Vertaling:

OneDesk is een enkele applicatie die projectmanagement en helpdesk combineert, zodat u uw klanten kunt bedienen en aan uw projecten kunt werken, allemaal op één plek. OneDesk biedt uw IT-afdeling de mogelijkheid om automatisch tickets van eindgebruikers vast te leggen en de juiste hulp te bieden aan uw eindgebruikers. Met OneDesk kunt u deze tickets ook omzetten in taken, die vervolgens aan teamleden kunnen worden toegewezen en binnen projecten kunnen worden gepland. In dit paneel kunt u projecten en portfolio’s maken. Uw portfolio’s fungeren als containers voor uw projecten. Hoe u van plan bent om deze functie te gebruiken, is door uw portfolio’s als volgt te classificeren. U kunt één portfolio hebben met de naam updates, en dan worden alle projecten met betrekking tot de updates hier geplaatst. Hiermee kunt u de projecten in kaart brengen die betrekking hebben op hun respectievelijke portfolio. U kunt dan zien hoe de projecten vorderen in de specifieke portefeuille, en ook hoe de portefeuille van een klant stroomlijnt. En uw projecten fungeren als containers voor uw tickets en taken. Een ticket in OneDesk kan worden gegenereerd door automatisch door te sturen. Uw huidige ondersteuningsmail naar het e-mailadres dat u hier onder de beheerinstellingen kunt vinden.

Wanneer eindgebruikers vervolgens een e-mail naar uw ondersteuning sturen, e-mail, zal OneDesk die e-mail vastleggen en een ticket genereren. Het onderwerp van die e-mail wordt het onderwerp van het ticket, bijlagen worden vastgelegd en de hoofdtekst van de e-mail wordt de details van het ticket. Omdat OneDesk automatisch nieuwe eindgebruikersrecords en nieuwe klantorganisaties maakt op basis van inkomende e-mails. Het enige dat u hoeft te doen, is het automatisch doorsturen van e-mail instellen om te beginnen met het vastleggen van nieuwe tickets, eindgebruikers en klantorganisaties. Als alternatief kan uw IT-bedrijf tickets verzamelen met behulp van de klantportalfunctie die OneDesk biedt. Dit portaal is bedoeld voor uw eindgebruikers om tickets bij u in te dienen, te communiceren met agenten en de voortgang op hun tickets te bekijken. U kunt filteropties inschakelen voor uw eindgebruikers, zodat ze de tickets in specifieke projecten kunnen bekijken. Eindgebruikers kunnen ook meldingen per e-mail ontvangen. Hier kunt u dus de eigenschappen wijzigen die op deze portal worden weergegeven.

U kunt aanpasbare webformulieren instellen die eindgebruikers kunnen invullen, om tickets in te dienen. Formulieren kunnen procesmatig een stap vooruit zijn, want bij formulieren kunt u een goed ingevuld ticket nodig hebben met alle informatie die u nodig heeft. U kunt ook geavanceerde aangepaste workflows maken die met deze formulieren beginnen. Het standaard webformulier ziet er als volgt uit. Om dit webformulier aan te passen, gaat u terug naar uw administratie-instellingen en klikt u onder webformulieren. U kunt bepaalde velden verplicht maken, de namen van bepaalde wijzigen. We willen bijvoorbeeld de titel van dit formulier hernoemen.

En u kunt ook extra velden toevoegen, inclusief aangepaste velden. Dus we hebben er een gemaakt voor het besturingssysteem en we kunnen dit veld verplicht maken. Nu kunnen we het formulier vernieuwen en zo zal het formulier eruit zien. U zult zien dat sommige van deze velden een sterretje hebben, wat betekent dat ze moeten worden ingevuld om dit ticket in te dienen. Zodra dit ticket nu is ingediend, wordt er een ticket gegenereerd. En zo ziet het ticket eruit. U kunt de gegevens die zijn ingevuld op het webformulier bekijken. Dat is de aanpassing van het aangepaste veld, de titel, enzovoort. Vanaf hier kun je op toewijzen klikken om dit ticket aan andere gebruikers of teams toe te wijzen. Op dit moment is het momenteel toegewezen aan Fatima, maar je zou het aan meerdere individuele gebruikers kunnen toewijzen. In OneDesk kan dit toewijzingsproces ook worden geautomatiseerd.

