Waar is facturatie voor?
In OneDesk is de factureringsfunctie ontworpen om nauw verbonden te zijn met de tijdregistratietools. Facturen worden gemaakt op basis van gelogde factureerbare uren voor uw klantorganisaties. We raden facturering aan voor bedrijven die aan projecten voor klanten werken of doorlopende diensten of ondersteuning bieden. Enkele populaire voorbeelden zijn adviesdiensten zoals IT of HR, of ontwikkelings- en creatieve diensten zoals marketingbureaus of webontwikkelaars. In deze video wordt uitgelegd hoe u kunt factureren in OneDesk.
Toegang tot facturering
Facturen in OneDesk, samen met uw functies voor budgetbeheer, zijn te vinden in de toepassing Financiën. Deze bevindt zich onder meer toepassingen, in de balk aan de linkerkant, aangegeven met het dollarteken. Gebruikers zonder beheerdersniveau hebben standaard geen toegang tot de app Financiën. Als u een gebruiker op beheerdersniveau bent en u de app niet ziet, kan het zijn dat deze is uitgeschakeld in uw account. U kunt het inschakelen door naar Beheer te gaan> Gebruikers-apps> Schakel verborgen apps in en schakel de app Financiën in.
Tarieven
Voordat u een factuur maakt, moet u uw factureringstarieven instellen. Dit kan vanuit de administratie> Financiën.
Stel uw factureringstarieven in door Wijzigen te selecteren naast het factureringsberekeningsniveau. Factureringstarieven verwijzen naar de bedragen die u uw klanten wilt factureren. Kies eerst het rekenniveau. U kunt kiezen uit verschillende opties. U kunt bijvoorbeeld rekenen op basis van een servicetype of op basis van elk specifiek project. Ik ga kosten in rekening brengen op basis van het soort services dat ik uitvoer. Let op: als je servicetypes wilt gebruiken, kun je deze bewerken en definiëren vanuit je administratie, urenstaten instellingen.
Vervolgens stel ik mijn uurtarieven vast per type dienst. U kunt ook een maandelijks minimum doen. Dit definieert een vast tarief tot een bepaald aantal uren, waarbij alle uren daarboven tegen een uurtarief worden aangerekend.
Bewaar uw facturatietarieven.
Laten we nu onze factuur maken. Ik zal later andere factuurinstellingen bespreken.
Maak een factuur
Klik op Toevoegen in de bovenste balk en selecteer Factuur
Selecteer de organisatie die u wilt factureren.
U kunt een maandelijkse factuur aanmaken of kiezen voor een ‘ad hoc’ factuur. U kunt de maandfactuur slechts één keer per maand per organisatie versturen. Februari is hier grijs en kan niet worden geselecteerd omdat ik deze organisatie al voor deze maand heb gefactureerd. Vink op het tabblad blijven aan om direct naar de factuur te navigeren en selecteer vervolgens het concept opslaan.
Nu is onze nieuwe conceptfactuur gemaakt, ziet er vrij blanco uit, dat komt omdat we geen tijd aan de factuur hebben toegevoegd!
Selecteer tijd toevoegen. Nu moet u weten dat alleen de volgende urenstaten zullen verschijnen en bruikbaar zijn van deze factuur: de urenstaten moeten zijn:
- Factureerbaar
- Niet al op een andere factuur, en
- verbonden aan deze klantorganisatie. dwz Bedrijf A moet hier de factureerbare klantorganisatie op de urenstaat zijn.
U en uw team dienen deze eigenschappen in te vullen bij het loggen van hun urenstaten. Het is echter mogelijk voor gebruikers op beheerdersniveau om een urenstaat te bewerken door hier naar de toepassing Urenstaten te gaan. Dubbelklik op de urenstaat en bewerk de benodigde eigenschap. Bijvoorbeeld de factureerbare status of factureerbare klantorganisatie hier.
Laten we teruggaan naar onze factuur en onze urenstaten nu toevoegen.
Selecteer de urenstaten waarvoor u uw klant wilt factureren. De regelitems worden automatisch gegenereerd met de uren vermenigvuldigd met uw tarieven.
