Informatie is de motor van de moderne wereld en mediabedrijven staan centraal. Deze bedrijven zijn verantwoordelijk voor het samenstellen van inhoud, het verbeteren ervan en het aanbieden ervan in verschillende vormen. Ze gaan rigoureus op zoek naar data en streven ernaar om nieuwe informatie onder de juiste doelgroep te verspreiden. Naast het uitzoeken welk verhaal te vertellen en hoe het te vertellen, is het nodig om de wielen van een dergelijk bedrijf draaiende te houden in een door verandering aangedreven industrie, de samenwerking van een reeks gespecialiseerde teams die in staat zijn om relevante gegevens te zoeken en verfijnde resultaten te leveren in hun toegewezen rollen . Deze teams moeten samenwerken, nuttige en tijdige rapporten geven, feedback krijgen en de feedback implementeren. Mediabedrijven zijn altijd op zoek naar betere manieren om hun teams te optimaliseren, en een klant benaderde ons in de hoop hun teamwork- en projectmanagementtools beter te kunnen verbeteren.

Ons klantbedrijf is een gespecialiseerde speler in de informatie-industrie. Ze opereren als een uitgeverij en mediabedrijf dat financiële publicaties verkoopt aan een mix van doelgroepen, waaronder B2B-klanten die tijdige en relevante financiële informatie nodig hebben. Het bedrijf houdt zich bezig met gerichte en B2B-marketing, afhankelijk van de doelgroep, en speelt een cruciale rol in het zakelijke en economische klimaat door middel van diepgaande analyses en financiële publicaties.

In een gesprek met de marketingafdeling van het bedrijf merkten we op dat de marketinginspanningen van het bedrijf konden worden toegeschreven aan vier teams die de klok rond werkten om de bedrijfsdoelen te bereiken, terwijl ze voortdurend rapporteerden aan de teamleider voor coördinatie en feedback. De marketingafdeling benadrukte een dringende behoefte aan een interne tool die hen kan helpen deze teams en projecten beter te managen. De tool moet de teamleden in staat stellen om informatie gemakkelijk te delen zonder noodzakelijkerwijs de bestaande workflow te veranderen. De klant merkte ook op dat het voorgestelde platform de functies moet hebben om twintig tot vijftig teamleden te ondersteunen die zelfstandig rapporten over aangewezen taken kunnen indienen, terwijl ze ook tijdig feedback kunnen krijgen over de informatie die ze op hetzelfde platform hebben verstrekt.

OneDesk biedt een haalbare oplossing voor de uitdaging waarmee het bedrijf van de klant wordt geconfronteerd. Het maakt het gemakkelijker om projecten en activiteiten van teams te communiceren, te structureren en te volgen via een assortiment aan tools die beschikbaar zijn op het OneDesk-platform. Deze tools zijn met name geschikt om de communicatie en het projectbeheer tussen teamleden in een organisatie, zoals het geval van het klantbedrijf, te vergemakkelijken.

Met behulp van het OneDesk-platform kan het teamhoofd projecten of rapporten als tickets maken, beheren en volgen. Het klantenportaal stelt de teamleider in staat om tickets die door teamleden zijn verzonden, te lezen en erop te reageren. Zodra het profiel van een teamlid op OneDesk is aangemaakt, kunnen ze als volgers worden toegevoegd aan bestaande tickets en kunnen gerelateerde taken aan hen worden toegewezen. Aangewezen teamleden kunnen ook tickets indienen die toegankelijk zijn via het klantenportaal. Teamleden die een ticket of project volgen, krijgen snel meldingen van discussies over het project, zodat de discussie zichtbaar is voor het hele team.

Tickets kunnen een enorme hoeveelheid gegevens bevatten over het project of rapport in kwestie. Ze zijn volledig aanpasbaar en kunnen in verschillende fasen van een projectlevenscyclus worden geïmplementeerd, vergelijkbaar met de conventionele projectlevenscyclus. OneDesk-tickets kunnen ook bestandsbijlagen bevatten en ze kunnen worden geconfigureerd om aan elke projectvereiste te voldoen met aanpasbare velden om relevante gegevens vast te leggen.

Het projectenmenu op het hoofdtoepassingsdashboard biedt een volledige structuur van alle bestaande projecten of tickets, de aangewezen teamleden en de toegewezen taken. De portfolio kan worden gebruikt om de verschillende teamleden te vertegenwoordigen met tickets voor elk lid of gerelateerde projecten die zijn gestructureerd in de portfolio/map van het lid. Projectmappen en submappen kunnen worden gesleept en neergezet om de gewenste structuur te krijgen.

Het OneDesk-dashboard lost de belangrijkste uitdaging van communicatie en projectbeheer op, omdat het teamleden in staat stelt taakrapporten of projectstatus te verzenden en feedback te krijgen die ze niet mogen missen – via de app en per e-mail.

Met OneDesk kunnen teams op meerdere manieren gemakkelijk tickets ontvangen of indienen. Een manier om dit te bereiken is via het klantenportaal waarin de ticket- en klantinformatie automatisch worden vastgelegd op OneDesk. Als alternatief kan de beheerder tickets importeren in CSV-indeling, op voorwaarde dat de tickets zijn verzameld in een spreadsheetbestand. Tickets kunnen ook worden opgehaald uit bestaande systemen die binnen het bedrijf in gebruik zijn door de naadloze integratie van OneDesk. OneDesk kan ook tickets per e-mail ontvangen wanneer gebruikers tickets verzenden naar een bedrijfsspecifiek e-mailadres.

Teamleiders kunnen eenvoudig ticketdetails bekijken op OneDesk in de hoofdapp. Ze kunnen ook reacties op tickets automatiseren. Het platform maakt het eenvoudig om geautomatiseerde berichten aan te passen aan specifieke tickets. Dit is met name handig om bepaalde informatie aan teamleden over te brengen bij het indienen van tickets of het voltooien van specifieke taken.

OneDesk biedt ook Android- en IOS-versies van het systeem. Met deze apps kunnen teamleden tickets voor taken maken, tickets bespreken voor de taken die ze volgen, tijd registreren, meldingen ontvangen over nieuwe opdrachten en nieuwe discussies. Of ze nu in het hoofdkantoor van het bedrijf zijn of in de hoek van hun kamer, teamleden kunnen probleemloos updaten en reageren op projectupdates, een aanpak die de communicatie en samenwerking tussen teams vereenvoudigt.

Gebruikers kunnen ook worden onderverdeeld in verschillende toegangsniveaus met verschillende machtigingen en privileges. Dit zorgt ervoor dat alleen teamleden met de juiste privileges toegang krijgen tot gegevens en informatie over lopende projecten. De portal is voor elke gebruiker anders en gebruikers kunnen naar eigen inzicht worden beperkt tot alleen hun eigen tickets of alle tickets. Daarom kan onze klant zijn workflow eenvoudig aanpassen of OneDesk integreren met zijn bestaande workflow, waardoor de operaties worden verbeterd door een betere efficiëntie in de communicatie zonder grote operationele wijzigingen aan te brengen. De gebruiksvriendelijke gebruikersinterface van OneDesk, goed gedefinieerde toegangsniveaus en een groot aantal andere functies zullen het klantbedrijf helpen om een naadloze acceptatie van het platform te bereiken, een betere taaktoewijzing die geschikt is voor de grootte van het team en de aard van het werk, en een probleemloos project beheer.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>