Vertaling:

Deze video geeft je een overzicht van de e-mailinstellingen in OneDesk. Om e-mailinstellingen te configureren, klikt u op het beheerpictogram en vervolgens op e-mailinstellingen. Hier ziet u alle verschillende configuratie-opties voor uw e-mail. Ze zijn onderverdeeld in vier tabbladen voor berichtencentrum, uitgaand, inkomend en uiterlijk. We zullen ze een voor een doornemen. Het berichtencentrum geeft u een compleet overzicht van alle e-mails die we namens u verzenden en stelt u in staat deze ook van hieruit te beheren. Geautomatiseerde berichten plaatsen automatisch berichten in gesprekken wanneer bepaalde regels zich voordoen. Dit is waar u die kunt beheren. Wanneer een gebruiker of klant binnen een minuut geen bericht heeft gezien, sturen we dat automatisch per e-mail door naar hen. Zodat ze het niet missen. De belangrijkste hier is die relay-e-mail. Dus als u dat bewerkt, kunt u zien dat hier de onderwerpregel is. En wat het bevat, is het overzicht van het item en alle berichten die op dat punt op dat item staan. U kunt aanvullende eigenschappen invoegen. U kunt het hier wijzigen en als u fouten maakt, kunt u de standaardinstellingen herstellen door hier op dit pictogram te klikken.

Verderop heb je een lijst met de automatiseringen die momenteel onder bepaalde omstandigheden berichten plaatsen. En je kunt zien dat ze allemaal actief zijn. Om elk van deze automatiseringen te begrijpen, kunt u lezen wanneer het is gepost, naar wie het is verzonden en wat de inhoud is van wat er wordt gepost. Dit is bijvoorbeeld het automatische antwoord. Dus wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt met behulp van automatisering a02, ontvangen gebruikers en klanten die het item volgen, beste je auteur, bedankt voor het indienen van je ticket. Er is een agent aan u toegewezen, enzovoort. Als dat niet binnen een minuut in realtime wordt gezien, wordt u hierdoor automatisch doorgestuurd. Als u de logica die dit verzendt wilt wijzigen, klikt u op automatisering 02 en kunt u de logica wijzigen over wanneer het wordt verzonden en de inhoud van het bericht.

Geautomatiseerde e-mails zijn vergelijkbaar, behalve dat ze in plaats van berichten in een gesprek te posten, rechtstreeks e-mailen. Deze stelt de toegewezen personen bijvoorbeeld op de hoogte wanneer hun taak binnenkort moet worden uitgevoerd. Deze andere twee zijn, zoals u kunt zien, intact en verzenden momenteel niet. Ze worden gebruikt door een uitgeschakelde automatisering. Dus als je het wilt gebruiken, klik je op automatisering a12, en je kunt het inschakelen. Deze hier gaat over het overtreden van Service Level Agreement en is standaard uitgeschakeld. Systeem-e-mails zijn de e-mails die OneDesk verzendt alleen voor het normale gebruik van OneDesk. Als er bijvoorbeeld een nieuwe gebruiker wordt aangemaakt, ontvangt deze een e-mail om hem te laten weten dat zijn account is aangemaakt. Deze automatisering regelt dat. Nu heb je geen controle over de regels waarop deze e-mails worden verzonden, maar je kunt de inhoud ervan wijzigen en je kunt ze volledig uitschakelen. We raden u ten zeerste aan deze niet uit te schakelen, tenzij dit absoluut noodzakelijk is. Deze zijn voor de normale doorstroming en werking van OneDesk.