U kunt extra regelitems toevoegen door onderaan op toevoegen te klikken. U kunt bijvoorbeeld een kortingspercentage, belasting of aangepaste regel toevoegen. Voeg de naam en het type van het regelitem toe. Het is vrij flexibel omdat u kunt kiezen hoe het wordt berekend, een bedrag vóór het subtotaal of een percentage of bedrag na het subtotaal. Voordat we onze factuur uit concept halen, gaan we onze factuurinstellingen doornemen. Laten we naar de administratie gaan> Financiën
Factuur instellingen
Ten eerste is er de verschuldigde betaling of betalingsvoorwaarden. Deze bepalen wanneer de factuur vervalt. Dus Net 30 stelt de factuur in op 30 dagen na de dag dat ik deze naar de klant stuur.
Vervolgens is er het detailniveau. Hiermee stel je in of ik de namen van mijn taken op mijn factuur wil tonen. De groepering wordt altijd getoond en stemt overeen met het facturatietarief. Dus als we naar mijn factuur kijken, kun je zien dat mijn servicetypes hier bovenaan worden weergegeven. Dit komt omdat mijn factureringstarief is ingesteld op servicetype. Als ik bijvoorbeeld mijn factureringstarieven had ingesteld voor elk team dat werk registreerde, zou dat in plaats daarvan als een groepering worden weergegeven. Vanaf het detailniveau kan ik kiezen of ik de namen van taken of tickets op de factuur wil laten verschijnen. Laten we het hier instellen op het detailniveau van het item. Laten we nu nog eens naar mijn factuur gaan kijken. Nu worden de namen van de taken of tickets waar mijn team aan heeft gewerkt weergegeven in de regelitems.
De volgende instellingen zijn standaardinstellingen, u kunt uw standaardvaluta en regelitems instellen. Deze voegen automatisch mijn belastingen of korting toe aan alle nieuwe facturen. U kunt ook standaard instellen op een per aangepast organisatieniveau. Ga naar de klanten app aan de linkerkant, dubbelklik om het organisatieprofiel te openen. Of u kunt direct vanaf de factuur naar de organisatie navigeren door op de naam van de organisatie te klikken. U kunt uw standaardwaarden overschrijven en nieuwe instellen voor individuele klantorganisaties.
Terug naar onze beheerdersinstellingen. Voeg betalingsinstructies toe om uw klant te laten weten hoe hij moet betalen. U kunt hier tekst, stappen met opsommingstekens, links en meer toevoegen. Deze verschijnt onderaan de factuur wanneer je deze naar een klant stuurt.
Ten slotte is er de integratie met QuickBooks Online. Met deze integratie kunt u facturen rechtstreeks kopiëren of verzenden via QuickBooks Online. Deze integratie wordt uitgebreid behandeld in een andere video.
Zorg ervoor dat u uw logo en adres van de beheerder instelt> voorkeuren van het bedrijf. Dit verschijnt op de factuur die we later sturen.
Laten we, nu onze voorkeuren zijn ingesteld, teruggaan naar onze factuur en deze verzenden. We kunnen onze factuur nu van concept naar open status verplaatsen. Open betekent dat de factuur klaar is voor gebruik. Voordat we verzenden, moet u ervoor zorgen dat u een contactpersoon voor facturering aan uw klantorganisatie heeft toegevoegd. Opnieuw navigeren we naar het organisatieprofiel en de factuurinstellingen. En voeg de factuurnaam en het e-mailadres toe.
Onze factuur is nu klaar. We kunnen er een voorbeeld van bekijken voordat we het verzenden vanuit het actiemenu hier rechtsboven. We kunnen ons adres en betalingsinstructies zien.
Als je klaar bent, druk je op verzenden. De factuur wordt naar het e-mailadres van onze factureringscontacten verzonden.
Wanneer u de betaling van uw klant ontvangt, kunt u deze markeren als betaald in OneDesk. Ook kunnen we vanuit onze financiële rasterweergave al onze facturen zien, sorteren, filteren of groeperen om bij te houden welke betalingen achterstallig zijn, en meer.
Als je vragen hebt, bekijk dan onze kennisbank of neem contact op voor ondersteuning via live chat of op support@onedesk.com. Bedankt!