Vertaling:

Projectmanagement voor creatief ontwerp is afhankelijk van communicatie om visuele ideeën om te zetten in concrete plannen. De voortgang van deze plannen is afhankelijk van teamsamenwerkingen en constante feedback van klanten van begin tot eind. Als gevolg hiervan hebben creatieve projecten een langere tijdlijn, frequente herzieningen en constante herstructurering van taakprioriteit. Maar net als bij elk ander project, zijn er deadlines en budgetten die moeten worden gehaald om kwaliteitswerk te leveren. Daarom is het absoluut noodzakelijk om te investeren in een robuust systeem dat de organisatie, flexibiliteit en contactbeheer biedt om de creatieve vaardigheden van het team te maximaliseren.

OneDesk is een combinatie van HelpDesk en Project Management in één applicatie. Met OneDesk kunt u uw klanten ondersteunen en projecten beheren zonder dat u meerdere applicaties hoeft aan te schaffen, te leren, te integreren en te schakelen tussen meerdere applicaties. OneDesk maakt het u gemakkelijk om proactieve ondersteuning te bieden, wat resulteert in betere communicatie en sterkere klantrelaties. In termen van projectbeheer stelt OneDesk u in staat om taken te creëren en deze te ordenen in projecten of portfolio’s, die vervolgens kunnen worden toegewezen aan uw teamleden en kunnen worden bijgehouden in meerdere weergavelay-outs.

In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Deze portfolio’s fungeren als containers voor uw projecten. Portfolio’s kunnen een naam krijgen op basis van de naam van de klant, de organisatie van de klant, het projecttype of de afdelingen in uw bedrijf die de toegewezen projecten beheren.

Eclectic Studios is een videoproductiebedrijf met afdelingen zoals grafisch ontwerp, contentmanagement, audiowerken, productie en meer. De studio bevat een reeks contactaanvraagformulieren voor zakelijke vragen, offerteaanvragen en vacatures op hun website. Deze contactformulieren genereren klantverzoeken, die vervolgens worden georganiseerd in portfolio’s op basis van de afdelingsnaam en projecten die aan de specifieke klantvraag zijn gewijd.

We hebben bijvoorbeeld een portfolio gemaakt met de naam Online Inquiries. Dit portfolio bevat meerdere projecten, waaronder contactaanvragen voor nieuwe klanten, offerteaanvragen en werkmogelijkheden. Elk van deze projecten bevat klantverzoeken en geplande opdrachten die kunnen worden bekeken met de applicatie Tickets en Taken.

Uw klanten kunnen contact met u opnemen via uw online kanalen zoals uw e-mail, contactformulieren op de website of live chats. OneDesk legt de details van deze verzoeken vast en maakt tickets van alle kanalen in één uniform overzicht. Tickets hebben onmiddellijke aandacht nodig en kunnen meteen worden afgehandeld. In OneDesk kun je op meerdere manieren tickets aanmaken.

De eerste manier is door uw ondersteunings-e-mail automatisch door te sturen naar het e-mailadres dat u hier vindt. Wanneer een klant een e-mail naar uw ondersteunings-e-mailadres stuurt, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Alle kritieke informatie in de e-mail wordt op het ticket vastgelegd.

De tweede is door een verzoek te ontvangen via de live chat-applicatie. De live chat-applicatie van OneDesk is een klantgerichte applicatie die de communicatie met uw klanten in realtime bevordert. U kunt het chatvenster aanpassen met uw logo, het kleurenschema van uw bedrijf en een BOT-avatar toevoegen. Zodra de klant je een bericht stuurt via livechat, kunnen je teamleden dit bekijken in hun Messenger-applicatie, reageren en het ticket maken vanuit het gesprek. Daarbij koppelt OneDesk het ticket en de conversatie aan elkaar, waardoor jouw team alle benodigde data vanaf één platform kan inzien.

Elke keer dat een klant een e-mailverzoek verstuurt, maakt OneDesk automatisch een klantrecord aan en categoriseert de aanvrager van het ticket op basis van hun organisatie. Als alternatief kunnen uw klanten contact met u opnemen via webformulieren die alle informatie vastleggen en tickets op uw dashboard genereren.