OneDesk kan uw workflow automatiseren om het leven gemakkelijker te maken en uw productiviteit te verhogen. Dit kan betrekking hebben op automatische toewijzingen, automatische routing van items naar projecten, automatische antwoorden aan eindgebruikers, aangepaste meldingen en nog veel meer. Veel IT-afdelingen gebruiken de stroomautomatisering van OneDesk om automatische toewijzingen in te stellen om de efficiëntie te maximaliseren. De manier waarop ze dit doen, is door naar onze administratie-instellingen te navigeren en op het tabblad Ticket te klikken. Je gaat dus naar administratie en klikt op ticket. U kunt naar beneden scrollen en vervolgens hier een workflowautomatisering maken. Stel dat u wilt dat uw tickets worden toegewezen door round robin, dat kunt u doen, wanneer elk type ticket is gemaakt, dan is de actie die we ondernemen het toewijzen per round robin. Vervolgens selecteer je alle gebruikers van wie je deze tickets wilt laten circuleren. En dit betekent dat opdrachten werden gerouleerd bij elke nieuwe indiening van tickets, zodat het werk gelijkmatig over uw IT-team wordt verdeeld. Dit is slechts één methode voor automatische toewijzing.

Een andere automatisering die helpt bij het maximaliseren van de efficiëntie is te vinden door naar het klantentabblad te gaan en de klantorganisatie te selecteren. Het klantentabblad is dus hier te vinden en klik op de klantorganisatie. Hier kunt u domeinen toevoegen aan de klantorganisatie, zodat elke keer dat een ticket binnenkomt met dat domein, het overeenkomstig kan worden gerouteerd. Hier leest u hoe u dat kunt instellen. U kunt op het domein klikken, een extra domein toevoegen en vervolgens een routeringsactie toevoegen. We hebben er al een voor deze. Dit betekent dat wanneer 123-bedrijf een ticket instuurt, het het project zal wijzigen in het specifieke project waar ik het naartoe heb gestuurd. U kunt dit selecteren en wijzigen in een ander project en dan zal dat zo gebeuren. Als je klaar bent, klik je op opslaan. Als uw eindgebruiker zijn tickets wil opvolgen, kan hij / zij antwoorden via e-mail of het klantenportaal gebruiken om een gesprek met een agent aan te gaan en zijn of haar vragen te stellen. Het zal hier een gesprek genereren.

Dit bericht verschijnt ook in de hier gevonden messenger-app om ervoor te zorgen dat er geen bericht wordt gemist. Wanneer een eindgebruiker het klantenportaal gebruikt om een bericht op een bestaand ticket in te dienen, kan hij dat hier doen. Uw agenten kunnen nu reageren op deze bestaande reeks antwoorden om met de eindgebruiker te communiceren, of ze kunnen ervoor kiezen om intern een nieuw gesprek te starten om met andere leden van uw IT-team te communiceren. Dit gesprek wordt verborgen voor de eindgebruiker, aangezien het wordt gedefinieerd als een intern bericht. Dit is handig wanneer een agent mogelijk een probleem tegenkomt en dit ticket probeert op te lossen en verdere hulp van zijn teamleden nodig heeft, ze iemand kunnen taggen of naar een apart item in hun bericht kunnen verwijzen door de @ -toets of de # -toets te gebruiken om te verwijzen een item. Tickets zijn meestal bedoeld voor onmiddellijke actie, maar als een ticket extra planning en werk vereist, kunt u dit omzetten in een taak. De taakfunctie biedt u veel functies voor projectbeheer. De manier waarop u uw ticket naar een taak kunt omzetten, is door hier op het pictogram te klikken en vervolgens op taak te klikken. U hebt dit item nu naar de taakapplicatie verplaatst, die u hier kunt vinden.

