De nieuwste release van OneDesk is live! Deze maand hebben we een aantal geweldige en langverwachte functies en verbeteringen.
- Facturering
- QuickBooks online-integratie
- automatiseringscentrum
- Snel filteren
- Nieuwe aangepaste veldtypen
- Verbeteringen aan e-mail, mobiel en meer
Introductie: de Factuur-app
Met deze release introduceert OneDesk factureringsmogelijkheden binnen de app. Dit is een belangrijke nieuwe functie waarmee u uw klanten kunt factureren voor het werk dat u voor hen hebt uitgevoerd. Er zullen de komende dagen en weken gedetailleerde artikelen worden geschreven op onze blog en Knowledgebase, maar hier is een samenvatting van de functionaliteit:
- Er is een nieuw tabblad ‘Facturatie’ toegevoegd aan de applicatie ‘Financiën’. Als dit UIT staat voor uw account, kunt u dit inschakelen onder Beheer > Gebruikers-apps.
- Via het menu ‘Toevoegen’ kunt u nieuwe facturen aanmaken. U selecteert de klantorganisatie die u factureert en selecteert of de factuur ‘Maandelijks’ of ‘buiten schema’ is.
- Facturen worden gegenereerd in de status ‘Concept’ en doorlopen een workflow die bestaat uit: Concept -> Openen -> Verzonden -> Betaald. Facturen kunnen echter ook gemarkeerd zijn als ‘Ongeldig’ of ‘Niet inbaar’.
- Conceptstatus: alle urenstaten die ‘factureerbaar’ zijn, uitgevoerd voor de geselecteerde klantorganisatie en nog niet eerder zijn gefactureerd, kunnen aan de factuur worden toegevoegd. Er kunnen ook andere regelitems worden toegevoegd.
- Open status: Factuurdatum is gegenereerd. De factuur kan niet meer worden bewerkt, maar kan wel worden teruggezet naar Concept.
- Status verzonden: De factuur wordt naar de klant gemaild.
- Betaalde status: verplaats de factuur naar Betaalde status zodra u de betaling voor de factuur heeft ontvangen.
- Met de beheeropties kunt u aangeven hoe u uw factureringstarieven wilt berekenen. Enkele van de vele opties hier zijn voor uurtarieven, vaste of gemengde tarieven voor: Per servicetype, per project, per team, per klantorganisatie en nog veel meer.
- Bedrijfsstandaarden voor valuta, belastingen, kortingen, voorwaarden en meer kunnen ook worden ingesteld.
- Er zijn nieuwe eigenschappen in het detailvenster Klantorganisatie waarmee u de contactpersoon voor facturering, het factuuradres en het klantspecifieke valutasymbool, belastingen, kortingen en meer kunt specificeren.
- Integreer met QuickBooks online om de lus te voltooien!
QuickBooks online-integratie
Verbind OneDesk met QuickBooks Online om klanten te factureren en boekhoudgegevens te synchroniseren!
Naast de nieuwe app Facturering hebben we een nieuwe integratie met QuickBooks Online (QBO) uitgebracht. Wanneer u OneDesk verbindt met uw QuickBooks, gebeurt het volgende:
- U heeft de mogelijkheid om met één klik een factuur naar QBO te kopiëren.
- OneDesk houdt zich aan uw belastinginstellingen in QBO, in plaats van wat er in OneDesk staat.
- Wanneer u uw factuur verzendt (en bent verbonden met QBO), verzendt QuickBooks de factuur in plaats van OneDesk.
- Dit betekent dat als je online betaling hebt ingesteld in QBO, je klant de factuur online kan betalen.
- Wanneer een factuur in QuickBooks wordt gemarkeerd als ‘Betaald’, zal OneDesk de factuurstatus bijwerken naar ‘Betaald’.
- Het servicetype, de klant en het standaardinkomensaccount worden ook gesynchroniseerd.
Nieuw automatiseringscentrum
Automatisering in OneDesk is beter dan ooit! We hebben een nieuw ‘Automation Center’ toegevoegd in OneDesk om alle automatiseringen in uw account te organiseren.
- Nu zijn alle automatiseringen, of het nu gaat om tickets, taken, projecten of urenstaten, op één plek gecentraliseerd.
- Automatiseringen zijn geordend op datgene waarop ze ‘draaien’, hun ‘trigger’ en hun ‘acties’, zodat u gemakkelijk de automatisering kunt vinden waarnaar u op zoek bent.
- Filter uw automatiseringen op een trigger, actie of meer om eenvoudig te zien hoe verschillende eigenschappen automatisch worden gebruikt. Filter bijvoorbeeld om alle automatiseringen te zien die een ticket toewijzen.
