Transcriptie
De financiële applicatie is voor organisaties die de financiën rondom hun projecten, tickets en taken binnen OneDesk willen regelen. In combinatie met de andere tools van OneDesk kunt u eenvoudig kosten en factuurbedragen voorspellen op basis van de tarieven die u instelt en kunt u geplande en werkelijke factuurbedragen en kosten in realtime volgen.
Deze video is een overzicht van wat de financials kunnen doen en hoe het werkt.
Toegang tot de financiële applicatie
De financiële applicatie is toegankelijk op uw linkerzijpaneel, aangegeven met het dollarsymbool. Als gebruiker op beheerdersniveau kunt u configureren wie toegang heeft tot de Financiële administratie via een individueel gebruikersprofiel. Misschien wilt u uw financiële gegevens voor sommige gebruikers verbergen. Ga hiervoor naar de gebruikerstoepassing, klik op de gebruiker om zijn profiel te openen. Vervolgens kunt u ervoor kiezen om een gebruiker in te stellen op volledige of beperkte toegang. Met beperkte toegang kan een gebruiker de Financials-applicatie niet zien en is hij daarom niet op de hoogte van de financiën van de organisatie.
Interface-overzicht
Laten we nu naar de financiële applicatie gaan.
Aan de rechterkant van het scherm ziet u de verschillende kolommen met de financiën van elk project en de items die erin staan. Deze kolommen kunnen naar wens worden aangepast door op het tandwiel te klikken en ze aan of uit te vinken. U kunt zien dat er verschillende kolommen zijn voor werk, kosten, facturering en prognose. Bekijk onze blog of Knowledge Base-artikelen voor gedetailleerde beschrijvingen van elk van deze kolomopties.
Voor deze video zal ik me vooral richten op de geplande en werkelijke kosten en declaraties.
Let op: hier kunt u ook de berekende kolommen bepalen. Door op het tandwiel en de optie Berekende kolom te klikken. In het resulterende menu wordt u gevraagd de eigenschappen te selecteren die u wilt aftrekken. Afhankelijk van uw selectie voor de eerste eigenschap, verandert de eigenschap voor aftrekken. Als we bijvoorbeeld Werkelijk werk als onze eerste eigenschap selecteren, kunnen we kiezen tussen Voorspeld werk en Werkelijk factureerbaar werk om af te trekken.
U kunt hier zien, de nieuwe kolom verschijnt in onze weergave met de titel “AW – BW”. Ik kan het ook verplaatsen. Net als andere kolommen kunt u nu kiezen of u deze kolom wilt tonen of niet vanuit het tandwielmenu. Houd er rekening mee dat als u deze aftrekkolom verwijdert, deze wordt verwijderd en dat deze handmatig opnieuw moet worden toegevoegd als u deze wilt zien.
Stel kosten en factureringstarieven in
Laten we nu eens kijken hoe we ons werk daadwerkelijk gaan budgetteren. U kunt de kosten en factureringstarieven per niveau wijzigen. Deze tarieven kunnen worden gewijzigd om de geldstroom van en naar uw bedrijf zo goed mogelijk weer te geven terwijl u aan uw projecten, tickets en taken werkt.
Om de kostenberekeningen en facturatieberekeningen te wijzigen, selecteert u het actiemenu aan de linkerkant van de Financiële administratie en de optie “Kosten/factuurtarieven bewerken”. Zoals u kunt zien, zijn er verschillende tarieven die u kunt instellen voor uw kosten en facturering, bijvoorbeeld per team of per project. U kunt de tarieven per uur, met een maandelijks minimum of een gemengd tarief instellen. Bij een gemengd tarief geldt uw uurtarief nadat aan het minimum is voldaan.
Laten we zeggen dat ik een bedrijf heb met verschillende teams. Mijn ondersteuningsteam hier wordt door het bedrijf $ 25 per uur betaald. Het ontwikkelteam kost $ 50 per uur en mijn ontwerpteam kost $ 30 per uur. Laten we onze kosten instellen en berekenen.
Laten we vervolgens onze factureringstarieven instellen. Laten we in dit geval zeggen dat mijn bedrijf klanten factureert op basis van het projecttype. Hier kunt u zien dat ik drie projecttypen heb ingeschakeld: ontwerp, ontwikkeling en ondersteuning. Laten we een aantal factureerbare tarieven instellen. Laten we zeggen dat we voor projecten van het type ondersteuning een maandelijks minimum hebben en daarna elk uur in rekening brengen. Voor projecten van het type ontwerp en ontwikkeling rekenen we per uur 100 per uur. Stel uw bedragen in en bereken ze.
Ons bedrijf kan nu gewoon taken en projecten plannen. Gebruik de apps Taken en Projecten om op schema te blijven en doelen en deadlines te halen, prioriteiten te stellen voor taken en middelen toe te wijzen. (Zie onze blogposts of video’s voor gedetailleerde informatie over projectbeheer met OneDesk)
Laten we, om te demonstreren, de details van onze artikelen hier aan de zijkant plaatsen. Allereerst kunt u hier zien dat het project van het type ‘ontwerp’ is waarvoor wij factureerbare tarieven hebben vastgesteld. Laten we ook onze taak in dat project bekijken, hier wireframing genoemd. Je kunt hier zien dat deze taak is toegewezen aan een van mijn ontwerpers. U kunt ook zien dat de geplande werkzaamheden voor onze taak ‘Wireframing’ zijn ingesteld op 6 uur.
Als we de taakdetails sluiten, kunnen we hieronder zien dat op basis van de geplande uren van mijn taken en mijn kostentarief, mijn geplande kosten zijn gegenereerd. 6 uur vermenigvuldigd met het kostentarief van mijn ontwerpteam van $30. Ook wordt mijn geplande factureerbare bedrag voor 6 uur gegenereerd op basis van mijn factureerbare tarieven per projecttype waar deze taak deel van uitmaakt. Mijn projecttotaal wordt berekend door het bedrag in alle taken in het ontwerpproject.
Teruggaan naar het taakdetailpaneel en scrollen naar onze urenstaten. U kunt zien dat een van mijn ontwerpers een urenstaat heeft ingediend voor 2 uur factureerbare tijd voor deze taak. Hier worden de werkelijke kosten en de werkelijke factureerbare bedragen gegenereerd. Ten slotte wordt de winst berekend op basis van het werkelijke declarabele bedrag minus de werkelijke kosten.
Nu kunnen we als projectmanager dynamisch bijhouden of ons geplande kostenbudget op schema ligt met de werkelijke kosten. Met de financiële app is het eenvoudig om uw factureringstarieven dynamisch te schatten of opnieuw te beoordelen. Vergeet niet onze andere video’s en artikelen over het gebruik van OneDesk te bekijken. En als je vragen hebt, neem dan gerust contact op via livechat of via support@onedesk.com.