Dit is hoe de taak eruit zal zien binnen de projectstructuur, gescheiden door verschillende mappen, projecten en portfolio’s. U kunt verschillende weergave-opties hebben die u kunt gebruiken, zoals de Gantt-weergave, die u uw schema voor uw tests laat zien op basis van hun planningsschema versus hun werkelijke schema, het statusbord, dat u verschillende kolommen toont met betrekking tot hun levenscyclus statussen waar u uw items naartoe kunt slepen en neerzetten, de kalender, die u maandelijks uw plan versus uw werkelijke schema laat zien en de dashboardweergave, die u verschillende grafieken toont met betrekking tot uren, uitgevoerd door werknemers en hoe tickets vorderen . Op OneDesk kun je alle weergaven maken die je nodig hebt om je tickets en taken te beheren. U kunt hier aangepaste weergaven met extra filters maken.

Dit is hoe u door kunt gaan en een nieuwe aangepaste weergave kunt maken. Een van de aangepaste weergaven die u kunt maken, is bijvoorbeeld om uw openstaande tickets te groeperen op aanmaakdatum en een prioriteit toe te voegen om te filteren wat niet zo veel aandacht nodig heeft. We willen dus graag alles bekijken met een prioriteit van meer dan drie sterren. En nu kijken we alleen naar dit specifieke item dat overeenkomt met ons filter. Wanneer iemand in uw team aan een taak heeft gewerkt, wordt het werk geregistreerd door een urenstaat te maken of een taaktimer uit te voeren. Bij het indienen van een urenstaat, vult u in hoeveel werk er is verzet. Wat is de huidige status van dit item. Of het werk dat u deed factureerbaar was of niet, enzovoort. Hierdoor kunt u zien waar uw gebruikers hun tijd doorbrengen, aangezien u vervolgens rapporten kunt maken over deze ingediende urenstaten.

Als u een rapport over uw urenstaten wilt uitvoeren, kunt u naar de urenstaat en de toepassing gaan en deze weergave exporteren. U kunt dat doen door op tools te klikken en op deze weergave exporteren te klikken. U kunt bepaalde kolommen aan het raster toevoegen of uitschakelen als u ze in uw aangepaste weergave wilt hebben. Als je dit eenmaal hebt gedaan en je voelt dat je alle kolommen klaar hebt, kun je op tools klikken en op exporteren klikken. Zodra u dit heeft gedaan, kunt u deze weergave opslaan als u deze in de toekomst wilt herhalen. Voor een geavanceerder rapport gebruikt u de wizard onder toevoegen en klikt u op rapport. Hiermee kunt u rapporten plannen, uitvoeren en automatisch per e-mail naar mensen sturen. U vraagt zich misschien af hoe eindgebruikers op de hoogte kunnen blijven. Standaard e-mailmeldingen gaan naar eindgebruikers voor elke status, wijziging of bericht dat u verzendt.

Eindgebruikers kunnen updates zoeken in hun klantenportaal en er kunnen ook aanvullende meldingen met workflowautomatisering worden ingesteld. Extra functies die OneDesk biedt, zijn dat u een kennisbankportaal kunt opzetten om de antwoorden op veelgestelde vragen te vinden. En we bieden ook een livechat voor de live ondersteuning met een agent. OneDesk bevat zelfs een mobiele app voor uw team, zodat u uw werk kunt bijhouden en tickets kunt beantwoorden wanneer u offsite, thuis of niet achter uw bureau zit. Bovendien kunt u integraties met andere services vinden door op het tabblad Integraties te klikken. En hier hebben we verschillende applicaties waarmee u kunt integreren. Voor de boekhouding wilt u bijvoorbeeld FreshBooks of QuickBooks gebruiken. We bieden ook eenmalige aanmelding voor gebruikers en klanten. OneDesk heeft alles wat uw IT-bedrijf nodig heeft om tickets vast te leggen, te automatiseren en te beheren, en om de tijd die aan elke klant wordt besteed bij te houden. Bovendien kunt u met ingebouwd projectbeheer klantprojecten en bijkomend factureerbaar werk volgen met dezelfde tools. OneDesk biedt ook verschillende mogelijkheden om de waarde die u toevoegt aan uw klanten te vergroten door het aanbieden van een klantenportaal, kennisbank en live chatservices. Al deze extra functies worden gebundeld zonder extra kosten of add-ons, probeer OneDesk uit en als u vragen heeft, zijn we er om u op weg te helpen.