In de snelle zakenwereld van vandaag is het cruciaal om de juiste tool te vinden om de processen van uw organisatie te stroomlijnen. Of u nu een doorgewinterde projectmanager of een nieuwsgierige ondernemer bent, wij helpen u graag verder. In deze blog gaan we in op 12 onmisbare functies waarnaar je moet zoeken in PSA-software. Van het beheer van serviceverzoeken tot facturering en capaciteitsplanning, wij begeleiden u bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Lees verder terwijl we enkele topfuncties bespreken die uw werk radicaal kunnen veranderen en de productiviteit van uw team kunnen verhogen. Laten we erin duiken!
Wat is PSA-software?
Laten we allereerst ingaan op de vraag: Wat is PSA-software? Een PSA-software , of Professional Services Automation-software, is een tool die is ontworpen om de processen die betrokken zijn bij het leveren van professionele services te stroomlijnen. PSA-software biedt een gecentraliseerd platform waarmee bedrijven hun projecten, middelen en financiën kunnen beheren. PSA-software kan voldoen aan de behoeften van een reeks professionele servicetypen, van adviesbureaus, IT-diensten, marketingbureaus, juridische praktijken, architectenbureaus, ingenieursbureaus en meer.
Wat zijn de onmisbare kenmerken van PSA-software?
1. Volg klantinteracties
De mogelijkheid om klantinteracties te volgen is essentieel voor PSA-software, omdat het bedrijven in staat stelt klantrelaties effectief te beheren en te optimaliseren. De software moet een volledige geschiedenis van interacties bieden, inclusief tickets die door de klant zijn ingediend, een geschiedenis van gesprekken en alle klantprojecten, facturen en timelogs. Een PSA-software houdt al deze communicatie op één locatie en maakt het gemakkelijk om up-to-date informatie te vinden en te openen en zorgt voor naadloze communicatie.
2. Automatisering voor verkoop en ondersteuning
Zoals de naam PSA suggereert, is automatisering een belangrijke must-have-functie in PSA-software. In grote lijnen kan de term automatisering veel verschillende functies omvatten, van rapportage met één klik of facturering tot aangepaste workflowregels. Automatiseringen verminderen repetitieve en tijdrovende taken, van gegevensinvoer tot routinematige acties, waardoor uw team zich kan concentreren op belangrijkere zaken.
3. Beheer van servicetickets
Tickets zijn de verzoeken van uw klanten. Tickets kunnen voor een nieuwe service, een ondersteuningsprobleem of een nieuwe projectaanvraag zijn. Het gebruik van een ticketbeheersysteem stroomlijnt het proces van aanmaken en oplossen. Een ticketbeheersysteem centraliseert uw verzoeken en biedt hulpmiddelen voor een betere organisatie. Servicetickets bieden de mogelijkheid om te creëren, volgen en prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid, waardoor een tijdige oplossing en klanttevredenheid worden gegarandeerd. Het collaboratieve karakter van een ticketsysteem maakt effectieve communicatie tussen teamleden mogelijk en biedt de mogelijkheid om tickets toe te wijzen aan de meest geschikte bronnen, naadloos informatie te delen en eersteklas ondersteuning te bieden.
4. Tijdregistratie
De meeste professionele services zijn afhankelijk van het uitvoeren van services voor een verscheidenheid aan klanten en rekenen op basis van factureerbare uren. Om deze reden speelt tijdregistratie een cruciale rol bij het optimaliseren van de productiviteit, het verbeteren van projectbeheer en het faciliteren van nauwkeurige facturering. Het biedt ook waardevolle gegevens voor het inschatten van toekomstige projecten en het verbeteren van de projectplanning. Bovendien maakt urenregistratie een nauwkeurige en efficiënte facturering mogelijk, zodat klanten nauwkeurig worden gefactureerd voor de geleverde diensten. In PSA-tools zoals OneDesk werken tijdregistratiefuncties synchroon met factureringsfuncties.
5. Projectplanning
Zoek naar een PSA waarmee u gedetailleerde projectplannen kunt maken, waaronder:
- Projecten opsplitsen in kleinere taken en subtaken.
- Inschatting van de moeilijkheidsgraad en tijd om elke taak te voltooien.
- Taken delegeren aan de juiste persoon en de capaciteit van teams evalueren.
- Bewaking van de voortgang en het verschuiven van middelen in realtime.