Het volgende tabblad is de uitgaande e-mail. Wanneer OneDesk namens u een e-mail verstuurt, wordt hier een vermelding aangemaakt. U kunt zien wie de onderwerpregel heeft ontvangen toen deze werd verzonden. En we hebben de laatste 72 uur aan e-mails opgeslagen die we namens u hebben verzonden. U kunt daar zoeken als u op zoek bent naar een bepaald e-mailadres. U kunt ook zien of de e-mail is afgeleverd of niet. Voor meer details kunt u klikken op e-maildetails bekijken en hier kunt u de inhoud zien van de e-mail die is verzonden. En hier is de gebeurtenisgeschiedenis in omgekeerde chronologische volgorde. Het is hier gewoon gepatcht en het is op dit moment met succes ontvangen. De inkomende e-mail doet het tegenovergestelde. Het registreert alle e-mails die we namens u vastleggen en welke acties we hebben ondernomen. We hebben bijvoorbeeld deze e-mail ontvangen met de onderwerpregel, help me alstublieft bij het opzetten van mijn account. En we hebben automatisch een ticket gemaakt. Nogmaals, u kunt de e-maildetails bekijken en u kunt die details hier zien van wat er is gebeurd.

Een van de dingen die het vermelden waard zijn in het uitgaande ding is dat u uw eigen SMTP-server kunt gebruiken voor uitgaande e-mail. Om dat te doen, vinkt u dit vakje aan en vult u deze instellingen in. Om deze instellingen te voltooien, moet u uw beheerder hier om deze verschillende instellingen vragen. Er is hier een hulpgids. En als u niet mag vergeten uw van-e-mailadressen in te stellen, die u hier kunt vinden. Op het tabblad Uiterlijk kunt u het uiterlijk van uw e-mails wijzigen. Eigenlijk. U kunt de koptekst, handtekening, de kleuren en de weergaveadressen wijzigen. Wanneer de e-mails zijn verzonden.

Bovendien kunt u aan het einde e-mails toevoegen aan de blokkeerlijst. We raden u aan e-mails aan deze lijst toe te voegen als die e-mails een niet-volk vertegenwoordigen. Dus als je bijvoorbeeld een ondersteuningsbox hebt of een e-mailbox die in je flow zit, die geen persoon is, raad ik je aan deze hier toe te voegen. Ze zullen nooit als volgers aan de items worden toegevoegd, en dit voorkomt dat overdreven uitgebreide e-mails worden verzonden en veel e-mails in die box ontvangen. Er is nog iets dat u moet weten om uw e-mail in te stellen, en dat is het automatisch doorsturen van e-mail dat u moet configureren. Om naar je ticketapplicatie te gaan. Je kunt je ticketinstellingen zien, je kunt zien dat je een aanmaak-e-mailadres in mijn account hebt, dat acne04 heet. Mijn e-mail voor het maken van tickets is tickets@acne04.onedesk.com. De uwe wordt op dezelfde manier opgemaakt met een ander deeltje hier om uw organisatie te vertegenwoordigen. Wat u wilt doen, is dit e-mailadres overnemen en het automatisch doorsturen vanuit uw ondersteuningsvak. Dus als uw domeinnaam acne04.com is en uw e-mailadres voor ondersteuning is support@acme04.com. Wat u wilt doen, is support@acne04.com automatisch doorsturen naar tickets@acne04.onedesk.com. U hebt adressen voor het vastleggen van e-mail voor elk van de n die u inschakelt, of het nu gaat om tickets, taken, enzovoort.

Het is belangrijk dat wanneer u dit automatisch doorsturen instelt, u het verschil begrijpt tussen automatisch doorsturen en handmatig doorsturen. Wanneer u handmatig doorstuurt, zal OneDesk het vastleggen en er een ticket van maken, maar het behandelt u de persoon die het doorsturen heeft uitgevoerd als de aanvrager. Wanneer u automatisch doorsturen instelt, wordt die e-mail automatisch doorgestuurd. En wanneer het in feite de oorspronkelijke afzender als de aanvrager vastlegt, en dat is wat u meestal wilt. Daar ga je dan. Dat zijn e-mailinstellingen in OneDesk. Als u vragen heeft, aarzel dan niet om hier op dit pictogram te klikken en met ons te chatten. Bedankt.