Uw klanten hebben toegang tot uw portaal om u vragen te stellen. Dit kunnen vragen zijn over zakelijke vragen of over offerteaanvragen, die vervolgens via webformulieren aan u kunnen worden voorgelegd.

Eenmaal ingediend, kunnen uw klanten communiceren met uw teamleden en hun tickets bekijken. Om de vertrouwelijkheid van deze informatie te behouden, kunt u van uw klanten verlangen dat ze inloggen op de portal om de voortgang van hun supporttickets bij te houden. Bovendien kunt u bepalen wat uw klanten kunnen zien en rolgebaseerde toegang bieden om vertrouwelijke informatie te verwerken. U kunt ook weergaveopties inschakelen voor klanten om tickets te filteren op type ticketverzoek, het project waartoe het behoort, en meer.

Webformulieren leggen alle benodigde informatie van uw klanten vast en genereren tickets op uw dashboard. U kunt meerdere webformulieren aanmaken in OneDesk. Deze formulieren zijn gekoppeld aan specifieke tickettypen, waardoor ze worden georganiseerd en van elkaar worden gescheiden. Om webformulieren te genereren, gaat u naar de Beheerinstellingen in OnDesk en scrolt u omlaag naar Customer Apps om Webformulieren te selecteren. Kies een tickettype om het webformulier te maken en voer alle eigenschappen in die bij het formulier horen.

Het standaard webformulier bevat 3 basiseigenschappen: onderwerp, beschrijving en bijlagen. Wanneer het ticket op uw dashboard wordt gegenereerd, worden het onderwerp, de beschrijving en de bijlagen ook vastgelegd in het ticket.

In OneDesk kunnen webformulieren worden aangepast door aangepaste velden toe te voegen. Om aangepaste velden te maken, moet u eerst bepalen welk type informatie u van uw klanten wilt verzamelen. U kunt velden kiezen op basis van tekst, nummer, datum, kosten en keuze en vervolgens het aangepaste veld een passende naam geven op basis van uw selectie. Deze velden kunnen naar wens worden ingesteld om belangrijke informatie van uw klanten vast te leggen.

U kunt bijvoorbeeld een webformulier maken voor klanten die mogelijk vragen hebben over uw uitlegvideo’s. Ze kunnen naar uw klantenportaal navigeren en het webformulier met de titel ‘Explainer Videos’ selecteren. U kunt vervolgens de standaardvelden of aangepaste velden toevoegen om de juiste informatie vast te leggen die nodig is om het ticket op te lossen. U kunt deze velden ook zo configureren dat ze verplicht zijn om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie wordt vastgelegd.

Zodra uw klant het geselecteerde webformulier heeft ingevuld, genereert u een ticket in uw Ticket-applicatie in OneDesk.

Met het ticket kunt u de gegevens zien die op het webformulier zijn ingevuld. U kunt dit ticket vervolgens toewijzen aan een specifiek individu, team of afdeling. Met OneDesk kun je meerdere teamleden en afdelingen aan een ticket toewijzen. U kunt het handmatig toewijzen van teams echter elimineren door het proces te automatiseren.

Workflowautomatisering zijn regels waarmee u acties in OneDesk kunt automatiseren. Deze automatiseringen bevatten 3 elementen: filters, triggers en acties. De blauwe tags vertegenwoordigen uw tickettype en dienen als filters, de oranje tag vertegenwoordigt de triggergebeurtenis, terwijl de groene tag de acties vertegenwoordigt die OneDesk zal ondernemen wanneer deze triggergebeurtenis op deze items plaatsvindt. Zodra de regels zijn ingesteld, genereert OneDesk een naam voor uw automatisering. Anders heeft u de mogelijkheid om de automatisering te hernoemen.

OneDesk kan uw workflow automatiseren en handmatige tussenkomst elimineren om tickets naar het juiste team of project te sturen. Met de Workflow-automatisering van OneDesk kunt u items naar teams en projecten routeren, automatisch antwoorden op klanten, aangepaste meldingen toevoegen en nog veel meer. Om uw automatiseringen aan te maken, navigeert u naar uw administratie-instellingen en klikt vervolgens op het tabblad Ticket en scrolt vervolgens omlaag naar Workflow Automations.