6. Facturering en facturatie
Het factureringsproces kan op zich al tijdrovend zijn. Het proces kan bestaan uit: het verzamelen van de factureerbare tijd, het berekenen van de factuur, het verzenden van de factuur, het ontvangen van de betaling en het werken met uw boekhoudsoftware. Een PSA-software kan de tijd die aan dit proces is besteed verkorten en de kans op fouten verkleinen. Zoek naar een PSA-tool met geïntegreerde urenregistratie en facturatie. Met deze functie kunt u facturen maken op basis van factureerbare tijd . De PSA berekent en genereert de factuur in enkele seconden op basis van de tarieven van uw keuze. Vervolgens kunt u de factuur rechtstreeks vanuit de PSA-software naar uw klanten sturen.
7. Budgetbeheer
Het gebruik van spreadsheets en meerdere gefragmenteerde tools omvat het invoeren en opnieuw invoeren van getallen, waardoor de kans op fouten groter wordt. Met functies voor budgetbeheer kunnen professionals financiële doelen stellen, kosten inschatten en middelen dienovereenkomstig toewijzen. Bovendien kunnen de werkelijke uitgaven eenvoudig worden vergeleken met de geplande budgetten, waardoor proactieve besluitvorming wordt vergemakkelijkt. Uw PSA-software moet u helpen projecten op tijd en binnen budget op te leveren, wat uiteindelijk leidt tot verbeterde winstgevendheid en klanttevredenheid.
8. Rapporten en analyses
Zoek naar de mogelijkheid om rapporten te maken voor klanten, belanghebbenden en managers. Rapporten kunnen betrekking hebben op de huidige status van taken of projecten, logboeken van de tijd van werknemers, een wekelijks rapport van onopgeloste problemen en nog veel meer. Een onmisbare functie voor uw PSA-software is de mogelijkheid om niet alleen aangepaste rapporten te maken, maar deze rapporten te automatiseren. In OneDesk kunt u bijvoorbeeld uw rapporten instellen en plannen dat ze per e-mail naar klanten, managers of collega’s worden verzonden. U kunt precies bepalen wanneer het rapport wordt verzonden. Plan bijvoorbeeld een wekelijks rapport over tijdlogboeken, zodat u eenvoudig het werk van uw werknemers kunt bijhouden.
9. Klantenportaal
Een cliëntportaal is de cliëntzijde van uw PSA-software. Het klantportaal kan een manier bevatten waarop klanten nieuwe serviceaanvragen kunnen indienen en de voortgang van bestaande projecten kunnen volgen. U kunt ook op zoek gaan naar PSA-software die andere tools voor klanten biedt, zoals livechatmogelijkheden of een helpcentrum-applicatie.
10. Middelenbeheer
Functies voor resourcebeheer kunnen capaciteitsplanning, budgetbeheer en tijdbeheer omvatten. Meestal moet u zoeken naar functies waarmee u de tijd van uw team zo optimaal mogelijk kunt benutten. Een werklastweergave is bijvoorbeeld een tool waarmee je de beschikbaarheid van elk teamlid binnen een bepaalde periode kunt zien. Dus wanneer u een taak toewijst, kunt u beslissen aan wie u deze toewijst en wanneer u deze plant.
11. Boekhoudkundige integratie
Een onmisbare functie is geïntegreerde facturering met externe boekhoudsoftware zoals QuickBooks Online. Een integratie stelt uw PSA-software en uw boekhoudsoftware in staat om met elkaar te koppelen en informatie van de ene naar de andere te sturen met weinig inspanning van uw kant. Deze functie vermindert de behoefte aan handmatige gegevensinvoer. Dankzij de integratie van OneDesk en QuickBooks Online kunt u bijvoorbeeld facturen kopiëren of rechtstreeks vanuit de boekhoudsoftware verzenden, zonder uw PSA te verlaten. Uw boekhoudteam zal u dankbaar zijn!
12. Mobiele toegang
In de huidige wereld van smartphones en werken op afstand is de mogelijkheid om onderweg toegang te krijgen tot serviceaanvragen en projecttaken een must-have voor PSA-software. Enkele functies waarnaar u moet zoeken in de mobiele versie van uw PSA zijn:
- Mobiele tijdregistratie.
- Aanmaken van ticket of taak.
- Communicatie met teamgenoten of klanten.
- Registreer de voortgang of status van tickets of taken.