- ‘Automatiseer dit’-pictogrammen verschijnen nu in eigenschappenmenu’s in de hele app (voor beheerders), zodat je snel naar de relevante automatiseringen kunt navigeren om ze toe te voegen, te wijzigen of uit te schakelen.
Snel filteren van het net
In eerdere releases hebben we de mogelijkheid toegevoegd om rechtstreeks vanuit de rasterkoppen te groeperen en te sorteren. Nu hebben we ook de mogelijkheid toegevoegd om snel te filteren. Filter bijvoorbeeld vanuit de kop van de statuskolom op ‘Open’ tickets en vervolgens vanuit de kopgroep van de toegewezen persoon op toegewezen persoon.
- Indicatoren in de kolomkop laten zien welke kolommen momenteel van invloed zijn op de weergave.
- Klik om de nieuwe weergave in het zijpaneel op te slaan.
- Voor meer geavanceerde filteropties kunt u nog steeds een aangepaste weergave maken.
Aangepaste rich-text-velden (notities)
Een veelgevraagd verzoek was om een nieuw gegevenstype voor een aangepast veld toe te voegen ter ondersteuning van invoer van meerdere regels en tekst met opmaak. De meest voorkomende use-case was dat gebruikers notities aan een ticket of taak konden toevoegen zonder de beschrijving of conversatievelden te gebruiken. Deze functionaliteit is toegevoegd. U kunt een Rich Text CF maken onder Beheer > Aangepaste velden.
Aangepaste velden voor meerdere selecties (tagging)
We hebben ook een nieuw gegevenstype Aangepast veld toegevoegd waarmee u meerdere waarden uit een lijst kunt selecteren. De geselecteerde waarden worden weergegeven als tags en elke waarde kan een kleurcode hebben, worden weergegeven in het raster, worden gefilterd en meer.
Meer e-mailverbeteringen
Zoals bij elke release blijven we verbeteringen toevoegen aan ons e-mailbeheer. In eerdere releases hebben we een snelle verbinding voor O365 en Gmail toegevoegd, zodat je eenvoudig zowel inkomende als uitgaande e-mail kunt verbinden. In deze release hebben we het volgende toegevoegd:
- Ondersteuning voor aangepaste IMAP met Basic Auth. We ondersteunden al Custom SMTP, maar nu kun je ook je IMAP verbinden om inkomend te monitoren, zelfs als je geen O365 of Gmail gebruikt, of xOAuth niet wordt ondersteund.
- Tokenbewaking voor Office 365. Het kan voorkomen dat O365 om de een of andere reden onze verbinding weigert wanneer u probeert nieuwe e-mail te lezen of e-mail te verzenden via uw verbonden e-mailbox. We controleren op deze fout en sturen u een e-mail zodat u opnieuw verbinding kunt maken.
- Verbeterde threading van gesprekken in Outlook. Verschillende Outlook-clients kunnen standaard e-mailheaders vaak negeren en hun eigen regels gebruiken om e-mail te verwerken. We hebben nu een optie om RE: toe te voegen aan elk antwoord om te helpen bij threading in Outlook. Je kunt dit uitschakelen als je het niet leuk vindt.
- Een nieuw health-checker-hulpprogramma voor elke e-mailverbinding. Als u er zeker van wilt zijn dat u correct bent verbonden met uw SMTP of IMAP, kunt u dit met één klik verifiëren.
Verbeteringen voor mobiel/MFA
- Nieuwe op tokens gebaseerde inlogstroom voor de mobiele app en mobielvriendelijke app. Dit is vooral handig voor SSO-gebruikers die geen wachtwoord hebben.
- Een reorganisatie van Beheer > Klant-apps om de functies voor Classic Portal en mobielvriendelijke OneDesk te verdelen.
- Een nieuwe splash-pagina toegevoegd aan de mobielvriendelijke messenger en de gebruikersinterface van de messenger vereenvoudigd.
Login en 2FA verbeteringen
- Gebruikers die nu voor het eerst inloggen op het klantportaal, de mobiele app en het klassieke portaal, hebben een inlognaam en TOTP-token nodig. Als 2FA is ingeschakeld voor die gebruiker, is ook een wachtwoord vereist.
- 2FA-codes worden nu altijd verzonden via de e-mailproviders van OneDesk. Dus als u een aangepaste SMTP-configuratie heeft die om de een of andere reden niet werkt, kunt u zich aanmelden om deze te corrigeren.
- 2FA is nu beschikbaar voor de mobielvriendelijke apps, de klassieke portal en de mobiele app voor gebruikers.
Andere verbeteringen:
- SLA’s kunnen worden beperkt tot Werkuren
- Verbeterde bruikbaarheid op SLA’s
- Filter bepaalde datums op aangepaste dag-/uurverschuivingen. bijv.: 13 uur na de laatste bewerkte datum