U kunt nieuwe workflowautomatiseringen maken of een bestaande bewerken. Als een potentiële klant bijvoorbeeld een vraag over New Business indient, kunt u dit ticket naar uw verkoopafdeling routeren en tussen gebruikers wisselen telkens wanneer een nieuw ticket wordt aangemaakt. Een gelijkmatig verdeelde ticketrotatie stelt u in staat uw klanten de beste service te bieden.

Een andere manier om uw efficiëntie te verhogen, is door automatisering te gebruiken om uw klanten op de hoogte te houden van de updates van hun gevraagde tickets. Zo blijft de klant op de hoogte en hoeft u geen e-mails te sturen om te informeren naar de ticketstatus.

Communicatie is de sleutel in creatieve industrieën, omdat ideeën moeten worden uitgedrukt aan klanten en teamleden. In OneDesk kunt u op verschillende manieren met uw klanten communiceren.

Als klanten hun ticket willen opvolgen, kunnen ze reageren via e-mail of rechtstreeks vanuit de portal een gesprek voeren. Dit bericht verschijnt in de messenger en wordt ook aan dat specifieke ticket gekoppeld.

Uw teamleden kunnen op dit bestaande gesprek reageren om met de eindgebruiker te communiceren of interne berichten voor hun teamleden maken. Interne gesprekken zijn verborgen voor uw klanten aangezien het wordt weergegeven als een ‘intern antwoord’.

Door de @gebruikersnaam of @afdelingsnaam te typen, kunt u uw boodschap overbrengen op deskundige teamleden of afdelingen die het best geschikt zijn om uw vragen te beantwoorden. Met de messenger-applicatie kan uw team uw dagelijkse correspondentie uitvoeren en de lange responstijd die aan e-mails is gekoppeld, verkorten. De messenger-applicatie is vooral effectief omdat het een snel antwoord aanmoedigt en vertragende resoluties elimineert die nodig zijn voor het succes van het project.

Bovendien kunnen klanten ook engagement initiëren via de Livechat-applicatiefunctie in OneDesk. Soms is het delen van een afbeelding, pdf-instructies of spreadsheets gemakkelijker dan het uittypen van de informatie in de chat. Met de live chat-applicatie van OneDesk kunnen uw klanten bijlagen tot 350 MB verzenden. Deze bijlagen worden vastgelegd in de tickets en zijn beschikbaar voor uw teamleden om rechtstreeks naar hun computers te downloaden.

Omdat chatformaten ogenblikkelijk van aard zijn, kunnen vragen of problemen onmiddellijk door uw teamleden worden opgelost. Afgezien daarvan geeft de livechatfunctie van OneDesk een tijdstempel aan het gesprek, waardoor uw team de gesprekstijd kan controleren in geval van een geschil.

Degenen die in de creatieve industrie werken, goochelen met meerdere projecten tegelijk. Deze projecten zijn conceptmatig en ontwikkeld vanuit inspiratie. Dit maakt het projectplanningsproces moeilijk omdat er geen strikte opeenvolgende tijdlijn is. In feite is het heel gewoon om van de ene taak naar de andere te springen.

In OneDesk kunt u deze projecten opsplitsen in taken. Taak kan worden gedefinieerd als werk dat een zorgvuldige planning en uitvoering vereist. U kunt een ticket omzetten in een taak of eenvoudig een nieuwe taak aanmaken in de Task-applicatie.

Uw teamleden kunnen hun tijd op taken in OneDesk registreren en het percentage voltooid van de toegewezen taken invoeren. Werk wordt geregistreerd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren. Bij het indienen van een urenstaat, vult u in hoeveel werk er is verricht, de huidige status van dit item, percentage voltooid, etc.

Voor grafisch ontwerpers omvat het ontwerpdenkenproces drie fasen: inspiratie, ideevorming en implementatie. De eerste taak in het project omvat het brainstormen over ideeën en concepten met het team. Zodra de ideeën zijn genoteerd, gaan teamleden door naar de tweede fase van het project, namelijk onderzoek. Zodra het onderzoek is voltooid en de ideeën zijn geconceptualiseerd, zal het team het aan de klant laten zien en wachten op goedkeuring of feedback. Als er feedback is gegeven, zal het team het ontwerpconcept herzien totdat de klant zich afmeldt. Zodra het concept is goedgekeurd, gaat het team verder met het kunstwerk, dat is de schets en vervolgens het ontwerp. Elke stap vereist goedkeuring van de klant en kan meerdere revisies vereisen totdat het eindproduct klaar is.

