailadres. Deze functie is ook van toepassing op de ticket-app, aangezien beide apps hun overeenkomsten hebben.
OneDesk heeft ook een functie voor terugkerende taken voor het regelmatig beheren van repetitieve taken, zoals het ontwerpen van promotionele banners. Terugkerende taken kunnen worden bereikt door bestaande taken te klonen of door te specificeren dat de taak terugkerend is bij het maken. Dit kan dagelijks, wekelijks of maandelijks zijn met een bepaald aantal herhalingen.
Een ander essentieel kenmerk van OneDesk voor elk digitaal bureau is tijdregistratie. Met OneDesk kunnen interne gebruikers de tijd registreren die is besteed aan taken en tickets die aan hen zijn toegewezen, hetzij door de ingebouwde timer te gebruiken, hetzij door urenstaten handmatig te loggen. Een variant van handmatige urenregistratie is het importeren van de urenstaten in CSV-formaat. Taakkenmerken zoals levenscyclusstatussen en voltooiingspercentages worden automatisch bijgewerkt wanneer urenstaten worden ingediend. Dit weerspiegelt de voortgang van de taak of het ticket ten opzichte van het schema.
Om het bureau in staat te stellen lopende taken en tickets in de gaten te houden, toont een projectpaneelinterface op de hoofdapp de taken, tickets en andere ingediende items in een hiërarchie. De standaardmapstructuur volgt een basismap die naar het bureau is genoemd, en vervolgens submappen die elke klant onder het bureau vertegenwoordigen. Het volgende mapniveau vertegenwoordigt individuele lopende projecten die het bureau voor de respectieve klanten uitvoert. Taken, tickets en items met betrekking tot elk project worden vervolgens georganiseerd in de projectmap. Projecten kunnen onafhankelijk van bovenliggende mappen worden gerangschikt en een project kan tot meerdere klantmappen behoren. De hele structuur is onderworpen aan de operationele vereisten van het bureau en kan naar eigen inzicht worden georganiseerd.
OneDesk biedt een scala aan weergaven om het bureau inzicht te geven in activiteiten binnen de taak-app, ticket-app, urenstaat en andere sub-apps. Een voorbeeld van dergelijke weergaven is de boomstructuur die een hiërarchische weergave geeft van de taken in mappen en submappen. De platte weergave geeft een duidelijke lijst met taken weer, ongeacht de hiërarchie. De Gantt-weergave geeft een vergelijkend overzicht van de geplande en de werkelijke planning: een bijzonder nuttige weergave bij de analyse van planningen en het nemen van beslissingen. Andere weergaven zijn onder meer statusbord, kalender en dashboard, die elk een uniek perspectief bieden op items en activiteiten.
Voor specifieke interne behoeften binnen het bureau stelt OneDesk interne gebruikers in staat om aangepaste weergaven te maken, deze weergaven op te slaan om ze opnieuw te gebruiken en aangepaste weergaven te delen met andere interne gebruikers naar eigen goeddunken.
Voor een bedrijf dat werkt met het provisiemodel en uurfacturering gecombineerd, is de mogelijkheid om rapporten te genereren over vrijwel elk aspect van de operaties een belangrijke. Daarom stelt OneDesk het bureau in staat om wekelijks of maandelijks rapporten te genereren over tickets, taken, items en vrijwel alle gebruikersactiviteiten. OneDesk biedt ook een verzameling rapportsjablonen en gebruikers kunnen ook aangepaste rapporten maken. Deze rapporten kunnen geëxporteerd worden in elke gewenste layout en formaat naar keuze. OneDesk stelt het bureau ook in staat om rapporten te automatiseren door met tussenpozen geautomatiseerde rapporten naar aangewezen e-mailadressen te sturen.
De mobiele OneDesk-app is de derde app die deel uitmaakt van het OneDesk-systeem. De app is volledig gesynchroniseerd met de hoofdwebapp van OneDesk, zodat interne gebruikers ook onderweg verbonden kunnen blijven met het systeem. De app neemt de meeste van de belangrijkste web-app-functies over en gebruikt een push-notificatiesysteem om gebruikers op de hoogte te stellen van lopende activiteiten. Het is beschikbaar voor zowel Android- als iOS-gebruikers in de respectievelijke app-winkels.
OneDesk ondersteunt integraties via een app van derden Zapier. OneDesk heeft vooraf gebouwde integraties zoals zaps voor financiële systemen om facturen te genereren vanuit OneDesk-urenstaten, integraties voor bestandsopslag of zaps, en nog enkele honderden meer. Het systeem maakt ook de ontwikkeling van aangepaste integraties met interne systemen via Zapier mogelijk.
OneDesk is zeer configureerbaar. Het beheerderspaneel van de hoofdwebapp biedt een systeem-ronde configuratie-interface die alleen toegankelijk is voor gebruikers met een beheerderstoegangsniveau. De beheerder kan ook geautomatiseerde berichten en e-mails beheren die OneDesk namens het bedrijf verzendt. Verdere e-mailaanpassingen en systeempersonalisatie zoals e-mailsjabloonbewerkingen, kop- en voettekstaanpassingen, branding en aangepaste SMTP-server zijn ook haalbaar met OneDesk. Het bureau kan alle OneDesk-apps in- of uitschakelen in het beheerdersdashboard. Specifieke app-functies zoals bijvoorbeeld timesheets kunnen ook worden uitgeschakeld zonder de algehele app-functionaliteit te belemmeren.
Deze mix van uitgebreide functionaliteiten die typisch zijn voor bedrijfssystemen, en ongeëvenaarde systeemflexibiliteit die vaak wordt toegeschreven aan interne softwaresystemen, is precies wat OneDesk het ideale systeem maakt voor digitale bureaus.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>