Simpel gezegd, elke stap vereist samenwerking met de klant en teamleden. Het grafisch ontwerpteam zal bijvoorbeeld hun concept bij elke stap delen met het videoproductieteam om ervoor te zorgen dat hun ontwerpconcepten passen bij het thema van de video. In OneDesk voer je gesprekken vanuit de taakformulieren. Dit stelt u in staat om met alle partijen in gesprek te gaan en helpt u eenzijdig beslissingen te nemen. Naast het voeren van gesprekken, kunt u ook belangrijke mappen bijvoegen en naar meerdere personen of teams verzenden, zodat ze de bijlagen kunnen vinden en ze snel naar hun computers kunnen downloaden.

U kunt uw taken binnen de projectstructuur organiseren of ze toevoegen aan verschillende mappen of portfolio’s binnen het project. U kunt een projectsjabloon maken voor vergelijkbare terugkerende projecten, zoals videoproductie.

Kloon het project gewoon elke keer dat u aan een soortgelijk project werkt. Op die manier kunt u een bestaande sjabloon hebben, elke keer dat u aan deze terugkerende projecten werkt. Het is vooral handig omdat u de mogelijkheid heeft om de items en eigenschappen te selecteren die u van het originele project naar het kloonproject wilt kopiëren.

OneDesk heeft een aantal unieke weergaven waarmee u uw taken kunt analyseren. Met OneDesk-weergaven kunnen teamleden lopende activiteiten met betrekking tot alle items visualiseren, wat u vervolgens helpt bij het correct stellen van prioriteiten en bij het nemen van slimmere beslissingen.

De weergave Gantt-diagrammen is met name handig voor efficiënte projectplanning, werklast en prestatiebeheer. Gantt-diagrammen bestaan uit horizontale balken die de planning van een project op een horizontale tijdlijn aangeven. Elke balk vertegenwoordigt een taak, waarbij de linkerkant van de balk de startdatum van de taak aangeeft en de rechterkant van de balk de einddatum van de taak. In OneDesk hebben we twee soorten Gantt-diagrammen: de Gantt op taakniveau (waarbij de balken taken vertegenwoordigen) en de Gantt op projectniveau (waarbij de balken projecten vertegenwoordigen). U kunt taken koppelen om taakafhankelijkheden te creëren om uw teamleden ertoe te brengen de ene taak af te maken voordat ze aan de volgende beginnen. U kunt de taakafhankelijkheden ook herstructureren door de functie slepen en neerzetten te gebruiken. Zodra de taken aan elkaar zijn gekoppeld, berekent OneDesk het kritieke pad en geeft het uw team de totale projectlengte. U kunt ook datumbeperkingen toevoegen om te voorkomen dat een taak op een later tijdstip wordt gepland. De Gantt-grafiek toont u ook uw planning versus uw werkelijke werk. De blauwe balken geven uw planning aan, terwijl de groene balk de werkelijke tijd aangeeft die door uw team is geregistreerd. Door de blauwe balk naast de groene balk te hebben, kunt u visueel vergelijken hoe goed u uw projecturen heeft gepland.

U kunt ook de statusbordweergave gebruiken om de status van uw taak bij te werken. Het statusbord is een eenvoudige weergave waarin elke taak wordt weergegeven als een kaart en je kunt je kaart gewoon van de ene kolom naar de andere slepen en neerzetten om de status bij te werken. Deze functie helpt bij de niet-opeenvolgende tijdlijn van taken die hoort bij creatief projectbeheer.

Misschien vinden u en uw teamleden de Dashboard-weergave ook nuttig. De dashboards bieden grafieken en statistieken om u te laten zien hoe uw projecten of tickets vorderen. U kunt het dashboard ook gebruiken om te vergelijken hoe project A het doet in vergelijking met project B. U vindt deze dashboards in de Dashboard-weergave van de applicatie “projecten”.

Bovendien kunt u ook eenvoudiger weergavelay-outs gebruiken, zoals de boomstructuur en de platte weergave om uw taken te beheren. De structuurweergave rangschikt tickets of taken in een hiërarchie. De platte weergave toont de tickets en taken zonder de hiërarchische structuur.

Op OneDesk kun je alle weergaven maken die je nodig hebt om je tickets en taken te beheren. Met Mijn weergaven kunt u weergaven aanpassen aan uw vereisten. Om uw gepersonaliseerde weergaven te maken, moet u een lay-out selecteren en filters, groepen en kolommen toevoegen.

U kunt bijvoorbeeld een weergave maken om de tijd bij te houden die teamleden aan elke afzonderlijke taak hebben besteed. Met deze functie kunt u de productiviteit van uw teamleden volgen, zodat uw teammanagers weten of taken opnieuw moeten worden toegewezen. Met OneDesk wordt het gemakkelijk om taken opnieuw toe te wijzen aan andere teamleden. U kunt het kaartbord in Kanban-stijl gebruiken en de weergave aanpassen om de taken van elk teamlid te zien en bepaalde taken verplaatsen om het te verdelen onder een teamlid dat de mogelijkheid heeft om eraan te werken.

Naast deze standaard weergave-indelingen en filtersystemen maakt u ook gebruik van de krachtige rapportagemogelijkheden van OneDesk.

U kunt rapporten over tickets, taken, projecten of portfolio’s genereren met behulp van bestaande rapportagesjablonen of door uw eigen rapportagesjablonen te maken. Rapporten worden handmatig of automatisch gemaakt – met behulp van het workflowautomatiseringssysteem van OneDesk. Ondersteunde rapportage-indelingen zijn pdf- en csv-indelingen, en ze kunnen naar aangewezen e-mailadressen worden gemaild.

Urenstaatrapporten zijn vooral handig bij het werken aan complexe projecten. Dit komt omdat u een idee kunt krijgen van hoe de projecttijd werd gebruikt voor verschillende taaktypen en of het terecht was om die tijd te besteden. Als resultaat kunt u de nodige stappen ondernemen om uw projectplanningsvaardigheden te verbeteren en uw projectfactureringsuren beter te beheren.

Met OneDesk kunt u urenstaatrapporten maken, dit zijn CSV-bestanden die kunnen worden geïmporteerd in Microsoft Excel. Deze rapporten zijn gegevensrecords van urenstaateigenschappen die in tabelvorm worden weergegeven. Artikelnaam, prioriteit, factureringstype, naam van aanvrager zijn enkele noodzakelijke informatie die kan worden weergegeven in de urenstaatrapporten. Andere kritieke informatie, zoals het percentage voltooid, kan echter worden weergegeven voor interne rapportage. Met de urenstaatapplicatie van OneDesk kan de beheerder dieper graven bij het maken van rapporten. Daarom kunnen urenstaatrapporten interne gegevens bevatten, zoals de naam van de toegewezen persoon, het aangestelde team en meer.

U kunt systeem-e-mails inschakelen om nieuwe teamleden op de hoogte te stellen van hun gebruikersaccount of wachtwoordinstellingen. Anders dan dat, kunt u uitnodigingsmails sturen om klanten uit te nodigen om zich aan te melden voor uw klantenportaal. U kunt ook Workflow-automatiseringen instellen om de toegewezen personen eraan te herinneren wanneer hun taken moeten worden uitgevoerd en een afzonderlijke automatisering maken om de ticketvolger op de hoogte te stellen van elke statuswijziging of bericht dat u verzendt.

OneDesk heeft alle mogelijkheden om uw workflow te stroomlijnen. Met OneDesk kunt u uw supporttickets vastleggen, automatiseren, beheren en volgen, zodat u en uw team de nodige maatregelen kunnen nemen om het probleem onmiddellijk op te lossen. Met de projectbeheerfuncties van OneDesk kunt u werk toewijzen aan het juiste team en de voortgang van uw projecten volgen in meerdere weergavelay-outs.

Uw teamleden kunnen hun urenstaten indienen voor al hun werk, zodat u uw uren beter kunt beheren. Daarnaast helpt OneDesk ook om uw klanten op de hoogte te houden. Via klanttoepassingen zoals webformulieren en klantportals kunnen uw klanten contact met u opnemen met specifieke verzoeken, waardoor de problemen die gepaard gaan met lange e-mailthreads worden geëlimineerd. Bovendien hebben klanten met de kennisbank van OneDesk toegang tot selfservice-artikelen, waardoor u uw ticketbelasting aanzienlijk kunt verminderen.